La liste de courses pour une Journée du public bien préparée

Pour une Journée du public, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux repas. Il faut aussi prévoir l’accueil, le service, le mobilier, la conservation au froid et les activités. Cette liste vous aide à vérifier ce qui doit être acheté, loué ou apporté avant le jour J. Les oublis les plus fréquents concernent les gobelets, les rallonges, les pains de glace et le matériel de paiement.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tables hautesqté 6
Paravent de loge

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 2
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Pains de glaceqté 24

Équipement

Terminal de paiement
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Microphone
Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Caissesqté 2
Calculatricesqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes d'extérieurqté 6

Décoration

Nappesqté 16
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Assiettes décorativesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12
Étiquettes nominativesqté 250
Braceletsqté 250
Bannières d’informationqté 4
Boîtes à donsqté 3

Matériel de sport

Ballonsqté 12
Cerceauxqté 6
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Cartes de jeuqté 6
Jeux de sociétéqté 8
Chemins de table pour tables de bricolageqté 4
Crayons de couleurqté 60
Classeurs de bricolageqté 30
Ciseauxqté 12
Bâtons de colleqté 24
Pinceauxqté 24
Bacs à peintureqté 12
Corde de tir à la corde
Cônesqté 12
Coloriagesqté 150
Papier de couleurqté 500
Marqueursqté 60
Ruban adhésifqté 12
Tabliersqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Balais à mainqté 4
Raclettes de solqté 2

Catering

Courses
- Café - 2,5 kilogrammes
- Thé - 6 boîtes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citron - 2 kilogrammes
- Eau minérale plate - 60 litres
- Eau minérale gazeuse - 30 litres
- Cola - 18 liter
- Cola Zero - 18 liter
- Sinas - 12 litres
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Tisanes - 3 boîtes
- Pain - 12 pains
- Pain complet - 8 pains
- Pistolets - 100 pièces
- Mini wraps - 120 pièces
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 1,5 kilogramme
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Fromage affiné - 1,5 kilogramme
- Garniture de filet de poulet - 1,5 kilogram
- Garniture végé - 1,5 kilogramme
- Salade d'œufs - 1,5 kilogramme
- Concombre - 3 kilogrammes
- Tomates - 4 kilogrammes
- Laitue - 2 kilogrammes
- Poivron - 2 kilogram
- Carottes - 3 kilogrammes
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 6 kilogram
- Bananes - 5 kilogrammes
- Melons - 4 pièces
- Yaourt - 5 kilogrammes
- Muesli - 2 kilogrammes
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 2 pots
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Pop-corn salé - 6 sachets
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 120 pièces
- Mini muffins - 120 pièces
- Barres chocolatées - 100 pièces
- Petits pains aux raisins - 60 pièces
- Olives - 1 kilogramme
- Mélange de noix - 1 kilogramme
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Huile d’olive - 1 litre
- Vinaigre balsamique - 500 milliliter
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Serviettes - 500 pièces
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 24 pièces
- Essuie-tout - 6 paquets
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Piles AA - 24 pièces
- Piles AAA - 24 pièces
Distributeurs de boissonsqté 4
Cuillères à glaceqté 4
Pinces de serviceqté 8

Conseils

Prévoyez au moins un gobelet réutilisable, une assiette et un jeu de couverts par participant inscrit, puis ajoutez 10 % de réserve pour les pertes et les remplacements.
Pour les aliments et les boissons à conserver au frais, préparez les glacières et les pains de glace la veille. Sans solution de réfrigération, les produits sensibles ne doivent pas attendre plusieurs heures à température ambiante.
Réservez une table distincte pour les inscriptions et une autre pour le buffet. Gardez la caisse, les listes de prix et les formulaires à portée de main, mais à l’écart de la zone de service.
Testez le terminal de paiement au moins 24 heures avant l’ouverture et prévoyez des rallonges ainsi que des multiprises adaptées. Vérifiez aussi que les câbles ne traversent pas les passages du public.
Installez les tentes, tables et chaises avant l’arrivée des visiteurs, idéalement 2 heures avant le début. Placez la signalétique à l’entrée, près des activités et à chaque point où les participants doivent faire un choix.

Questions fréquentes

Combien de gobelets prévoir pour une Journée du public ?: Comptez un gobelet réutilisable par personne et ajoutez une réserve d’environ 10 %. Pour une journée de plusieurs heures, prévoyez davantage si le lavage ou la collecte des gobelets n’est pas organisé en continu.
Quand faut-il préparer le matériel de cuisine ?: Rassemblez les glacières, pains de glace, bacs de maintien au chaud, planches et ustensiles la veille. Faites le contrôle final des machines à café, bouilloires et thermos au moins 2 heures avant l’accueil du public.
Combien de tables faut-il pour l’accueil et le buffet ?: Prévoyez au minimum une table pour les inscriptions et une ou plusieurs tables de buffet selon le nombre de participants et les plats servis. Gardez une table séparée pour le paiement afin d’éviter les files qui bloquent l’entrée.
Que faut-il vérifier avant d’ouvrir la caisse ?: Contrôlez la caisse en espèces, les listes de prix et le terminal de paiement le jour précédent. Le matin même, faites un paiement test et vérifiez les rallonges, multiprises et câbles avant l’arrivée des visiteurs.

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