Que faut-il prévoir pour un défilé à vélo ?

Pour un défilé à vélo, les achats ne se limitent pas aux dossards et aux flèches. Il faut aussi sécuriser le parcours, organiser l’accueil, prévoir quelques réparations et équiper les bénévoles. Cette liste couvre le départ, l’arrivée, les points de ravitaillement et la circulation sur l’itinéraire. Ajuste les quantités au nombre de participants, de bénévoles et à la distance du parcours.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 4
Râteliers à vélosqté 12

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Braceletsqté 150
Flèches de directionqté 30
Cartes d'itinéraireqté 150
Pompes à véloqté 3
Supports de réparation de véloqté 2
Chambres à air de rechangeqté 12
Jeux de clés pour véloqté 3

Sécurité

Cônes de signalisationqté 40
Barrières de sécuritéqté 12
Gilets réfléchissantsqté 20
Siffletsqté 12
Talkies-walkiesqté 10
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 6
Lampes de pocheqté 8

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Arche de départ
Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pinces et cuillères de serviceqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 10
Seaux de nettoyageqté 3
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Gel hydroalcooliqueqté 6

Catering

Courses
- Eau plate - 180 bouteilles
- Eau gazeuse - 60 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 canettes
- Café - 3 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Jus de citron - 2 bouteilles
- Pommes - 12 kilos
- Bananes - 10 kilos
- Raisins - 6 kilo
- Oranges - 8 kilo
- Barres de céréales - 180 pièces
- Petits pains aux raisins - 120 pièces
- Mini-sandwichs - 180 pièces
- Jeune fromage - 4 kilos
- Jambon de cuisse - 3 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Concombre - 5 kilos
- Tomates - 5 kilos
- Laitue - 10 têtes
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Mélange de snacks salés - 6 sachets
- Olives - 3 bocaux
- Noix mélangées - 3 kilo
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Garnitures véganes - 2 kilos
- Biscuits vegan - 30 pièces
- Glaçons - 20 kilos
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Spray nettoyant - 3 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux

Conseils

Prévois un dossard et un bracelet par participant, puis ajoute 5 à 10 % de réserve pour les inscriptions tardives, les erreurs d’impression ou les pertes.
Pour chaque point de contrôle, rassemble des cônes, des barrières, des gilets réfléchissants et des sifflets. Compte au moins un bénévole par poste et un talkie-walkie par responsable de zone.
Installe un espace de réparation avec au moins une pompe, un support, un jeu de clés et plusieurs chambres à air de rechange. Pour 50 vélos, prévois généralement 3 à 5 chambres à air adaptées aux modèles les plus courants.
Ne commande pas les tables, chaises et tentes la veille : confirme leur livraison au moins 7 jours avant le défilé, surtout si elles servent au départ, à l’arrivée et au ravitaillement.
Prépare l’alimentation électrique avant l’installation de la sonorisation. Vérifie la longueur des rallonges, le nombre de prises disponibles et l’autonomie des lampes à piles au moins 48 heures avant.

Questions fréquentes

Combien de dossards faut-il prévoir pour un défilé à vélo ?: Prévois un numéro de départ par participant inscrit, puis ajoute 5 à 10 % de réserve. Pour 100 participants, imprime donc 105 à 110 dossards et trie-les avant le jour du défilé.
Quel matériel faut-il pour réparer les vélos pendant le défilé ?: Prévois au minimum une pompe à vélo, un support de réparation, un jeu de clés et des chambres à air de rechange. Pour 50 participants, 3 à 5 chambres à air constituent une réserve pratique, à adapter aux dimensions des vélos.
Combien de temps avant faut-il acheter le matériel de sécurité ?: Commande ou réserve les cônes, barrières, gilets, sifflets et trousses de premiers secours au moins 2 semaines avant. Fais un contrôle complet 48 heures avant, après la réinspection de l’itinéraire.
Que prévoir pour l’accueil au départ et à l’arrivée ?: Prévois une tente si l’accueil se fait dehors, une table par file ou fonction, des chaises pour les personnes qui attendent et des râteliers à vélos. Installe les cartes d’itinéraire, les bracelets et les numéros au moins 1 heure avant l’ouverture des inscriptions.

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