Open-Water-Schwimmtour organisieren: die richtige Reihenfolge
Bei einer Open-Water-Schwimmtour beginnt die Planung nicht mit Einladungen, sondern mit Strecke, Badestelle und Sicherheitskonzept. Prüfe zuerst, ob du den Schwimmort reservieren und notwendige Genehmigungen einholen musst. Danach folgen Anmeldung, Teilnehmerlisten, Startgruppen und die Vorbereitung der Ausrüstung. Plane außerdem Zeit für Wetterprüfung, Streckenkontrolle und den Aufbau an Land ein – gerade diese Punkte werden oft erst am Veranstaltungstag bedacht.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Schwimmort reservieren
- 2
Schwimmstrecke festlegen
2 Personen
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
- 5
Sicherheitsmittel reservieren
- 6
Anmeldeformular veröffentlichen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
- 11
Startgruppen einteilen
2 Personen
- 12
Startnummern zuweisen
2 Personen
- 13
Routenkarte verteilen
- 14
Wettervorhersage prüfen
- 15
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
- 16
Reservierungen bestätigen
- 17
Einkaufen gehen
3 Personen
- 18
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 19
Startnummern vorbereiten
2 Personen
- 20
Catering vorbereiten
3 Personen
- 21
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 22
Location inspizieren
2 Personen
- 23
Zelte aufbauen
4 Personen
- 24
Tische aufstellen
3 Personen
- 25
Stühle aufstellen
3 Personen
- 26
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 27
Zielbereich einrichten
3 Personen
- 28
Start- und Ziellinienbojen platzieren
3 Personen
- 29
Streckenbojen auslegen
4 Personen
- 30
Rettungsboote positionieren
4 Personen
- 31
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 32
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
- 33
Umkleide einrichten
2 Personen
- 34
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 35
Startnummern bereitlegen
2 Personen
- 36
Freiwillige einweisen
3 Personen
Event
- 37
Teilnehmerregistrierung öffnen
4 Personen
- 38
Startnummern ausgeben
3 Personen
- 39
Schwimmkappen verteilen
2 Personen
- 40
Gepäck annehmen
2 Personen
- 41
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 42
Teilnehmerbriefing geben
2 Personen
- 43
Startgruppen zusammenstellen
3 Personen
- 44
Schwimmausflug starten
3 Personen
- 45
Routeposten besetzen
4 Personen
- 46
Sicherheitsboote begleiten
6 Personen
- 47
Teilnehmende zählen
2 Personen
- 48
Zielerfassung führen
3 Personen
- 49
Finisher-Medaillen verteilen
2 Personen
- 50
Wasser und Obst ausgeben
3 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Snacks servieren
3 Personen
- 53
Ergebnisse verarbeiten
2 Personen
- 54
Ergebnisse bekanntgeben
2 Personen
- 55
Warme Mahlzeit servieren
4 Personen
- 56
Geschirr abräumen
2 Personen
- 57
Abfall sammeln
2 Personen
- 58
Teilnehmer auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 59
Bojen aus dem Wasser holen
4 Personen
- 60
Sicherheitsboote zurückbringen
4 Personen
- 61
Wegweiser entfernen
2 Personen
- 62
Zelte abbauen
4 Personen
- 63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 66
Location reinigen
4 Personen
- 67
Abfall entsorgen
2 Personen
- 68
Materialien sortieren
2 Personen
- 69
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 70
Ergebnisse veröffentlichen
- 71
Fundgegenstände registrieren
- 72
Teilnehmerfotos teilen
- 73
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 40
- GarderobenständerAnz. 2
- KleiderständerAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- TellerAnz. 120
- SchälchenAnz. 100
- BestecksetsAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 80
- ServiertablettsAnz. 8
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 8
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- Beschallungsanlage
- MikrofoneAnz. 2
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- Digitale ThermometerAnz. 2
- MobiltelefonAnz. 2
Sportmaterial
- Start- und ZiellinienbojenAnz. 4
- StreckenbojenAnz. 12
- SchwimmkappenAnz. 120
- FinishermedaillenAnz. 120
- StartnummernbänderAnz. 120
- StoppuhrenAnz. 6
- ZählrahmenAnz. 3
- RettungsringeAnz. 8
- RettungsleinenAnz. 4
- PaddelAnz. 8
- Aufblasbare KajaksAnz. 4
- Wasserdichte TaschenAnz. 8
- Wasserdichte FunkgeräteAnz. 8
- Thermische DeckenAnz. 30
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
Dekoration
- WegweiserAnz. 14
- WegweiserAnz. 10
- Start-Ziel-Banner
- AbsperrbandAnz. 6
- VerkehrskegelAnz. 20
- BodenankerAnz. 30
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
- KühlelementeAnz. 30
- KanisterAnz. 6
Reinigung
- EimerAnz. 4
- SchwämmeAnz. 12
- SpülbürstenAnz. 4
- HandfegerAnz. 3
- MülleimerAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Schwimmstrecke früh fest und prüfe sie vorab vor Ort. Markiere Start, Ziel und Wendepunkte so, dass sie vom Wasser und vom Ufer aus eindeutig erkennbar sind.
- Erstelle den Sicherheitsplan, bevor du die Anmeldung veröffentlichst. Lege darin Zuständigkeiten, Rettungsmittel, Kommunikationswege und das Vorgehen bei Wetterumschwung oder einem Abbruch fest.
- Schließe die Anmeldung nicht erst am Vortag. Teile die Teilnehmenden spätestens 3 bis 5 Tage vorher in Startgruppen ein, vergib Startnummern und verschicke Strecke, Treffpunkt und Ablauf gesammelt.
- Rechne bei der Verpflegung nicht nur mit dem Zieleinlauf. Stelle pro Person mindestens eine Trinkportion für direkt nach dem Schwimmen bereit und fülle die Kühlboxen erst kurz vor dem Aufbau.
- Plane für den Veranstaltungstag einen festen Aufbaupuffer von mindestens 2 Stunden ein. Zelte, Tische, Umkleidemöglichkeiten, Start- und Zielmarkierungen sowie Sicherheitsausrüstung sollten vor dem Eintreffen der Teilnehmenden kontrolliert sein.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine Open-Water-Schwimmtour anmelden?
- Veröffentliche das Anmeldeformular idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. So bleiben mindestens 7 Tage für Rückfragen, Ernährungswünsche und die endgültige Einteilung der Startgruppen.
- Wie viele Sicherheitshelfer braucht eine Open-Water-Schwimmtour?
- Eine feste Zahl hängt von Strecke, Gewässer und Teilnehmerzahl ab. Lege im Sicherheitsplan für jeden Streckenabschnitt eine verantwortliche Person fest und kläre die Vorgaben spätestens 3 Wochen vorher mit Betreiber oder zuständiger Stelle.
- Wann sollte ich die Wettervorhersage für die Schwimmtour prüfen?
- Prüfe die Vorhersage 48 Stunden vorher und nochmals am Veranstaltungsmorgen. Definiere bereits vorher eine Abbruchfrist, damit die Entscheidung nicht erst während des Starts getroffen werden muss.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Schwimmort?
- Plane mindestens 2 Stunden für Zelte, Tische, Umkleidebereich, Start- und Zielmarkierungen, Verpflegung und Sicherheitsmittel ein. Führe anschließend eine kurze Kontrolle der Strecke und aller Rettungsmittel durch.
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