Que faut-il prévoir pour une fête scolaire ?

Une fête scolaire demande plus que quelques tables et des gobelets. Il faut prévoir le matériel des stands, le service des boissons et des plats, les branchements électriques, l’encaissement et l’orientation des familles. Cette liste rassemble les achats et équipements à vérifier avant le jour J. Les quantités dépendent du nombre d’inscrits, des exposants et de la durée de la fête : partez du plan du site et des besoins confirmés pour ajuster chaque poste.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 16
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 80
Planches de standqté 12
Tapis de standqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Tables hautesqté 6
Caisses de rangementqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes rechargeablesqté 10
Caissesqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Mégaphone à main
Rallonges à enrouleurqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Extincteursqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Thermosqté 8
Tire-bouchonsqté 6
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompes à ballonsqté 3
Décoration de tableqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux de standqté 16
Ruban adhésifqté 10
Attaches-câblesqté 100

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Supports de sacs poubelleqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Tapis de toilettesqté 6
Distributeurs de papierqté 6
Gants de nettoyageqté 8
Bacs de recyclageqté 6
Aspirateurs à eau

Catering

Courses
- Café - 8 paquets
- Thé - 6 boîtes
- Poudre de cacao - 2 paquets
- Sucre - 4 paquets
- Édulcorants - 3 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Crème pour café - 6 portions
- Cola - 18 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 12 bouteilles
- Limonade - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 24 bouteilles
- Spa Rood - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Glaçons - 20 sacs
- Sandwiches - 180 pièces
- Mini pistolets - 100 pièces
- Brioches aux raisins secs - 50 pièces
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Jeune fromage - 5 pièces
- Vieux fromage - 3 morceaux
- Jambon - 4 paquets
- Blanc de poulet - 4 paquets
- Houmous - 8 barquettes
- Fromage frais - 6 pots
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Confiture de fraises - 3 pots
- Gâteau de riz au chocolat - 3 paquets
- Mayonnaise - 4 bouteilles
- Ketchup - 4 bouteilles
- Moutarde - 3 bouteilles
- Curry - 3 bouteilles
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips nature - 10 sachets
- Snacks salés - 8 sacs
- Popcorn - 6 sachets
- Biscuits - 10 paquets
- Brownies - 6 plats
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Concombres - 10 pièces
- Tomates cerises - 5 kilos
- Carottes - 4 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Satay de poulet - 150 pièces
- Snacks végétariens - 100 pièces
- Mini frikandellen - 150 pièces
- Sauce satay - 4 pots
- Sauce pour frites - 4 bouteilles
- Soupe de tomates - 8 litres
- Soupe de légumes - 6 litres
- Bâtonnets apéritifs - 6 paquets
- Croques - 80 pièces
- Croques au fromage - 4 paquets
- Jambon pour croque-monsieur - 3 paquets
- Parts de pizza - 100 pièces
- Sucettes glacées - 150 pièces
- Sachets de bonbons - 150 stuks
- Lardons - 6 sacs
- Barres chocolatées - 100 pièces
- Sucettes - 150 pièces
- Barbe à papa - 100 pièces
- Serviettes - 800 pièces
- Pailles en papier - 300 pièces
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Gants jetables - 300 pièces
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel hydroalcoolique - 8 bouteilles
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Produit de nettoyage - 6 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Petites éponges - 20 pièces
- Torchons - 20 pièces
- Rouleaux d’essuie-tout - 12 rouleaux
- Piles - 24 pièces
Reçusqté 500
Porte-serviettesqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Sacs isothermesqté 10
Bacs de maintien au chaudqté 6
Mugs isothermesqté 30
Carafeqté 6
Conteneurs alimentairesqté 12
Cartes des allergènesqté 40
Étiquettes de prixqté 80

Matériel de sport

Jeu de lancer de boîtesqté 2
Jeu de lancer d’anneauxqté 2
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Ballons de footballqté 4
Petits butsqté 2
Cerceauxqté 8
Jetons de jeuqté 500
Coupesqté 20
Prixqté 60

Conseils

Prévoyez au moins une table par stand, puis ajoutez une table de service pour les zones qui distribuent des plats ou des boissons. Gardez deux ou trois tables pliantes en réserve pour les inscriptions, la caisse ou un remplacement de dernière minute.
Pour les boissons, comptez environ deux à trois gobelets réutilisables par personne si la fête dure plusieurs heures. Ajoutez les tasses à café, les petites assiettes et les couverts en fonction des inscriptions et des besoins alimentaires recueillis.
Faites l’inventaire des rallonges, multiprises et rallonges à enrouleur avant l’installation. Réservez une alimentation séparée pour les machines à café et les bouilloires, et évitez de brancher plusieurs appareils puissants sur la même multiprise.
Préparez une caisse par point de vente et vérifiez les terminaux de paiement au moins 48 heures avant l’ouverture. La monnaie et les prix doivent être confirmés avant les premières livraisons, pas au moment où les familles arrivent.
Gardez les lampes rechargeables, les caisses de rangement et le mégaphone dans un point facilement accessible. Les panneaux d’orientation et les étiquettes de stand doivent être prêts avant le montage pour ne pas perdre de temps avec les bénévoles sur place.

Questions fréquentes

Combien de gobelets prévoir pour une fête scolaire ?: Prévoyez deux à trois gobelets réutilisables par personne pour une fête de plusieurs heures. Ajoutez une marge de 10 à 15 % si les gobelets ne sont pas rapportés immédiatement au point de collecte.
Quand vérifier le matériel électrique d’une fête scolaire ?: Faites le recensement des prises et des besoins des stands au moins une semaine avant la fête. Testez ensuite les rallonges, multiprises, machines à café et bouilloires 24 à 48 heures avant l’installation.
Combien de tables faut-il pour les stands ?: Prévoyez au minimum une table par stand confirmé, puis ajoutez deux ou trois tables pliantes de réserve. Une table supplémentaire est aussi utile pour les inscriptions, la caisse ou le rangement du matériel.
Quand préparer la caisse et les terminaux de paiement ?: Déterminez le mode de paiement et préparez la monnaie au moins 48 heures avant l’événement. Testez chaque terminal de paiement la veille et attribuez une caisse à chaque point de vente.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.