Organiser une sortie mini-golf, étape par étape

Une sortie mini-golf réussie se prépare dans un ordre précis : réserver le parcours, confirmer les participants, puis organiser les groupes et le repas. Prévoyez aussi les détails que l’on oublie souvent, comme les besoins alimentaires, les feuilles de score de réserve et les informations de transport. Le jour J, l’accueil doit être rapide pour ne pas réduire le temps de jeu. Ce plan vous aide à passer des premières invitations à la remise des prix sans improviser.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Réserver le mini-golf
5
Réserver un dîner
6
Envoyer les informations de transport
7
Mettre à jour la liste des participants
8
Faire la répartition des groupes
9
Acheter des prix pour les gagnants
10
Préparer les cartes de score
11
Écrire les étiquettes nominatives
12
Vérifier la liste des courses
13
Faire les courses
2 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Portionner les amuse-bouches
2 personnes
16
Emballer les cadeaux et les prix
17
Préparer le matériel
2 personnes

Événement

18
Accueillir les participants
3 personnes
19
Cocher la présence
20
Distribuer les étiquettes nominatives
21
Annoncer les groupes
22
Expliquer les règles du jeu
23
Distribuer les cartes de score
2 personnes
24
Animer le mini-golf
3 personnes
25
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
26
Servir des amuse-bouches
2 personnes
27
Collecter les scores
2 personnes
28
Annonce des gagnants
29
Remettre les prix
30
Accompagner le groupe au dîner
3 personnes
31
Recevoir et répartir le dîner
3 personnes
32
Vérifier les repas adaptés
33
Réapprovisionner les boissons pendant le dîner
2 personnes
34
Servir le gâteau et le café
2 personnes
35
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

36
Rassembler les déchets
2 personnes
37
Ranger les tables et le matériel
3 personnes
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Laisser le lieu propre
2 personnes
40
Emporter les affaires restantes
2 personnes
41
Retourner les matériels de location
42
Ranger les courses restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Fiches de scoreqté 50
Feuilles de score de réserveqté 10
Crayonsqté 50
Taille-crayonsqté 4
Stylos de réserveqté 10

Mobilier

Tables pliantesqté 2
Chaises pliantesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 50
Fourchettesqté 50
Couteauxqté 50
Cuillèresqté 50
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Pinces à nappeqté 8

Décoration

Étiquettes nominativesqté 50
Marqueursqté 6
Ballonsqté 40
Pompe à ballons
Décoration de tableqté 4
Trophéesqté 3

Équipement

Batteries externesqté 2
Câbles de rechargeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Supports de sacs poubelleqté 4
Bacs à vaisselleqté 2
Chiffons microfibresqté 8
Gel hydroalcooliqueqté 4
Raclette de tableqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez le mini-golf avant d’envoyer les invitations, puis fixez une date limite d’inscription. Gardez ensuite une liste à jour pour connaître le nombre réel de joueurs et réserver le dîner en conséquence.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, idéalement au moins 10 jours avant la sortie. Cette information doit être transmise au restaurant avant de confirmer le menu et le nombre de couverts.
Préparez les groupes et les cartes de score la veille. Prévoyez au moins une feuille de score de réserve, plusieurs crayons et des stylos supplémentaires : un crayon perdu ne doit pas arrêter une partie.
Arrivez environ 30 minutes avant les participants pour installer le matériel, refroidir les boissons et préparer les amuse-bouches. À l’accueil, cochez les présences, distribuez les étiquettes nominatives et annoncez les groupes avant d’expliquer les règles.
Ne remettez pas la remise des prix à la dernière minute : emballez les cadeaux et les trophées avant le départ. Prévoyez également des poubelles et un réassort de boissons pendant la sortie, surtout si le repas suit directement la partie.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une sortie mini-golf ?: Commencez au moins 4 semaines à l’avance pour réserver le mini-golf et le dîner. Gardez les 7 derniers jours pour finaliser les inscriptions, les groupes, les achats et les informations de transport.
Quand faut-il réserver le mini-golf et le restaurant ?: Réservez le mini-golf dès que la date est envisagée, idéalement 4 à 6 semaines avant la sortie. Le dîner peut être confirmé après la clôture des inscriptions, mais prévoyez au minimum 10 jours pour transmettre les besoins alimentaires.
Combien de personnes faut-il mettre dans chaque groupe de mini-golf ?: Visez généralement 3 à 4 personnes par groupe pour limiter l’attente entre les trous. Faites la répartition après la clôture des inscriptions et imprimez les cartes de score avec les noms définitifs.
Que préparer la veille d’une sortie mini-golf ?: Préparez les cartes de score, les étiquettes nominatives, les groupes, les prix et le matériel au plus tard la veille. Vérifiez aussi les courses, les boissons, les câbles de recharge et les feuilles de score de réserve.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.