Organiser une soirée de bal sans rien laisser au hasard
Une soirée de bal se prépare dans un ordre précis : confirmer la salle, fixer le programme musical, puis gérer les inscriptions et les besoins alimentaires. La liste définitive des invités permet ensuite de dessiner le plan de salle, préparer les badges et attribuer les tables. Les derniers jours servent surtout à vérifier la musique, le matériel et les achats. Le jour même, gardez assez de temps pour installer les tables, dégager la piste et tester le son avant l’arrivée des invités.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et la salle
- 2
Établir le programme musical
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Confirmer les réservations
- 7
Établir la liste définitive des invités
- 8
Dessiner le plan de la salle
- 9
Vérifier les fichiers musicaux
- 10
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 11
Préparer les badges nominatifs
- 12
Créer des numéros de table
- 13
Enregistrer la playlist hors ligne
- 14
Tester l'équipement
2 personnes
- 15
Faire les courses
2 personnes
- 16
Refroidir les boissons
2 personnes
- 17
Commander des pâtisseries et des amuse-bouches
- 18
Ouvrir la salle
2 personnes
- 19
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
- 20
Installer les tables
4 personnes
- 21
Installer les chaises
4 personnes
- 22
Dégager la piste de danse
3 personnes
- 23
Aménager le vestiaire
2 personnes
- 24
Monter l’installation sonore
2 personnes
- 25
Brancher le micro
- 26
Brancher l’éclairage
2 personnes
- 27
Suspendre la décoration
3 personnes
- 28
Dresser les tables
4 personnes
- 29
Mettre en place le point café
2 personnes
- 30
Mettre le buffet en place
3 personnes
- 31
Préparer les en-cas
3 personnes
- 32
Préparer les boissons
2 personnes
Événement
- 33
Assurer l’accueil à l’entrée et au vestiaire
2 personnes
- 34
Accueillir les invités
3 personnes
- 35
Distribuer les badges
- 36
Assurer le mot de bienvenue
- 37
Lancer la musique
- 38
Servir le café et le thé
3 personnes
- 39
Servir les pâtisseries
3 personnes
- 40
Encadrer la piste de danse
2 personnes
- 41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 42
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
- 43
Gérer le programme musical
- 44
Ajuster l’éclairage
- 45
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 46
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
- 47
Annoncer le dernier tour de danse
- 48
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes
Suivi
- 49
Vider le vestiaire
2 personnes
- 50
Éteindre l’installation audio
2 personnes
- 51
Démonter le buffet
3 personnes
- 52
Rassembler les déchets
3 personnes
- 53
Faire la vaisselle
3 personnes
- 54
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 55
Retirer la décoration
2 personnes
- 56
Nettoyer la salle
3 personnes
- 57
Vérifier les toilettes
- 58
Emballer le matériel
2 personnes
- 59
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 60
Ranger le stock restant
2 personnes
- 61
Conserver les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 70
- Tablesqté 8
- Portantsqté 2
- Tabouretsqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Verres à eauqté 80
- Verres à vinqté 50
- Verres à bièreqté 40
- Assiettesqté 80
- Assiettes à pâtisserieqté 80
- Cuillères à caféqté 80
- Louchesqté 12
- Plateaux de serviceqté 12
- Plateaux de serviceqté 8
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Lecteur audio
- Microphone
- Pied de microphone
- Table de mixage
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Rallongesqté 5
- Multiprisesqté 4
- Câbles audioqté 4
- Rallonges à enrouleurqté 2
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
Décoration
- Nappesqté 8
- Ballonsqté 50
- Guirlandes en papierqté 6
- Compositions floralesqté 8
- Badges nominatifsqté 70
- Numéros de tableqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
- Verres doseursqté 2
- Carafesqté 8
- Thermosqté 4
- Bacs à glaceqté 6
- Pinces de serviceqté 8
Nettoyage
- Aspirateur
- Kit de lavage
- Seauxqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Brosses de toilettesqté 2
- Poubellesqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Confirmez la date et la salle avant d’envoyer les invitations, puis prévoyez une date limite d’inscription au moins 2 semaines avant le bal pour obtenir un nombre fiable de convives.
- Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et vérifiez-les avec la liste définitive des invités 5 à 7 jours avant la soirée. C’est aussi le moment de confirmer les réservations et les commandes de pâtisseries ou d’amuse-bouches.
- Préparez le plan de salle seulement après la clôture des inscriptions. Gardez une table pour les personnes à mobilité réduite et préparez les numéros de table ainsi que les badges nominatifs la veille.
- Enregistrez la playlist hors ligne et vérifiez chaque fichier musical avant le jour J. Testez le lecteur audio, la table de mixage, le microphone, les câbles et les multiprises avec le matériel réellement utilisé.
- Ouvrez la salle au moins 3 heures avant l’arrivée des invités. Installez d’abord les tables et les chaises, puis libérez la piste de danse, aménagez le vestiaire et terminez par les boissons à refroidir et les lumières.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une soirée de bal ?
- Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 2 semaines avant la soirée afin de finaliser les réservations, le plan de salle et les quantités de nourriture.
- Combien de temps faut-il pour installer une salle de bal ?
- Prévoyez au moins 3 heures pour une installation complète, davantage si les tables, les chaises et le vestiaire ne sont pas déjà sur place. Gardez les 30 dernières minutes pour tester le son, le microphone et la playlist.
- Quand préparer le plan de salle et les badges ?
- Attendez la clôture des inscriptions et préparez-les 3 à 5 jours avant le bal. Une dernière vérification la veille permet de corriger les désistements et les changements de besoins alimentaires.
- Comment vérifier la musique avant une soirée de bal ?
- Contrôlez les fichiers musicaux 2 à 3 jours avant, puis enregistrez la playlist hors ligne. Le jour même, faites un test d’environ 30 minutes avec le lecteur audio, la table de mixage, le microphone et les câbles utilisés.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !