Que faut-il prévoir pour une journée du club ?

Pour une journée du club, les achats ne se limitent pas aux ballons et aux boissons. Il faut aussi prévoir l’accueil des participants, le service du repas, le rangement des déchets et le matériel nécessaire à chaque épreuve. Cette liste rassemble les fournitures à acheter ou à emprunter avant le jour J. Vérifie les quantités après la clôture des inscriptions, notamment pour les gobelets, les chaises, les t-shirts et les besoins alimentaires.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de basketqté 4
Volley-ballqté 4
Balles de tennisqté 30
Cônesqté 40
Échellesqté 2
Cerceauxqté 12
Giletsqté 50
Siffletsqté 6
Panneaux de scoreqté 4
Pendule de matchqté 4
Ruban de balisageqté 2
T-shirts d’équipeqté 60

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Enceinte
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Chariot à mainqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Drapeaux du clubqté 6
Panneaux du programmeqté 4
Badges nominatifsqté 100
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Raclettes de solqté 2
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Iced tea - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Citrons - 12 pièces
- Glaçons - 12 sacs
- Mini glaces à l’eau - 100 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 100 pièces
- Petits pains complets - 60 pièces
- Croissants - 40 pièces
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Jambon arrière - 2 kilos
- Garniture de blanc de poulet - 2 kilo
- Tartinades végétariennes - 12 pots
- Houmous - 8 pots
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 3 pots
- Beurre - 4 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Laitue - 8 pièces
- Tomates - 4 kilo
- Concombres - 8 pièces
- Poivrons - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Mandarines - 5 kilos
- Yaourt - 6 kilo
- Muesli - 2 kilo
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Salsa - 6 pots
- Noix mélangées - 3 kilo
- Barres de céréales - 100 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 60 pièces
- Wraps végétariens - 40 pièces
- Wraps - 60 pièces
- Fromage frais aux herbes - 8 pots
- Herbes - 4 pots
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Serviettes - 300 pièces
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Gel hydroalcoolique - 4 bouteilles
- Gants en nitrile - 4 boîtes

Conseils

Prévois au moins un gobelet réutilisable par participant, avec une réserve de 10 % pour les pertes ou les oublis. Fais de même pour les assiettes et les couverts si le repas est servi sur place.
Ne commande pas les t-shirts d’équipe avant la fin des inscriptions : il faut connaître les tailles et les effectifs définitifs. Ajoute quelques exemplaires de rechange pour les changements de dernière minute.
Prépare une table d’inscription séparée des tables du buffet. Garde dessus le programme imprimé, les règles, la liste actualisée des participants et les informations sur les équipes.
Teste l’enceinte, le microphone et les rallonges au moins 24 heures avant l’événement. Prévoyez une solution pour protéger le matériel sonore si la météo devient incertaine.
Refroidis les boissons la veille et répartis-les dans les glacières avant l’arrivée des participants. Installe aussi les poubelles près du buffet, de l’accueil et des terrains pour éviter qu’elles ne débordent au même endroit.

Questions fréquentes

Combien de gobelets prévoir pour une journée du club ?: Compte au minimum un gobelet réutilisable par personne, puis ajoute 10 % de réserve. Pour 80 participants, prévois donc 88 gobelets afin de couvrir les pertes et les oublis.
Quand acheter les boissons pour une journée du club ?: Fais les courses deux à trois jours avant la journée du club pour les produits non périssables. Refroidis les boissons la veille, après avoir confirmé le nombre définitif de participants.
Combien de chaises et de tables faut-il prévoir ?: Prévois une chaise par participant qui mangera assis, plus 5 à 10 % de marge. Réserve au minimum une table pour l’inscription et des tables distinctes pour le buffet, le service et le matériel.
Quand préparer le matériel sportif ?: Vérifie les ballons, cônes, chasubles, sifflets, panneaux de score et pendule au moins 24 heures avant le début. Regroupe ensuite le matériel par terrain pour réduire l’installation le matin même.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.