Que prévoir pour une journée de cours d’essai ?

Pour une journée de cours d’essai, les achats ne se limitent pas au matériel pédagogique. Il faut aussi organiser l’accueil, les boissons, les repas éventuels et l’installation de chaque salle. Cette liste regroupe les fournitures à acheter ou à apporter pour recevoir les participants dans de bonnes conditions. Prévoyez les quantités selon le nombre d’inscrits, des encadrants et des ateliers programmés.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Planches de serviceqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Paperboardqté 2
Vidéoprojecteur

Cuisine

Thermosqté 4
Carafesqté 4
Louchesqté 6
Planches à découperqté 2
Couteauxqté 4
Pinces de serviceqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Nappesqté 10
Porte-nomsqté 60

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Matériel de sport

Matériel d’atelier d’essaiqté 6
Tapis d'exerciceqté 20
Matériel de démonstrationqté 6

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Cafetières et théièresqté 4
Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau minérale - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 6 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Citrons - 8 pièces
- Pommes - 5 kilogrammes
- Bananes - 3 kilogrammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Concombres - 4 pièces
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Carottes - 2 kilogrammes
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips tortilla - 4 sacs
- Salsa - 4 pots
- Bâtonnets salés - 4 sachets
- Noix mélangées - 2 kilogram
- Mini-sandwiches - 120 pièces
- Wraps - 40 pièces
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage - 3 kilogrammes
- Filet de dinde - 2 kilogrammes
- Tartinade végétarienne - 6 pots
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Crackers sans gluten - 3 paquets
- Biscuits vegan - 3 paquets
- Biscuits - 6 paquets
- Brownies - 60 pièces
- Serviettes - 300 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Assiettes en papier - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Papier toilette - 24 rouleaux

Conseils

Prévoyez au moins 2 verres et 1 tasse par participant, puis ajoutez 10 % de marge pour les accompagnateurs et les remplacements. Les gobelets ou la vaisselle manquants se remarquent dès l’accueil.
Pour le café et le thé, comptez 2 boissons chaudes par personne sur une matinée et 3 sur une journée complète. Préparez les machines à café, les bouilloires, les thermos et suffisamment de carafes avant l’arrivée du premier groupe.
Réservez un jeu de badges nominatifs pour chaque participant, chaque enseignant et chaque accompagnateur, avec environ 10 % de badges vierges en plus. Les inscriptions de dernière minute sont fréquentes lors d’une journée découverte.
Vérifiez le matériel d’atelier d’essai et les tapis au moins 48 heures avant l’événement, salle par salle. Testez aussi le vidéoprojecteur, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises pour éviter une installation improvisée.
Achetez les serviettes, nappes et produits de service en fonction du nombre de pauses prévues, pas seulement du nombre d’inscrits. Pour une journée entière, prévoyez au minimum deux passages de boissons et un espace clairement séparé pour l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de verres et de tasses faut-il pour une journée de cours d’essai ?: Prévoyez au minimum 1 verre et 1 tasse par personne, plus 10 % de réserve. Pour 40 participants et encadrants, cela représente environ 44 verres et 44 tasses.
Quelle quantité de café prévoir pour une journée découverte ?: Comptez 2 boissons chaudes par personne pour une matinée et 3 pour une journée complète. Pour 40 personnes sur la journée, prévoyez donc environ 120 portions de café ou de thé.
Quand préparer le matériel des salles d’essai ?: Répartissez le matériel pédagogique, les tapis et les supports par salle au moins 48 heures avant. Faites un dernier contrôle le jour précédent, notamment si plusieurs ateliers utilisent le même équipement.
Que faut-il prévoir pour la table d’inscription ?: Installez une table, les listes de présence imprimées, les badges nominatifs et quelques stylos au moins 30 minutes avant l’ouverture. Gardez environ 10 % de badges vierges pour les inscriptions ou changements de dernière minute.

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