So organisierst du einen Lasergame-Ausflug ohne Zeitdruck
Bei einem Lasergame-Ausflug entscheidet nicht nur die Reservierung über einen reibungslosen Ablauf. Du musst Teilnehmer, Zahlungen, Anreise und Ernährungswünsche rechtzeitig im Blick behalten und die endgültige Anzahl fristgerecht weitergeben. Plane außerdem Zeit für Getränke, Essen und den Empfang vor Ort ein. Die folgende Reihenfolge hilft dir, typische Engpässe am Veranstaltungstag zu vermeiden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Lasergame reservieren
- 2
Ort und Zeit bestätigen
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Teilnehmerliste aktualisieren
- 7
Zahlungen prüfen
- 8
Transport und Route teilen
- 9
Endgültige Anzahl durchgeben
- 10
Einkaufsliste prüfen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Getränke kühlen
2 Personen
- 13
Essen vorbereiten
3 Personen
- 14
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 15
Teilnehmerinformationen ausdrucken
- 16
Ort überprüfen
2 Personen
- 17
Tische aufstellen
3 Personen
- 18
Stühle aufstellen
3 Personen
- 19
Buffet aufbauen
3 Personen
- 20
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 21
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 22
Musik anschließen
- 23
Spielaufbau bereitlegen
- 24
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
- 25
Teameinteilung vorbereiten
2 Personen
Event
- 26
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 27
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 28
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 29
Spielanleitung geben
2 Personen
- 30
Teams einteilen
2 Personen
- 31
Laser-Game-Runden begleiten
3 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 33
Snacks servieren
2 Personen
- 34
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
- 35
Abendessen servieren
3 Personen
- 36
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 37
Preisverleihung durchführen
2 Personen
- 38
Freies Beisammensein begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 39
Restbestände verpacken
2 Personen
- 40
Abfall sammeln
3 Personen
- 41
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 42
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 43
Location reinigen
3 Personen
- 44
Materialien einladen
2 Personen
- 45
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 46
Endabrechnung prüfen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 36
- BuffetischeAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 36
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 36
- Wiederverwendbare GläserAnz. 50
- KaffeetassenAnz. 36
- BestecksetsAnz. 36
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ServierzangenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
- Kaffeemaschine
- ThermoskannenAnz. 3
Ausstattung
- Bluetooth-Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- LadekabelAnz. 4
Sportmaterial
- Lasertag-WestenAnz. 30
- Lasertag-GewehreAnz. 30
- TeambänderAnz. 30
- WertungsbögenAnz. 40
- StifteAnz. 10
Dekoration
- BallonsAnz. 40
- GirlandenAnz. 6
- Willkommensschild
- PreiseAnz. 3
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 4
- LeuchtarmbänderAnz. 36
Reinigung
- EimerAnz. 2
- SchwämmeAnz. 6
- MikrofasertücherAnz. 10
- SpülbürstenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere das Lasergame zuerst und bestätige Ort und Uhrzeit schriftlich. Verschicke die Einladungen anschließend mit einer festen Anmeldefrist, damit du nicht wochenlang mit vorläufigen Zahlen planst.
- Führe eine Teilnehmerliste mit Anmeldung, Ernährungswunsch und Zahlungsstatus. Prüfe die Liste mindestens 7 Tage vorher und gib die endgültige Teilnehmerzahl innerhalb der vom Veranstalter verlangten Frist durch.
- Teile Route und Transport spätestens 3 Tage vor dem Ausflug. Lege dabei einen Treffpunkt und eine Ankunftszeit fest, die mindestens 15 Minuten vor dem Spielbeginn liegt.
- Kaufe Getränke und Essen erst nach der letzten Teilnehmerzahl ein. Kühle die Getränke am Vortag und bereite das Buffet so vor, dass Teller, Schüsseln, Besteck und Servierutensilien direkt bereitliegen.
- Bereite am Veranstaltungsort Empfangstisch, Teilnehmerinformationen und Teameinteilung vor. Prüfe außerdem Tische, Stühle, Musikanschluss, Verlängerungskabel und Ladekabel, bevor die Gruppe eintrifft.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man Lasergame für eine Gruppe reservieren?
- Reserviere den Termin möglichst 4 bis 6 Wochen vorher, bei größeren Gruppen noch früher. So bleibt Zeit, Einladungen zu verschicken und Absagen auszugleichen.
- Wann sollte ich die endgültige Teilnehmerzahl beim Lasergame melden?
- Melde die endgültige Zahl spätestens innerhalb der Frist des Anbieters, idealerweise 7 Tage vor dem Termin. Prüfe danach nur noch Änderungen, die der Veranstalter ausdrücklich zulässt.
- Wie viel Zeit sollte man vor dem Lasergame-Termin einplanen?
- Plane mindestens 15 Minuten für Ankunft, Empfang und Teameinteilung ein. Wenn die Gruppe den Ort nicht kennt oder noch Essen und Materialien aufgebaut werden müssen, sind 30 Minuten realistischer.
- Wann sollte ich Getränke und Essen für einen Lasergame-Ausflug vorbereiten?
- Kühle die Getränke am Vortag und bereite haltbare Bestandteile ebenfalls vorher vor. Das Buffet und frische Speisen solltest du am Veranstaltungstag so einplanen, dass sie spätestens 15 Minuten vor der vereinbarten Essenszeit bereitstehen.
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