Organiser une soirée théâtre sans rien laisser au hasard

Une soirée théâtre se prépare dans un ordre précis : d’abord le programme et les inscriptions, puis le traiteur, la technique et l’aménagement de la salle. Prévoyez aussi l’accueil, le vestiaire et les besoins alimentaires avant de confirmer les commandes. Le jour J, gardez assez de temps pour monter la scène, installer les chaises et tester chaque microphone. Ce plan vous aide à répartir les tâches et à repérer les oublis fréquents avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Réserver le catering
5
Confirmer le programme du théâtre
6
Réserver la technique
7
Passer la commande traiteur
8
Imprimer le programme
9
Préparer les badges nominatifs
10
Vérifier la liste des inscriptions
11
Faire les courses
2 personnes
12
Rassembler le matériel
2 personnes
13
Ouvrir le lieu
2 personnes
14
Vérifier les espaces
2 personnes
15
Monter la scène
4 personnes
16
Raccorder la sonorisation
2 personnes
17
Installer l’éclairage de scène
2 personnes
18
Tester la technique
2 personnes
19
Installer les tables
2 personnes
20
Installer les chaises
3 personnes
21
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
22
Aménager le vestiaire
2 personnes
23
Installer la décoration
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer le coin café
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes
27
Installer les cartes des allergènes
28
Préparer les programmes
29
Faire le briefing de l’équipe d’accueil

Événement

30
Ouvrir les portes
2 personnes
31
Accueillir les invités
3 personnes
32
Enregistrer la présence
2 personnes
33
Distribuer les programmes
2 personnes
34
Gérer le vestiaire
2 personnes
35
Servir le café et le thé
2 personnes
36
Servir des amuse-bouches
2 personnes
37
Gérer la lumière et le son
2 personnes
38
Servir les boissons de pause
3 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
41
Répondre aux questions du public
42
Accompagner les invités
2 personnes
43
Servir le dernier tour
2 personnes
44
Distribuer le vestiaire
2 personnes
45
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

46
Éteindre l’équipement
2 personnes
47
Rassembler la vaisselle
3 personnes
48
Rassembler les déchets
2 personnes
49
Faire la vaisselle
2 personnes
50
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
51
Démonter la scène
4 personnes
52
Nettoyer le lieu
3 personnes
53
Retourner le matériel technique
2 personnes
54
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Portantsqté 2
Tabourets de barqté 4
Éléments de podiumqté 6
Tables de logeqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Lecteur audio
Ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6

Décoration

Rideaux de théâtreqté 2
Nappesqté 8
Panneaux du programmeqté 3
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Flyers du programmeqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Plateaux de snacksqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 2

Nettoyage

Seau de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gantsqté 6
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer le programme du théâtre et le nombre d’inscrits. Attendez d’avoir traité les réponses alimentaires avant de passer la commande au traiteur, afin d’éviter les portions ou régimes manquants.
Bloquez un créneau technique avant l’ouverture des portes. La sonorisation, les microphones sans fil, le lecteur audio, l’ordinateur et les projecteurs doivent être raccordés puis testés avec la scène déjà montée.
Prévoyez l’accueil comme un poste à part entière : liste des inscriptions, badges nominatifs, porte-badges et vestiaire doivent être prêts avant l’arrivée du premier invité. Un comptoir d’entrée improvisé crée rapidement une file.
Installez les chaises et les tables après avoir validé la circulation entre l’entrée, le vestiaire, le comptoir et la scène. Gardez des rallonges et des multiprises accessibles, sans les faire passer dans les zones de passage.
Ne laissez pas le café et les boissons pour la dernière minute. Refroidissez les boissons avant l’ouverture, préparez les verres, tasses, plateaux et couverts de service, puis vérifiez que les machines à café et les bouilloires sont branchées et opérationnelles.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée théâtre ?: Envoyez-les au moins 3 à 4 semaines avant la représentation. Gardez ensuite 5 à 7 jours pour relancer les personnes qui n’ont pas répondu et finaliser les inscriptions.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une soirée théâtre ?: Prévoyez au minimum 3 heures avant l’ouverture des portes pour monter la scène, installer les chaises et les tables, raccorder la sonorisation, régler l’éclairage et tester la technique. Ajoutez 30 minutes de marge pour les imprévus.
Quand commander le traiteur pour une soirée théâtre ?: Confirmez le traiteur après avoir recueilli les besoins alimentaires et vérifié les inscriptions, idéalement 7 à 10 jours avant l’événement. Transmettez ensuite le nombre final de portions dès que le délai de modification le permet.
Que faut-il tester avant l’arrivée du public ?: Testez chaque microphone, le lecteur audio, l’ordinateur, les projecteurs de scène et les prises électriques au moins 60 minutes avant l’ouverture. Faites aussi un essai complet depuis la scène, car un équipement qui fonctionne séparément peut poser problème une fois raccordé.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.