Organiser une sortie au zoo, étape par étape
Une sortie au zoo se prépare d’abord sur le papier : date, programme, réservations et nombre de participants. Le transport, le restaurant et les inscriptions doivent être coordonnés avant de répartir les groupes. Prévoyez ensuite les repas, les boissons fraîches, les badges et les points de rendez-vous. Le jour venu, un accueil structuré permet de vérifier les présences et de faire partir chaque groupe sans retard.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver le zoo
- 3
Réserver le transport de groupe
- 4
Réserver le restaurant
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Vérifier les coordonnées
- 9
Finaliser la liste des participants
- 10
Faire la répartition des groupes
2 personnes
- 11
Affecter les accompagnateurs aux groupes
2 personnes
- 12
Définir l’itinéraire et les points de rencontre
2 personnes
- 13
Partager le programme avec les participants
- 14
Vérifier les prévisions météo
- 15
Faire les courses
3 personnes
- 16
Refroidir les boissons
2 personnes
- 17
Préparer des paniers-repas
3 personnes
- 18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 19
Charger le matériel et la nourriture
3 personnes
Événement
- 20
Préparer le point de départ
2 personnes
- 21
Accueillir les participants
3 personnes
- 22
Enregistrer la présence
2 personnes
- 23
Distribuer les badges
2 personnes
- 24
Expliquer les règles du groupe
2 personnes
- 25
Aller au zoo
4 personnes
- 26
Gérer l'entrée et le contrôle des groupes
3 personnes
- 27
Animer la visite guidée en groupe
5 personnes
- 28
Distribuer les boissons et les snacks
3 personnes
- 29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 30
Préparer l’aire de pique-nique
4 personnes
- 31
Servir le repas de pique-nique
4 personnes
- 32
Vérifier les repas adaptés
2 personnes
- 33
Prendre une photo de groupe
2 personnes
- 34
Accompagner le départ vers la maison
4 personnes
- 35
Aider les participants à descendre en toute sécurité
3 personnes
Suivi
- 36
Rassembler les déchets
3 personnes
- 37
Rassembler la vaisselle et le matériel
3 personnes
- 38
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
- 39
Faire la vaisselle
2 personnes
- 40
Ranger le matériel
2 personnes
- 41
Vérifier les objets trouvés
- 42
Rendre le matériel loué
2 personnes
- 43
Rassembler les frais
- 44
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 4
- Chaises pliantesqté 8
- Couverture de pique-niqueqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 50
- Assiettes réutilisablesqté 50
- Couverts réutilisablesqté 50
- Serviettes réutilisablesqté 50
Cuisine
- Saladiers de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 6
- Couteaux à painqté 3
- Planches à découperqté 3
Équipement
- Glacièresqté 6
- Pains de glaceqté 24
- Thermosqté 4
- Batteries externesqté 4
- Ventilateurs de refroidissement mobilesqté 2
- Bacs de rangement étanchesqté 6
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Lampes de pocheqté 4
Décoration
- Badges nominatifsqté 50
- Porte-badgesqté 50
- Braceletsqté 50
- Panneaux de groupeqté 5
Éclairage
- Lanternes rechargeablesqté 6
Nettoyage
- Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 4
- Chiffons microfibresqté 8
- Bacs à vaisselleqté 2
- Stations de gel hydroalcooliqueqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par bloquer la date, les horaires et le programme, puis réservez rapidement le zoo, le transport de groupe et le restaurant. Tant que ces trois éléments ne sont pas confirmés, n’envoyez pas les invitations.
- Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant la sortie. Utilisez les réponses pour recueillir les besoins alimentaires, vérifier les coordonnées et établir une liste définitive des participants.
- Répartissez les participants en groupes avant le jour du départ et attribuez un accompagnateur à chacun. Préparez un panneau de groupe, des badges nominatifs et un point de rendez-vous clairement indiqué pour éviter les regroupements improvisés.
- Préparez les paniers-repas et placez les boissons dans les glacières avec les pains de glace la veille. Chargez le matériel, les trousses de premiers secours, les batteries externes et les documents de groupe avant l’arrivée des participants.
- Envoyez le programme final, l’itinéraire et les points de rencontre 48 heures avant la sortie. Le matin même, prévoyez l’enregistrement des présences, la distribution des badges et une explication courte des règles avant de partir au zoo.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il réserver une sortie au zoo ?
- Réservez le zoo, le transport et le restaurant idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse aussi le temps de confirmer les horaires et le nombre de participants.
- Quand faut-il clôturer les inscriptions pour une sortie au zoo ?
- Fixez la clôture des inscriptions 10 à 14 jours avant le départ. Vous pourrez ainsi finaliser les groupes, les accompagnateurs, les repas et les coordonnées sans modifier l’organisation la veille.
- Que prévoir pour les repas et les boissons au zoo ?
- Préparez les paniers-repas la veille et gardez les boissons dans des glacières avec suffisamment de pains de glace. Prévoyez aussi les gobelets, assiettes, couverts et serviettes réutilisables pour chaque participant.
- Comment éviter les retards le jour de la sortie ?
- Indiquez une heure d’arrivée 20 à 30 minutes avant le départ du transport. Pendant ce créneau, enregistrez les présences, distribuez les badges et rappelez les règles et les points de rendez-vous.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !