Cómo organizar una travesía de natación en aguas abiertas

Una travesía de natación en aguas abiertas se organiza empezando por el lugar, la ruta y la seguridad, no por las inscripciones. Primero confirma los permisos, define el recorrido y prepara un plan de rescate con boyas, kayaks o remeros. Después abre el registro, recopila las preferencias dietéticas y distribuye a los participantes por grupos de salida. En la última semana, confirma reservas, revisa el pronóstico y prepara dorsales, catering, neveras y señalización.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar lugar para nadar
2
Fijar la ruta de natación
2 personas
3
Comprobar permisos
4
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
5
Reservar material de seguridad
6
Publicar el formulario de inscripción
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Confirmar participantes
2 personas
11
Dividir los grupos de salida
2 personas
12
Asignar números de dorsal
2 personas
13
Distribuir el mapa de la ruta
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Enviar información a los participantes
2 personas
16
Confirmar las reservas
17
Hacer la compra
3 personas
18
Reunir los materiales
3 personas
19
Preparar los dorsales
2 personas
20
Preparar el catering
3 personas
21
Llenar las neveras portátiles
2 personas
22
Inspeccionar el lugar
2 personas
23
Montar tiendas
4 personas
24
Montar mesas
3 personas
25
Colocar las sillas
3 personas
26
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
27
Montar la zona de meta
3 personas
28
Colocar las boyas de salida y meta
3 personas
29
Colocar boyas de ruta
4 personas
30
Colocar las embarcaciones de seguridad
4 personas
31
Colocar señales de ruta
2 personas
32
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
33
Preparar el vestuario
2 personas
34
Probar el sistema de sonido
2 personas
35
Preparar los dorsales
2 personas
36
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

37
Abrir el registro de participantes
4 personas
38
Repartir dorsales
3 personas
39
Repartir gorros de natación
2 personas
40
Recibir el equipaje
2 personas
41
Servir café y té
2 personas
42
Dar la información a los participantes
2 personas
43
Establecer los grupos de salida
3 personas
44
Dar inicio al recorrido de natación
3 personas
45
Atender el puesto de ruta
4 personas
46
Coordinar las embarcaciones de seguridad
6 personas
47
Contar participantes
2 personas
48
Llevar el registro de llegada a meta
3 personas
49
Entregar medallas de finalista
2 personas
50
Repartir agua y fruta
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Procesar los resultados
2 personas
54
Anunciar los resultados
2 personas
55
Servir la comida caliente
4 personas
56
Recoger la vajilla
2 personas
57
Recoger la basura
2 personas
58
Hacer el check-out de participantes
2 personas

Seguimiento

59
Sacar las boyas del agua
4 personas
60
Devolver las embarcaciones de seguridad
4 personas
61
Retirar los carteles de ruta
2 personas
62
Desmontar las tiendas
4 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Vaciar neveras portátiles
2 personas
66
Limpiar el lugar
4 personas
67
Retirar los residuos
2 personas
68
Clasificar los materiales
2 personas
69
Devolver los objetos prestados
2 personas
70
Publicar los resultados
71
Registrar objetos perdidos
72
Compartir fotos de los participantes
73
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Percheroscant. 2
Percheroscant. 4
Cajas de almacenajecant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 120
Cuencoscant. 100
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Neveras portátilescant. 8
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Termómetros digitalescant. 2
Teléfono móvilcant. 2

Material deportivo

Boyas de salida y llegadacant. 4
Boyas de rutacant. 12
Gorros de natacióncant. 120
Medallas de finishercant. 120
Brazaletes con número de salidacant. 120
Cronómetroscant. 6
Marcos de conteocant. 3
Boyas de rescatecant. 8
Líneas de rescatecant. 4
Remeroscant. 8
Kayaks hinchablescant. 4
Bolsas impermeablescant. 8
Walkie-talkies impermeablescant. 8
Mantas térmicascant. 30

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4

Decoración

Señales de rutacant. 14
Carteles direccionalescant. 10
Banner de salida y meta
Cinta de balizamientocant. 6
Conos de tráficocant. 20
Estacas de suelocant. 30

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Termoscant. 6
Cucharonescant. 8
Pinzas de servircant. 6
Acumuladores de fríocant. 30
Bidonescant. 6

Limpieza

Cuboscant. 4
Esponjascant. 12
Cepillos para fregarcant. 4
Escobas de manocant. 3
Papelelerascant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recorrido y los permisos antes de publicar el formulario de inscripción. Comparte con cada participante un mapa con la distancia, la salida, la llegada y los puntos de referencia al menos 7 días antes.
Prepara el plan de seguridad junto con la ruta: asigna funciones a los remeros, coloca boyas de salida, llegada y recorrido, y define cómo se contará a los nadadores mediante marcos de conteo o dorsales.
Divide las salidas cuando conozcas el número final de participantes. Asigna grupos y brazaletes numerados entre 3 y 5 días antes, y envía esa información junto con las normas de la travesía.
Haz una inspección del lugar antes del montaje para comprobar accesos, zonas de cambio y puntos donde colocar carpas, mesas, sillas y percheros. Deja las cajas de almacenaje y las bolsas impermeables en un lugar seco y controlado.
No dejes el avituallamiento para el mismo día: confirma las preferencias dietéticas, prepara el catering y llena las neveras portátiles la víspera. Reserva también tiempo para probar los cronómetros, micrófonos y el equipo de sonido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una travesía de natación en aguas abiertas?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos y cerrar el plan de seguridad. Abre las inscripciones cuando la ruta y las condiciones de participación estén confirmadas.
¿Cuándo se deben confirmar los participantes y los grupos de salida?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes de la travesía. Confirma entonces la lista, asigna los grupos, prepara los dorsales y envía el mapa y las instrucciones finales.
¿Qué material de seguridad necesita una travesía en aguas abiertas?: Como base, prepara boyas de ruta, boyas de salida y llegada, boyas de rescate, líneas de rescate y al menos un kayak o una embarcación con un remero por zona de vigilancia. La cantidad exacta depende del recorrido y del número de nadadores.
¿Cuándo hay que revisar el tiempo y decidir si se mantiene la travesía?: Comprueba el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo la mañana del evento. Define previamente quién toma la decisión y qué plazo tendrás para avisar a los participantes si se modifica o cancela la salida.

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