Organiser une sortie laser game étape par étape
Une sortie laser game se prépare d’abord autour de la réservation, puis du nombre définitif de participants. Bloquez le lieu et l’horaire avant d’envoyer les invitations, afin de donner des informations fiables sur le transport et le rendez-vous. Les inscriptions servent aussi à recueillir les besoins alimentaires et à suivre les paiements. La dernière journée est consacrée aux courses, aux boissons à refroidir, à la nourriture et à la préparation des équipes.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver un laser game
- 2
Confirmer le lieu et l’heure
- 3
Envoyer les invitations
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Mettre à jour la liste des participants
- 7
Vérifier les paiements
- 8
Partager le transport et l’itinéraire
- 9
Communiquer le nombre définitif
- 10
Vérifier la liste des courses
- 11
Faire les courses
2 personnes
- 12
Refroidir les boissons
2 personnes
- 13
Préparer la nourriture
3 personnes
- 14
Rassembler le matériel
2 personnes
- 15
Imprimer les informations des participants
- 16
Vérifier le lieu
2 personnes
- 17
Installer les tables
3 personnes
- 18
Installer les chaises
3 personnes
- 19
Installer le buffet
3 personnes
- 20
Préparer la vaisselle
2 personnes
- 21
Suspendre la décoration
2 personnes
- 22
Brancher la musique
- 23
Préparer la répartition des jeux
- 24
Installer la table d’accueil
2 personnes
- 25
Préparer la répartition des équipes
2 personnes
Événement
- 26
Accueillir les participants
3 personnes
- 27
Enregistrer la présence
2 personnes
- 28
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
- 29
Présenter les règles du jeu
2 personnes
- 30
Répartir les équipes
2 personnes
- 31
Encadrer les manches de laser game
3 personnes
- 32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 33
Servir des snacks
2 personnes
- 34
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
- 35
Servir le dîner
3 personnes
- 36
Servir le café et le thé
2 personnes
- 37
Assurer la remise des prix
2 personnes
- 38
Animer le temps libre convivial
2 personnes
Suivi
- 39
Emballer les restes
2 personnes
- 40
Rassembler les déchets
3 personnes
- 41
Faire la vaisselle
2 personnes
- 42
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
- 43
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 44
Charger le matériel
2 personnes
- 45
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 46
Vérifier le décompte final
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 36
- Tables de buffetqté 2
- Poubellesqté 4
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 36
- Bols réutilisablesqté 36
- Verres réutilisablesqté 50
- Tasses à caféqté 36
- Couvertsqté 36
- Saladiers de serviceqté 8
- Louchesqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Pinces de serviceqté 4
- Bouilloiresqté 2
- Machine à café
- Thermosqté 3
Équipement
- Enceinte Bluetooth
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Câbles de rechargeqté 4
Matériel de sport
- Gilets de laser gameqté 30
- Pistolets de laser gameqté 30
- Rubans d’équipeqté 30
- Feuilles de scoreqté 40
- Stylosqté 10
Décoration
- Ballonsqté 40
- Guirlandesqté 6
- Panneau d’accueil
- Prixqté 3
Éclairage
- Lampes LEDqté 4
- Brassards lumineuxqté 36
Nettoyage
- Seauxqté 2
- Épongesqté 6
- Chiffons microfibresqté 10
- Brosses à vaisselleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le laser game avant d’envoyer les invitations, puis confirmez par écrit l’adresse et l’heure de rendez-vous. Sans ces deux informations, les réponses des participants restent souvent incomplètes.
- Fixez une date limite d’inscription, idéalement 7 jours avant la sortie. Vous aurez encore le temps de relancer les absents, de vérifier les paiements et de communiquer le nombre définitif au laser game.
- Préparez la répartition des équipes avant l’arrivée des invités et imprimez les informations utiles. Prévoyez aussi des rubans d’équipe, des feuilles de score et des stylos pour éviter de perdre du temps entre les parties.
- Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription, puis faites les courses après avoir arrêté le nombre de participants. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et préparez le buffet avant le début des jeux.
- Vérifiez le lieu le jour même : tables, chaises, buffet, vaisselle, poubelles, rallonges et multiprises. Installez la table d’accueil avant l’arrivée du groupe, avec le panneau d’accueil et la liste des participants.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il réserver un laser game ?
- Réservez dès que la date est choisie, et au minimum 3 à 4 semaines avant la sortie. Cela laisse le temps d’envoyer les invitations, de réunir les inscriptions et de confirmer l’effectif.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une sortie laser game ?
- Envoyez-les environ 3 semaines avant l’événement, avec l’adresse, l’horaire, le moyen de transport et une date limite de réponse. Fixez cette échéance 7 jours avant la sortie pour finaliser les équipes et les paiements.
- Quand préparer les équipes de laser game ?
- Préparez une première répartition 2 ou 3 jours avant, une fois les inscriptions et les paiements vérifiés. Gardez la liste à jour jusqu’au jour même pour intégrer un désistement ou une arrivée tardive.
- Que préparer le jour d’une sortie laser game ?
- Prévoyez l’accueil, la répartition des jeux, les équipes, les feuilles de score et les stylos avant l’arrivée du groupe. Installez aussi le buffet, la vaisselle et les boissons au moins 30 minutes à l’avance.
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