Organiser une soirée cinéma, étape par étape

Une soirée cinéma se prépare d’abord autour du film, puis autour de la salle et du matériel. Commence par sélectionner quelques films, vérifie les droits de projection et réserve un lieu adapté avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions permettent ensuite de confirmer le film, les places et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout aux essais techniques, aux achats et à l’installation pour éviter les problèmes d’image, de son ou de circulation le soir même.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Faire la sélection de films
2
Vérifier les droits de projection
3
Réserver la salle
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer le choix du film
8
Faire la liste des présences
9
Répartir les places assises
10
Vérifier l'équipement
11
Tester le film sur place
12
Faire les courses
2 personnes
13
Inspecter la salle
2 personnes
14
Aérer la salle
15
Installer les tables
2 personnes
16
Installer les chaises
2 personnes
17
Installer l’écran de projection
2 personnes
18
Brancher le projecteur
19
Raccorder la sonorisation
20
Obscurcir la lumière
2 personnes
21
Installer l'éclairage d'ambiance
2 personnes
22
Préparer les snacks
2 personnes
23
Refroidir les boissons
24
Préparer le pop-corn
2 personnes
25
Préparer la vaisselle
26
Vérifier les toilettes
27
Aménager l’entrée

Événement

28
Accueillir les invités
2 personnes
29
Cocher la présence
30
Servir les boissons
2 personnes
31
Lancer le film
32
Réapprovisionner les boissons
33
Réapprovisionner les snacks
34
Servir les snacks de pause
2 personnes
35
Relancer le film
36
Dire au revoir aux invités
2 personnes

Suivi

37
Rassembler les déchets
2 personnes
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Éteindre l’équipement
40
Emballer le matériel
2 personnes
41
Remettre le mobilier en place
2 personnes
42
Nettoyer les tables et le sol
2 personnes
43
Nettoyer les toilettes
44
Retirer la décoration
2 personnes
45
Fermer la salle
46
Rendre les articles empruntés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 32
Tables pliantesqté 6
Tables d'appointqté 3
Porte-manteau

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Haut-parleursqté 2
Câble audioqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Télécommandeqté 2

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 3
Lampadairesqté 2

Décoration

Affiches de filmqté 4
Tapis rouge

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettes réutilisablesqté 40
Bols réutilisablesqté 40
Couvertsqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 3

Cuisine

Machine à pop-corn
Verres doseursqté 2
Louchesqté 6
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 3

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai
Balayette et pelle
Chiffons microfibresqté 8

Catering

Courses

Conseils

Choisis le film avant d’envoyer les invitations et confirme le titre dès que les inscriptions sont traitées. Vérifie les droits de projection au moins 3 à 4 semaines à l’avance : une réservation de salle ne règle pas automatiquement cette question.
Teste le projecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, les adaptateurs et les haut-parleurs sur place 7 jours avant. Lance le film pendant quelques minutes avec la même source et les mêmes branchements que le soir de la projection.
Arrête les inscriptions 3 à 5 jours avant la soirée pour établir la liste des présents et répartir les places. Prévois un passage dégagé entre les chaises, les tables d’appoint et les tables de service plutôt que de remplir toute la salle.
Achète les snacks et refroidis les boissons la veille, puis prépare le pop-corn en dernier pour qu’il reste croustillant. Compte environ 2 à 3 portions de snacks et 2 boissons par personne pour une séance de deux heures.
Arrive au moins 2 heures avant l’accueil pour inspecter et aérer la salle, installer les chaises et les tables, obscurcir la lumière et régler l’éclairage d’ambiance. Garde les multiprises, rallonges, câbles et télécommandes ensemble afin de ne pas perdre de temps au branchement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée cinéma ?: Prévois 3 à 4 semaines pour sélectionner le film, vérifier les droits, réserver la salle et envoyer les invitations. Garde les 7 derniers jours pour confirmer les participants, tester le matériel et acheter les consommables.
Quand tester le projecteur pour une soirée cinéma ?: Fais un premier test sur place au moins 7 jours avant, avec le film, l’ordinateur et tous les câbles prévus. Refais un contrôle rapide 2 heures avant l’arrivée des invités, car un déplacement de prise ou de projecteur peut modifier le résultat.
Combien de boissons et de snacks prévoir par personne ?: Pour une séance d’environ deux heures, compte 2 à 3 portions de snacks et environ 2 boissons par personne. Ajoute une marge de 10 % si les invités restent après le film ou si aucune autre nourriture n’est prévue.
Quand confirmer les places et les besoins alimentaires ?: Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et ferme les réponses 3 à 5 jours avant la soirée. Tu peux alors finaliser la liste des présents, répartir les places et acheter les quantités adaptées.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.