Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes d’aviron ?

Une journée portes ouvertes au club d’aviron demande plus que des bateaux et des bénévoles. Il faut prévoir l’accueil, les rotations sur l’eau, les équipements de sécurité, les vestiaires et un ravitaillement simple pour les participants. Cette liste vous aide à acheter ou sortir le matériel au bon moment, sans oublier les gilets de sauvetage, les barrières, les supports d’information et les contenants étanches. Vérifiez les quantités après la clôture des inscriptions, puis faites les courses quelques jours avant l’événement.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 4
Bancs de vestiaireqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Barrières de sécuritéqté 12
Nappesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 80
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Louches à soupeqté 4

Matériel de sport

Bateaux à ramesqté 8
Ceinturesqté 24
Avirons à mainqté 8
Gilets de sauvetageqté 30
Bouées de sauvetageqté 4
Lignes de lancerqté 4
Pagaiesqté 6
Pieds de rechange pour panneauqté 4
Bacs de rangement étanchesqté 8
Numéros de départqté 40
Chronomètresqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Tapis antidérapantsqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermosqté 6
Chargeurs de téléphone portableqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Bannières du club d’avironqté 4
Ballonsqté 100
Bacs à plantesqté 6
Étiquettes nominativesqté 120
Stylosqté 30
Panneaux d'informationqté 10
Panneaux d’orientationqté 12
Panneaux de directionqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 4
Pilesqté 24

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Petits bolsqté 20
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses
- Café - 2 kilogrammes
- Assortiment de thé - 160 sachets
- Sucre - 1 kilogramme
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Spa Rouge - 24 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 72 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Rosé - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Sandwichs - 120 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Baguettes - 8 pièces
- Beurre - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Brie - 1 kilogramme
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Houmous - 2 kilogrammes
- Blanc de poulet en tranches - 2 kilogram
- Jambon arrière - 2 kilogrammes
- Tartinade végétarienne - 1 kilogramme
- Concombres - 10 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Laitues - 6 pièces
- Poivrons - 12 pièces
- Roquette - 6 sacs
- Œufs - 30 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 3 pots
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Pâtes - 5 kilogrammes
- Sauce tomate - 8 pots
- Fromage râpé - 1 kilogramme
- Bouillon de légumes - 2 boîtes
- Salade composée - 5 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 4 kilogram
- Pommes de terre grenailles - 8 kilogrammes
- Burgers végétariens - 30 pièces
- Hamburgers - 60 pièces
- Petits pains à hamburger - 90 pièces
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Sauce barbecue - 2 bouteilles
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Cacahuètes salées - 4 sacs
- Olives - 4 bocaux
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 60 pièces
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Serviettes - 300 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Désinfectant - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 24 pièces
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel hydroalcoolique - 6 bouteilles
- Filtres à café - 2 paquets
- Ouvre-bouteilles - 4 pièces

Conseils

Prévoyez au moins un gilet de sauvetage par personne embarquée, avec quelques unités supplémentaires pour les changements de taille et les imprévus. Vérifiez leur état avant le premier créneau.
Comptez environ 2 à 3 gobelets réutilisables par participant si la journée dure plusieurs heures, surtout si le lavage n’est pas possible entre deux services.
Installez les barrières de sécurité et les panneaux d’itinéraire avant l’arrivée du public, idéalement 60 à 90 minutes à l’avance. Les zones d’embarquement et de circulation doivent rester dégagées.
Préparez les étiquettes nominatives et les formulaires au moins la veille, classés par créneau d’aviron. Cela évite de ralentir l’accueil lorsque plusieurs participants arrivent en même temps.
Mettez les boissons au frais au minimum 4 heures avant l’ouverture et gardez les collations dans des bacs propres et fermés. Prévoyez une marge pour les besoins alimentaires signalés lors des inscriptions.

Questions fréquentes

Combien de gilets de sauvetage faut-il pour une journée portes ouvertes d’aviron ?: Prévoyez un gilet par personne présente simultanément sur l’eau, plus 10 à 15 % de réserve. Pour 20 participants par créneau, préparez donc au moins 22 à 23 gilets adaptés aux différentes morphologies.
Quand acheter les boissons et les collations pour une journée portes ouvertes ?: Faites les courses 2 à 3 jours avant l’événement, puis achetez les produits frais la veille si nécessaire. Placez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’accueil du public.
Combien de gobelets prévoir par participant ?: Comptez 2 à 3 gobelets réutilisables par participant pour une demi-journée ou une journée, selon la possibilité de les laver. Ajoutez environ 10 % de réserve pour les pertes et les changements de créneau.
Quand installer les barrières et les panneaux d’orientation ?: Installez-les 60 à 90 minutes avant l’ouverture, après avoir vérifié les zones d’embarquement et les accès aux sanitaires. Contrôlez aussi leur stabilité avant l’arrivée des premiers inscrits.

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