Liste de courses pour un congrès du parti

Un congrès du parti demande plus que des chaises et un micro. Il faut prévoir l’accueil des participants, les interventions, les repas, les pauses café et la circulation du public. Cette liste regroupe le mobilier, la vaisselle et le matériel audiovisuel à acheter ou à louer. Calculez les quantités à partir du nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge pour les intervenants, les bénévoles et les imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 170
Tables pliantesqté 18
Tables de buffetqté 6
Tables d’inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Scène
Tabouretsqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 180
Tasses à caféqté 180
Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 180
Petites cuillères à caféqté 180
Plateaux de serviceqté 18
Carafesqté 12
Thermosqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Mixeur audio
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Pointeur laserqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4
Chargeurs d’ordinateur portableqté 4
Clés USBqté 4
Pilesqté 24
Adaptateurs HDMI de rechangeqté 3

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 12
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Nappesqté 24
Fond de scène
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 8
Présentoirs pour cartes nominativesqté 12
Décorations de tableqté 12
Drapeauxqté 10
Bandes adhésivesqté 2
Chemins de tableqté 12
Décorations végétalesqté 12
Panneaux indicateursqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes LED de rechangeqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Bacs à vaisselleqté 3
Brosses de toilettesqté 4
Raclettes de solqté 2
Distributeurs de serviettesqté 4
Chariots de nettoyageqté 3

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé vert - 2 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 3 kilogrammes
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d’orange - 8 briques
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pilsener - 96 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Baguettes - 20 pièces
- Pains complets - 12 pains
- Mini croissants - 180 pièces
- Mini-pains - 240 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Jambon - 2 kilogrammes
- Blanc de poulet en tranches - 2 kilogram
- Houmous - 2 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Beurre aux herbes - 2 kilogrammes
- Salade mixte - 8 kilogrammes
- Concombres - 5 kilogrammes
- Tomates cerises - 5 kilogrammes
- Poivrons - 4 kilogrammes
- Oignons rouges - 2 kilogrammes
- Carottes - 4 kilogram
- Maïs - 12 boîtes
- Olives - 4 bocaux
- Fromage feta - 2 kilogram
- Raisins - 6 kilogrammes
- Pommes - 8 kilogrammes
- Bananes - 6 kilogrammes
- Oranges - 6 kilogrammes
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Snacks salés - 8 sacs
- Biscuits - 12 paquets
- Brownies - 180 pièces
- Mini muffins - 180 pièces
- Wraps végétariens - 80 pièces
- Wraps au poulet - 100 pièces
- Falafel - 5 kilogrammes
- Pâtes - 8 kilogrammes
- Sauce tomate - 12 pots
- Pesto - 6 pots
- Parmesan - 2 kilogrammes
- Blanc de poulet - 8 kilogram
- Riz - 8 kilogrammes
- Mélange de légumes - 10 kilogrammes
- Lait de coco - 12 boîtes
- Poudre de curry - 2 pots
- Paprika en poudre - 2 pots
- Poivre noir - 2 petits pots
- Sel - 2 paquets
- Huile d’olive - 3 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Ail - 1 kilogram
- Basilic frais - 12 bottes
- Sandwichs pour repas adaptés - 30 pièces
- Tartinade végane - 2 kilogrammes
- Crackers sans gluten - 6 paquets
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Desserts vegan - 20 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 250 pièces
- Pailles - 200 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel pour les mains - 6 flacons
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 3 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Gants en caoutchouc - 6 paires

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 180
Lanyardsqté 180
Formulaires d’inscriptionqté 200
Stylos de comptoirqté 20
Presse-papiersqté 6
Étiquettes nominativesqté 200

Papeterie

Brochures du programmeqté 200
Blocs-notesqté 180
Stylos à billeqté 200
Enveloppesqté 200
Papier d'impression A4qté 3
Ruban adhésifqté 6
Bloc-notesqté 6
Marqueursqté 12
Pots à stylosqté 6

Conseils

Prévoyez une chaise par participant inscrit, plus 5 à 10 % de sièges supplémentaires pour les invités de dernière minute et les membres de l’organisation.
Pour l’accueil, installez au moins une table d’inscription pour 50 à 75 participants. Gardez les badges nominatifs, les programmes et les stylos sur cette zone dès l’ouverture du lieu.
Comptez un verre à eau par personne et par service, puis 10 % de réserve. Pour une journée complète, prévoyez aussi suffisamment de tasses, de thermos et de petites cuillères pour chaque pause café.
Réservez un microphone sans fil pour les intervenants et un second pour les questions en salle. Testez les microphones, le mixeur audio, les câbles HDMI et les rallonges au moins la veille.
Prévoyez un ordinateur portable de présentation et un câble HDMI de secours. Le vidéoprojecteur, l’écran et les haut-parleurs doivent être installés avant l’arrivée des participants, avec une multiprise par zone technique.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour un congrès du parti ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, puis ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 200 personnes, cela représente donc 210 à 220 chaises, selon la capacité de la salle et le nombre d’invités attendus.
Combien de verres prévoir par participant pour un congrès ?: Comptez au minimum un verre à eau par personne et par service, avec 10 % de réserve. Pour un déjeuner et une réception, prévoyez environ trois verres par participant si les verres ne sont pas lavés entre les services.
Quel matériel audiovisuel faut-il pour les présentations ?: Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, des câbles HDMI, des haut-parleurs, un mixeur audio et au moins deux microphones sans fil. Testez toute la chaîne technique la veille et gardez un câble HDMI supplémentaire sur place.
Quand faut-il commander le mobilier et la vaisselle ?: Réservez le mobilier et le matériel technique au moins 4 semaines avant le congrès. Pour la vaisselle et le catering, confirmez les quantités 7 à 10 jours avant, après avoir actualisé la liste des participants et les besoins alimentaires.

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