Organiser une soirée de remerciement des bénévoles

Une soirée de remerciement réussie se prépare dans cet ordre : confirmer le lieu, inviter les bénévoles, recueillir les inscriptions et besoins alimentaires, puis fixer le menu et les quantités. La veille, finalisez la liste des invités, les badges, le programme et les achats. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer les tables, le buffet, les boissons et la technique avant l’arrivée des participants. Les oublis les plus fréquents concernent l’accès au lieu, les régimes alimentaires et le refroidissement des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Confirmer le lieu et l’accès
5
Fixer le menu et les quantités
2 personnes
6
Faire les réservations
7
Établir la liste définitive des invités
8
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
9
Imprimer le programme et le mot de remerciement
10
Préparer la sélection musicale
11
Faire les courses
2 personnes
12
Contrôler les stocks et les produits diététiques
2 personnes
13
Préparer les en-cas et les garnitures
3 personnes
14
Couper les fruits et légumes
2 personnes
15
Mettre les boissons au frais
2 personnes
16
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
17
Ouvrir et vérifier le lieu
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Dresser les tables
3 personnes
20
Suspendre la décoration
3 personnes
21
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
22
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
23
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
24
Préparer le café et le thé
2 personnes
25
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes
26
Installer la table d’accueil
2 personnes

Événement

27
Accueillir les invités
3 personnes
28
Servir les boissons
2 personnes
29
Prononcer le discours de remerciement
30
Ouvrir le buffet
2 personnes
31
Présenter le buffet et les options alimentaires
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
34
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
35
Réapprovisionner le café et le thé
36
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

37
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
38
Collecter et trier les déchets
3 personnes
39
Faire la vaisselle
3 personnes
40
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
41
Nettoyer le lieu
3 personnes
42
Emballer le matériel
3 personnes
43
Rendre les articles empruntés
2 personnes
44
Envoyer un message de remerciement aux bénévoles

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 55
Tablesqté 8
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettesqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Couvertsqté 60
Verres à boireqté 70
Tasses à caféqté 55
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Stylos à billeqté 10
Guirlandes de fêteqté 6
Vasesqté 8
Pancartes de tableqté 6

Équipement

Enceinte Bluetooth
Microphone
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 3 semaines à l’avance et fixez une date limite d’inscription 7 jours avant la soirée. Vous aurez ainsi le temps de relancer les absents et d’établir la liste définitive des invités.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis vérifiez-les avec les stocks et les produits diététiques avant les courses. Prévoyez une identification claire des plats pour éviter les questions au moment du buffet.
Confirmez l’accès au lieu et ses horaires au plus tard 48 heures avant l’événement. Vérifiez notamment où décharger le matériel, où installer les glacières et si les rallonges peuvent atteindre la musique et l’éclairage.
Commencez l’installation environ 2 heures avant l’accueil : tables, chaises, nappes, vaisselle, buffet et point boissons passent avant la décoration. Mettez les boissons au frais dès votre arrivée, car elles demandent souvent plus de temps que prévu pour atteindre la bonne température.
Gardez 30 minutes avant l’arrivée des bénévoles pour tester l’enceinte, le microphone et l’éclairage, préparer le café et le thé, puis placer les amuse-bouches. Cette marge permet aussi de corriger un manque de couverts ou de déplacer une table sans interrompre l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée de remerciement des bénévoles ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la soirée. Fixez une date limite de réponse 7 jours avant afin de confirmer les quantités, les besoins alimentaires et la liste des invités.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 2 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, la vaisselle, les boissons et la décoration. Ajoutez 30 minutes pour tester la musique, l’éclairage et préparer le café et le thé.
Quand acheter et préparer la nourriture pour la soirée ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant, après avoir arrêté le menu et la liste des invités. Préparez les fruits, légumes, garnitures et amuse-bouches le jour même, puis gardez les produits frais au froid jusqu’au service.
Comment gérer les besoins alimentaires des bénévoles ?: Recueillez les informations dès l’inscription et vérifiez-les une dernière fois 7 jours avant. Séparez les produits concernés, contrôlez les étiquettes et indiquez clairement les plats au buffet.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.