Organiser une traversée de natation en eau libre

Une traversée en eau libre se prépare d’abord comme un dispositif de sécurité, puis comme une compétition. Commencez par réserver le lieu, définir l’itinéraire et obtenir les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, structurez les groupes de départ, les numéros et les informations envoyées aux nageurs. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, confirmer les réservations et contrôler chaque élément sur place, des bouées aux moyens de secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu de baignade
2
Définir l’itinéraire de baignade
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
5
Réserver le matériel de sécurité
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer les participants
2 personnes
11
Répartir les groupes de départ
2 personnes
12
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
13
Distribuer le plan du parcours
14
Vérifier les prévisions météo
15
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
16
Confirmer les réservations
17
Faire les courses
3 personnes
18
Rassembler le matériel
3 personnes
19
Préparer les dossards
2 personnes
20
Préparer le service traiteur
3 personnes
21
Remplir les glacières
2 personnes
22
Inspecter le lieu
2 personnes
23
Monter les tentes
4 personnes
24
Installer les tables
3 personnes
25
Installer les chaises
3 personnes
26
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
27
Aménager la zone d'arrivée
3 personnes
28
Installer les bouées de départ et d’arrivée
3 personnes
29
Installer les bouées du parcours
4 personnes
30
Positionner les bateaux de sécurité
4 personnes
31
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
32
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
33
Aménager le vestiaire
2 personnes
34
Tester le système de sonorisation
2 personnes
35
Préparer les dossards
2 personnes
36
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

37
Ouvrir l’enregistrement des participants
4 personnes
38
Distribuer les dossards
3 personnes
39
Distribuer les bonnets de bain
2 personnes
40
Recevoir les bagages
2 personnes
41
Servir le café et le thé
2 personnes
42
Faire le briefing des participants
2 personnes
43
Former les groupes de départ
3 personnes
44
Lancer la traversée à la nage
3 personnes
45
Tenir le poste de route
4 personnes
46
Guider les bateaux de sécurité
6 personnes
47
Compter les participants
2 personnes
48
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
49
Remettre les médailles de finisher
2 personnes
50
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Traiter les résultats
2 personnes
54
Annoncer les résultats
2 personnes
55
Servir le repas chaud
4 personnes
56
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
57
Rassembler les déchets
2 personnes
58
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

59
Retirer les bouées de l’eau
4 personnes
60
Rapporter les bateaux de sécurité
4 personnes
61
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
62
Démonter les tentes
4 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Vider les glacières
2 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Évacuer les déchets
2 personnes
68
Trier les matériaux
2 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Publier les résultats
71
Enregistrer les objets trouvés
72
Partager les photos des participants
73
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Portantsqté 2
Portants à vêtementsqté 4
Boîtes de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Petits bolsqté 100
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Glacièresqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Thermomètres numériquesqté 2
Téléphone mobileqté 2

Matériel de sport

Bouées de départ et d'arrivéeqté 4
Bouées de parcoursqté 12
Bonnets de bainqté 120
Médailles de finisherqté 120
Bracelets de dossardqté 120
Chronomètresqté 6
Caisses à compterqté 3
Bouées de sauvetageqté 8
Cordes de sauvetageqté 4
Pagaiesqté 8
Kayaks gonflablesqté 4
Sacs étanchesqté 8
Talkies-walkies étanchesqté 8
Couvertures thermiquesqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4

Décoration

Panneaux de directionqté 14
Panneaux indicateursqté 10
Bannière départ-arrivée
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 20
Piquets de solqté 30

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Thermosqté 6
Louchesqté 8
Pinces de serviceqté 6
Pains de glaceqté 30
Jerricansqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Balais à mainqté 3
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et les autorisations avant de publier le formulaire d’inscription : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les validations nécessaires et ajuster le parcours.
Dessinez un itinéraire compréhensible avec un départ, une arrivée et des bouées de parcours visibles. Envoyez le plan aux participants au moins 7 jours avant la traversée.
Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’épreuve afin de traiter les besoins alimentaires, confirmer les participants et répartir les groupes de départ sans précipitation.
Préparez les numéros, bonnets, bracelets de dossard, chronomètres et caisses à compter la veille. Le matin même, séparez clairement le matériel des nageurs, celui des bénévoles et celui de sécurité.
Consultez les prévisions météo à 72 heures puis le matin de l’épreuve. Inspectez le lieu avant l’arrivée des nageurs et vérifiez notamment les tentes, tables, glacières, bouées, kayaks et moyens de sauvetage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une traversée en eau libre ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, obtenir les autorisations, préparer le plan de sécurité, ouvrir les inscriptions et commander ou réserver le matériel.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez le parcours, les horaires, les groupes de départ et les consignes de sécurité au moins 7 jours avant l’épreuve. Renvoyez un rappel 24 à 48 heures avant, après la dernière vérification météo.
Combien de temps avant faut-il vérifier la météo ?: Faites une première vérification 72 heures avant la traversée, puis une seconde le matin même. Définissez à l’avance les conditions qui imposent un changement d’horaire, de parcours ou l’annulation.
Quand préparer le matériel d’une traversée en eau libre ?: Rassemblez et contrôlez tout le matériel la veille : bouées, bonnets, dossards, chronomètres, gilets ou moyens de sauvetage, cordes, pagaies, kayaks et sacs étanches. Gardez une marge d’au moins 60 minutes avant l’accueil pour installer et tester le dispositif.

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