Que faut-il prévoir pour une journée d’introduction ?

Une journée d’introduction demande plus que des boissons et quelques chaises. Il faut pouvoir accueillir les participants, servir un repas ou un buffet, organiser les ateliers et présenter le programme dans de bonnes conditions. Cette liste regroupe le mobilier, la vaisselle, le matériel de restauration, les fournitures de cuisine et l’équipement audiovisuel à acheter ou à emprunter. Ajuste les quantités au nombre d’inscrits, puis prévois une marge de 10 % pour les oublis, les casse-têtes et les participants de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 8
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 70
Cuillères à caféqté 60
Sets de couverts pour le dînerqté 70
Louchesqté 8

Catering

Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Caisses de boissonsqté 6
Glacièresqté 4
Courses
- Café - 2 kilo
- Sachets de thé - 150 pièces
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 8 caisses
- Spa Rouge - 2 caisses
- Bière - 8 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Citron - 20 pièces
- Citrons verts - 15 pièces
- Glaçons - 15 kilos
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 50 pièces
- Raisins - 5 kilos
- Mini-concombres - 4 kilos
- Tomates cocktail - 4 kilo
- Carottes - 3 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Gressins salés - 6 sachets
- Cacahuètes apéritives - 5 kilos
- Olives - 3 bocaux
- Houmous - 3 kilos
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Salsa - 3 pots
- Crackers - 10 paquets
- Baguettes - 15 pièces
- Beurre aux herbes - 10 barquettes
- Tranches de fromage - 3 kilos
- Jambon - 2 kilos
- Charcuterie végétarienne - 2 kilo
- Wraps - 100 pièces
- Blanc de poulet - 7 kilo
- Falafel - 5 kilo
- Riz - 8 kilos
- Pâtes - 6 kilos
- Sauce pesto - 3 kilo
- Sauce tomate - 6 litres
- Lait de coco - 6 litres
- Bouillon de légumes - 3 paquets
- Légumes mélangés - 10 kilos
- Laitue - 10 têtes
- Concombres - 15 pièces
- Poivrons - 25 pièces
- Oignons rouges - 3 kilos
- Maïs - 10 boîtes
- Haricots rouges - 10 boîtes
- Fromage râpé - 3 kilo
- Sauce au yaourt - 3 litre
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Huile d’olive - 2 litres
- Ail - 10 têtes
- Brownies - 70 pièces
- Brownies vegan - 10 pièces
- Crème chantilly - 3 litres
- Biscuits - 10 paquets
- Chocolat - 3 kilos
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 6
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Mixeur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 6
Trépiedsqté 2

Décoration

Porte-nomsqté 60
Badges nominatifsqté 70
Stylosqté 70
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Nappesqté 12
Petits vasesqté 10
Panneaux en ardoiseqté 6
Panneaux de directionqté 10
Colle repositionnableqté 4
Ruban de masquageqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampadairesqté 4

Matériel de sport

Balles souplesqté 8
Cerceauxqté 6
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 6
Masquesqté 10
Panneaux de scoreqté 4
Chronomètresqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20

Conseils

Prévois une chaise par participant inscrit, plus 5 à 10 chaises supplémentaires pour les animateurs, les intervenants et les arrivées imprévues. Vérifie aussi les tables avant le jour J : les tables d’accueil, de buffet et d’atelier ne servent pas au même usage.
Pour un buffet, compte au minimum une assiette de dîner et une assiette à dessert par personne, avec 10 % de réserve. Ajoute une tasse par personne si le café est servi au même moment, car les tasses restent souvent en circulation.
Prévois deux verres à eau par personne pour la journée si le lavage n’est pas possible entre les pauses. Pour les boissons fraîches, garde les caisses dans des glacières dès l’ouverture du lieu et réserve un espace séparé pour les bouteilles pleines et vides.
N’attends pas le matin même pour les badges nominatifs, le déroulé imprimé et le matériel d’accueil. Prépare-les au moins 24 heures avant et prends 5 à 10 exemplaires vierges pour corriger un nom ou inscrire une personne non prévue.
Teste l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone au moins 60 minutes avant l’arrivée du groupe. Si plusieurs sources audio sont prévues, vérifie aussi le mixeur audio et garde les câbles nécessaires avec le matériel.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour une journée d’introduction ?: Prévois une chaise par participant inscrit, puis ajoute 5 à 10 % de réserve. Pour 40 personnes, cela représente 42 à 44 chaises, sans compter les besoins particuliers des animateurs ou des intervenants.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour un buffet d’introduction ?: Compte une assiette de dîner et une assiette à dessert par personne, avec 10 % de marge. Pour 40 participants, prévois donc environ 44 assiettes de chaque type, ainsi qu’une tasse par personne si le café est servi.
Quand faut-il préparer le matériel audiovisuel ?: Rassemble et teste l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone au moins 60 minutes avant l’accueil. Fais un essai complet avec le fichier de présentation et le niveau sonore utilisé pendant les ateliers.
Combien de temps avant faut-il préparer les badges nominatifs ?: Prépare les badges au moins 24 heures avant la journée d’introduction, à partir de la liste des participants confirmés. Garde 5 à 10 badges vierges à l’accueil pour les corrections et les inscriptions tardives.

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