Journée du vélo au travail : que faut-il prévoir ?

Pour une Journée du vélo au travail, il faut prévoir bien plus que du café et quelques panneaux. Les participants auront besoin d’un accueil fluide, d’un parking vélo clairement organisé, d’un itinéraire visible et d’un point de réparation équipé. Cette liste vous aide à acheter ou emprunter le matériel nécessaire, en adaptant les quantités au nombre d’inscrits et à la durée de l’événement.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Tentes de réceptionqté 2
Barières pliantesqté 2

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel de sport

Pompes à véloqté 3
Démonte-pneusqté 6
Jeux de clés Allenqté 3
Kits d’outils pour véloqté 2
Chambres à air de rechangeqté 12
Supports à vélosqté 6
Étiquettes pour véloqté 100
Flèches de directionqté 30
Ruban de balisageqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Casques de véloqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Panneaux d'informationqté 6
Panneaux de directionqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Thermosqté 4
Pichets de serviceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Trousse de premiers secours

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 3 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 6 pièces
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Bananes - 40 pièces
- Pommes - 40 pièces
- Raisins - 6 barquettes
- Barres de céréales - 60 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains blancs - 80 pièces
- Wraps complets - 30 pièces
- Fromage jeune - 3 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 2 pots
- Concombre - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Mélange de noix - 3 kilos
- Olives - 6 bocaux
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Serviettes - 500 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Lingettes de nettoyage - 3 paquets
- Papier toilette - 24 rouleaux

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Gardez une partie des bouteilles et des encas dans des glacières jusqu’à l’arrivée des participants.
Pour le café et le thé, comptez 25 à 30 cl par personne, plus 10 % de marge. Préparez les bouilloires, machines à café, rallonges et multiprises la veille afin de repérer les prises disponibles.
Installez un vrai point de réparation : prévoyez au moins 1 pompe pour 25 participants, ainsi qu’un jeu de démonte-pneus, de clés Allen et un kit d’outils par poste. Ajoutez des chambres à air de rechange dans les dimensions les plus courantes.
Réservez une place de parking vélo pour chaque participant inscrit, avec 10 % de supports supplémentaires. Préparez les étiquettes vélo et le ruban de balisage avant l’ouverture des inscriptions pour éviter un rangement improvisé le matin même.
Imprimez la carte de l’itinéraire et les panneaux de direction au moins 48 heures avant l’événement. Prévoyez un exemplaire supplémentaire de chaque panneau et des gilets de sécurité pour les personnes qui orientent ou contrôlent le parcours.

Questions fréquentes

Combien de supports à vélos faut-il prévoir ?: Prévoyez un support par vélo inscrit, avec une marge de 10 %. Pour 40 participants à vélo, installez donc au moins 44 places, même si certains viennent finalement sans vélo.
Quelle quantité de café prévoir pour une journée du vélo au travail ?: Comptez 25 à 30 cl de café ou de thé par participant, puis ajoutez 10 % de marge. Pour 50 personnes, cela représente environ 14 à 17 litres de boissons chaudes.
Quand préparer le matériel de réparation vélo ?: Regroupez les pompes, démonte-pneus, clés Allen, kits d’outils et chambres à air la veille. Faites un contrôle rapide le matin, au moins 60 minutes avant l’arrivée du premier participant.
Combien de temps avant faut-il imprimer les panneaux et la carte ?: Imprimez la carte, les panneaux d’information et les flèches de direction au moins 48 heures à l’avance. Gardez une copie de secours de chaque document pour remplacer un panneau perdu ou abîmé.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.