Organiser une soirée karaoké : le bon ordre des préparatifs

Une soirée karaoké se prépare d’abord autour du matériel, puis de la circulation dans la salle. Commence par envoyer les invitations et recueillir les inscriptions, notamment les besoins alimentaires, avant de construire la playlist. Réserve ensuite le kit karaoké et vérifie que l’écran, les microphones et les câbles seront compatibles. Le jour J, installe la technique avant le buffet et garde assez d’espace pour que les invités puissent chanter sans traverser la zone de service.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Réserver un kit de karaoké
5
Composer la playlist
2 personnes
6
Rassembler les chansons de karaoké
2 personnes
7
Confirmer les inscriptions
8
Faire l’aménagement de la salle
2 personnes
9
Vérifier la liste des courses
10
Faire les courses
2 personnes
11
Récupérer le kit karaoké
2 personnes
12
Refroidir les boissons
2 personnes
13
Préparer les en-cas
3 personnes
14
Libérer de l’espace
3 personnes
15
Installer les tables
3 personnes
16
Installer les chaises
3 personnes
17
Brancher le matériel de karaoké
2 personnes
18
Tester les microphones
2 personnes
19
Tester l’écran
2 personnes
20
Suspendre la décoration
2 personnes
21
Mettre le buffet en place
3 personnes
22
Préparer les boissons
2 personnes
23
Installer la table d’inscription

Événement

24
Accueillir les invités
2 personnes
25
Présenter le programme
26
Animer les sessions karaoké
2 personnes
27
Servir des amuse-bouches
2 personnes
28
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
29
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
30
Changer les microphones
31
Prévoir les pauses musicales
32
Annoncer le dernier tour
33
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

34
Éteindre le matériel de karaoké
2 personnes
35
Emballer les restes
2 personnes
36
Rassembler les déchets
3 personnes
37
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Nettoyer l’espace
3 personnes
40
Retirer la décoration
2 personnes
41
Emballer le matériel
2 personnes
42
Retourner le kit karaoké
2 personnes
43
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 2
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 70
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 10
Cuillères de serviceqté 8

Équipement

Kit karaoké
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Écran
Câble HDMIqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Pieds de microqté 2
Ruban adhésifqté 2

Cuisine

Glacièresqté 3
Machine à café
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 6
Nappesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seau de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balai
Pelle et balayetteqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demande les inscriptions au moins 10 jours avant la soirée. Tu pourras confirmer le nombre de participants, repérer les besoins alimentaires et ajuster les courses plutôt que de préparer au hasard.
Compose la playlist après avoir recueilli les réponses. Prévois une première sélection d’environ 30 chansons pour deux heures, puis ajoute les titres demandés par les invités.
Récupère le kit karaoké assez tôt pour effectuer un vrai test, idéalement la veille. Branche l’ordinateur, l’écran, les haut-parleurs et les microphones sans fil comme ils le seront dans la salle.
Installe la technique avant les tables du buffet. Teste chaque microphone, vérifie l’image à l’écran et fixe les câbles au sol avec du ruban adhésif pour éviter les chutes.
Refroidis les boissons et prépare les en-cas avant l’arrivée des invités. Pour la première heure, compte environ 2 à 3 boissons par personne, puis garde les glacières accessibles sans bloquer le passage vers les microphones.

Questions fréquentes

Combien de chansons prévoir pour une soirée karaoké de 3 heures ?: Prévois environ 45 à 60 chansons pour 3 heures, car un titre avec les présentations et les changements de chanteur dure souvent 3 à 4 minutes. Garde une réserve d’une dizaine de chansons pour remplacer les titres indisponibles.
Quand réserver le matériel de karaoké ?: Réserve le kit karaoké au moins 2 semaines avant la soirée, surtout si la date tombe un vendredi ou un samedi. Récupère-le la veille afin de tester les microphones, l’écran, les haut-parleurs et le câble HDMI sans la pression des invités.
Comment installer une salle pour une soirée karaoké ?: Laisse une zone dégagée devant l’écran et les haut-parleurs, avec les chaises orientées vers la scène improvisée. Installe le buffet sur le côté et prévois au moins 1 mètre de passage autour des tables pour éviter les croisements pendant les chansons.
Combien de boissons prévoir pour une soirée karaoké ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 à 2 par heure supplémentaire. Mets-les au frais plusieurs heures à l’avance et prévois aussi des verres réutilisables ainsi qu’un point d’eau facilement accessible.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.