Organiser un camp de ski sans rien oublier

Un camp de ski se prépare bien avant le départ : les inscriptions, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence doivent être centralisés dès le début. Il faut ensuite coordonner les forfaits, les cours, le matériel, l’hébergement et le transport, puis transmettre les informations utiles aux participants. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre. Le jour du départ, prévoyez encore l’enregistrement, l’étiquetage des bagages et une vérification précise des présences.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Inviter les participants
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Établir le plan des chambres
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Réserver les forfaits de ski
Réserver des cours de ski
Réserver le matériel de ski
Confirmer l’hébergement
Établir le plan de transport
2 personnes
Imprimer les listes de participants
Préparer les étiquettes de chambre
Créer des étiquettes à bagages
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
Vérifier les vêtements de ski
Faire les courses
2 personnes
Rassembler les bagages
3 personnes
Emballer la nourriture et les boissons
2 personnes
Préparer le point de départ
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Étiqueter les bagages
2 personnes
Vérifier les présences
2 personnes
Distribuer les documents de voyage
2 personnes
Charger les bagages
4 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Accompagner le groupe vers le logement
4 personnes
Distribuer les clés des chambres
2 personnes
Vérifier les chambres
3 personnes
Récupérer le matériel de ski
4 personnes
Mettre le dîner en place
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer les vêtements de ski
2 personnes
Présenter le programme de la journée
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger l’espace commun
3 personnes
Accompagner les participants jusqu’aux chambres
3 personnes
Mettre le petit-déjeuner du matin en place
3 personnes
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
Vérifier le matériel de ski
3 personnes
Accompagner le groupe jusqu’à la piste
4 personnes
Accompagner les cours de ski
4 personnes
Distribuer les paniers-repas
2 personnes
Ramener le groupe
4 personnes
Sécher les vêtements mouillés
2 personnes
Servir des boissons chaudes
2 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Effectuer le contrôle de départ
3 personnes
Rassembler les bagages
4 personnes
Remettre le matériel de ski
4 personnes
Fournir l’hébergement
3 personnes
Vérifier les présences
2 personnes
Charger les bagages
4 personnes
Accompagner le retour
4 personnes
Désinscrire les participants
2 personnes
Décharger les bagages
4 personnes

Suivi

Vérifier les objets trouvés
2 personnes
Informer les participants des objets trouvés
Retourner le matériel de ski
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Rassembler le linge
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Vérifier le décompte final

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Skisqté 20
Chaussures de skiqté 20
Bâtons de skiqté 20
Casquesqté 20
Masques de skiqté 20
Sacs à dosqté 20
Raquettes à neigeqté 4
Faire de la lugeqté 4

Vêtements

Vestes de skiqté 20
Pantalons de skiqté 20
Vêtements thermiquesqté 40
Gants de skiqté 20
Cagoules de skiqté 20
Gilets réfléchissantsqté 6

Mobilier

Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 30
Assiettesqté 30
Couvertsqté 30
Mugs isothermesqté 24

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Louches de cuisine et de serviceqté 6
Couteauxqté 6
Casserolesqté 4
Bouilloiresqté 2

Équipement

Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Lampes de pocheqté 8
Batteries externesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Couvertures chauffantesqté 6
Siffletsqté 6
Crème solaireqté 6

Organisation

Listes de participantsqté 4
Étiquettes de chambreqté 12
Étiquettes de bagagesqté 24
Marqueurs indélébilesqté 6
Stylosqté 24
Presse-papiersqté 4
Enveloppesqté 30

Nettoyage

Serviettesqté 20
Étagères de séchageqté 4
Seauxqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demandez les inscriptions, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence au moins trois semaines avant le départ. Regroupez ces données dans une seule liste accessible aux responsables.
Réservez les forfaits, les cours et le matériel de ski dès que les participants sont connus. Gardez une marge d’au moins 7 jours pour corriger les tailles, niveaux ou annulations.
Envoyez les informations pratiques au plus tard 5 jours avant le départ : horaires, transport, hébergement, vêtements thermiques, casque, gants et documents à apporter.
Préparez le plan des chambres et les étiquettes avant le jour du départ. Une étiquette par bagage et une liste imprimée des participants évitent les recherches à l’arrivée.
Contrôlez la veille les trousses de premiers secours, les batteries externes, les lampes de poche, les rallonges et les multiprises. Chargez les bagages après avoir vérifié les présences et les documents de voyage.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un camp de ski ?: Commencez au moins 6 semaines avant le départ. Les inscriptions, l’hébergement, le transport, les forfaits, les cours et la location du matériel demandent plusieurs confirmations.
Que faut-il demander aux participants avant un camp de ski ?: Demandez l’inscription, les besoins alimentaires, les contacts d’urgence, le niveau de ski et les tailles nécessaires pour le matériel. Fixez une date limite située environ 3 semaines avant le départ.
Quand réserver les cours et le matériel de ski ?: Réservez-les dès que la liste des participants est suffisamment stable, idéalement 3 à 4 semaines avant le séjour. Vérifiez ensuite les tailles et les niveaux une semaine avant le départ.
Que vérifier le jour du départ pour un camp de ski ?: Prévoyez l’enregistrement, l’étiquetage des bagages, la distribution des documents et deux contrôles de présence : au rassemblement, puis après le chargement des bagages. Gardez les listes imprimées pendant tout le trajet.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.