La liste de courses pour un forum des métiers

Un forum des métiers demande plus qu’une salle et quelques stands. Il faut prévoir le mobilier des exposants, le matériel de présentation, l’accueil des visiteurs et tout ce qui facilite les échanges avec les employeurs et les formateurs. Cette liste vous aide à rassembler les équipements, la vaisselle, les fournitures et les consommables avant le jour J. Les quantités dépendent du nombre d’exposants, de participants et de la durée d’ouverture.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 38
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 8
Table d'inscription
Chaises de bureauqté 35

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Chargeursqté 6
Cliques de présentationqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux pour les alimentsqté 6
Petits bolsqté 16
Pincesqté 8
Louchesqté 6

Décoration

Nappesqté 38
Panneaux numérotés des standsqté 35
Bannièresqté 6
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 8
Presse-papiersqté 35
Pots à stylosqté 35

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampadairesqté 4

Catering

Distributeurs de boissons thermiquesqté 4
Distributeurs d'eauqté 2
Réfrigérateursqté 2
Tables de serviceqté 4
Corbeilles à painqté 8
Casiers de boissonsqté 12
Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 2 kilo
- Eau minérale plate - 60 litres
- Eau minérale pétillante - 40 litres
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Thé glacé - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Pommes - 12 kilos
- Bananes - 8 kilos
- Raisins - 6 kilo
- Mandarines - 8 kilos
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Snacks salés - 8 sacs
- Mélange de noix - 4 kilos
- Galettes de riz - 8 paquets
- Barres de muesli - 250 pièces
- Biscuits - 12 paquets
- Brownies - 120 pièces
- Mini-muffins - 120 pièces
- Mini-sandwichs au fromage - 100 pièces
- Mini-sandwichs au poulet - 100 pièces
- Mini-sandwichs végétariens - 100 pièces
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Sandwiches végétaliens - 30 pièces
- Houmous - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Tranches de fromage - 3 kilos
- Tranches de jambon - 2 kilo
- Concombres - 4 kilos
- Tomates cerises - 4 kilos
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Serviettes - 1000 pièces
- Gobelets en papier - 500 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Grands sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Gants de nettoyage - 12 paires
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets

Bureau

Badges nominatifsqté 150
Braceletsqté 350
Stylos à billeqté 60
Blocs-notesqté 40
Papier A4qté 3
Chemisesqté 40
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Planchettes à écrireqté 30
Matériel d’écritureqté 4
Badges temporairesqté 50
Papier d'impression pour les plansqté 300
Enveloppesqté 100
Serre-câblesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 3

Conseils

Prévoyez une table d’inscription séparée des stands, avec les badges nominatifs, le programme et le plan du forum à portée de main. Comptez au moins 1 personne à l’accueil pendant toute la période d’ouverture.
Pour chaque exposant, vérifiez avant l’installation s’il faut une table, des chaises, une chaise de bureau, un ordinateur ou une prise électrique. Ajoutez au moins une rallonge et une multiprise par zone de stands, plutôt que de les chercher le matin même.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs, les microphones et les ordinateurs au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Chargez les ordinateurs et les cliqueurs la veille, et rassemblez les présentations dans un même dossier.
Pour les pauses, calculez les boissons et les snacks à partir des inscriptions confirmées, en distinguant les besoins alimentaires recueillis. Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire.
Ne limitez pas la vaisselle aux tasses et aux verres : les plateaux, pinces, louches, petits bols, planches et couteaux de cuisine sont souvent oubliés. Rassemblez ce matériel au même endroit avec les machines à café, bouilloires, glacières et thermos.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour un forum des métiers ?: Prévoyez une chaise par place assise destinée aux visiteurs et aux exposants, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour 100 places prévues, préparez donc environ 110 chaises.
Combien de prises électriques faut-il pour les stands ?: Comptez au minimum une prise disponible par stand équipé, plus une multiprise par zone. Faites le repérage des branchements au moins 7 jours avant afin de prévoir les rallonges nécessaires.
Quand acheter les boissons et les snacks pour un forum des métiers ?: Passez la commande après la clôture des inscriptions ou dès que le nombre de participants est stabilisé, idéalement 5 à 7 jours avant. Gardez une marge d’environ 10 % pour les visiteurs ou intervenants ajoutés au dernier moment.
Que faut-il préparer pour l’accueil des visiteurs ?: Préparez la table d’inscription, les badges, le programme, le plan des exposants et les informations pratiques au plus tard la veille. Gardez au moins 10 % de badges vierges pour les changements et inscriptions sur place.

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