Organiser une Semaine du développement durable sans rien oublier
Une Semaine du développement durable se prépare comme une série d’activités coordonnées, pas comme une seule journée. Commence par fixer les dates, le programme et les lieux, puis sécurise les autorisations, les partenaires et les animateurs. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les bénévoles doivent être suivis assez tôt pour ajuster les ateliers. La dernière semaine sert surtout à vérifier le matériel, installer la signalétique et organiser les flux sur place.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver les lieux des activités
2 personnes
- 3
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
- 4
Contacter des partenaires durables
2 personnes
- 5
Confirmer les animateurs d'atelier
2 personnes
- 6
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 7
Rédiger le texte promotionnel
- 8
Envoyer les invitations
2 personnes
- 9
Ouvrir les inscriptions
- 10
Publier le programme en ligne
- 11
Inventorier les fournitures
2 personnes
- 12
Organiser les fournisseurs pour le réemploi
2 personnes
- 13
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 14
Recueillir les besoins alimentaires
- 15
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 16
Vérifier le matériel d’atelier
2 personnes
- 17
Créer des panneaux d’information
2 personnes
- 18
Créer le balisage et la signalétique
2 personnes
- 19
Commander le catering
2 personnes
- 20
Définir les flux de déchets
2 personnes
- 21
Faire les courses
3 personnes
- 22
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
- 23
Refroidir les boissons
2 personnes
- 24
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 26
Monter la tente et les points d’information
4 personnes
- 27
Mettre en place les postes d'atelier
4 personnes
- 28
Installer des poubelles et des points de tri
2 personnes
- 29
Installer la signalétique
2 personnes
- 30
Tester la technique et le micro
2 personnes
- 31
Préparer les en-cas
3 personnes
- 32
Installer le point café et thé
2 personnes
- 33
Installer la table d’information
2 personnes
- 34
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 35
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
- 36
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 37
Accompagner le programme d'ouverture
2 personnes
- 38
Tenir le stand du marché du développement durable
4 personnes
- 39
Encadrer les ateliers
6 personnes
- 40
Animer la table d'échange
2 personnes
- 41
Encadrer le point de réparation
3 personnes
- 42
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 44
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
- 45
Trier et vider les déchets
2 personnes
- 46
Vérifier les toilettes
- 47
Encadrer le programme du soir
3 personnes
- 48
Annoncer la clôture
- 49
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
- 50
Stocker le catering en sécurité
2 personnes
- 51
Rassembler le matériel
4 personnes
- 52
Démonter le mobilier
4 personnes
- 53
Éteindre la technique
2 personnes
- 54
Faire la vaisselle
3 personnes
- 55
Apporter les déchets aux points de collecte
3 personnes
- 56
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 57
Rapporter le matériel
3 personnes
- 58
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 59
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
- 60
Informer les participants de la suite
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 12
- Chaises pliantesqté 80
- Tables de bièreqté 6
- Tabourets de barqté 8
- Paravents de vestiaireqté 2
- Portants à vêtementsqté 3
- Tabouretsqté 12
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Gobelets à café réutilisablesqté 80
- Assiettes réutilisablesqté 120
- Couverts réutilisablesqté 150
- Plateaux de serviceqté 12
- Pichets à caféqté 4
- Théièresqté 3
Équipement
- Glacièresqté 6
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 2
- Enceintes mobilesqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Batteries externesqté 4
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Mégaphones manuelsqté 2
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux d’officeqté 4
- Verres doseursqté 3
- Saladiersqté 6
- Pinces de serviceqté 8
- Thermosqté 6
- Pains de glaceqté 24
Décoration
- Panneaux d'informationqté 10
- Panneaux de présentationqté 8
- Panneaux en ardoiseqté 6
- Affiches de triqté 12
- Guirlandes en cotonqté 6
- Badges nominatifsqté 100
- Nappesqté 12
- Marqueurs craieqté 12
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 6
- Lampes LEDqté 8
- Lampes rechargeablesqté 6
Matériel de sport
- Vélos pour l’épreuve d’énergieqté 2
- Tapis de yoga et d’assiseqté 20
- Caisses pour le matériel de jeuqté 6
Catering
- Carafes d’eauqté 10
- Installations de tirage à la pressionqté 2
- Corbeilles à painqté 6
- Bacs pour buffet froidqté 4
- Filtres à caféqté 200
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Bacs à compostqté 3
- Pinces à déchetsqté 6
- Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
- Seauxqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
Conseils
- Bloque le programme avant d’ouvrir les inscriptions : prévois au moins 4 à 6 semaines pour confirmer les lieux, les partenaires durables et les animateurs d’atelier.
- Pour chaque activité, note une capacité maximale et un responsable. Répartis ensuite les bénévoles par créneaux, avec une personne chargée des inscriptions et une autre des flux sur place.
- Vérifie le matériel d’atelier au moins 7 jours avant le début : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, enceintes, microphones, rallonges et multiprises sont souvent oubliés dans les contrôles de dernière minute.
- Organise la vaisselle réutilisable et le réemploi avant de commander le catering. Prévoyez des gobelets, assiettes et couverts en quantité adaptée, ainsi qu’un circuit clair pour le lavage et le retour.
- Consacre les 2 dernières heures avant l’ouverture à l’acheminement, au refroidissement des boissons, au montage des tables et chaises et à la pose du balisage. Fais un test sonore et vérifie chaque entrée avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une Semaine du développement durable ?
- Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver les lieux, vérifier les autorisations, confirmer les intervenants, recruter les bénévoles et ouvrir les inscriptions sans précipitation.
- Quand faut-il ouvrir les inscriptions ?
- Ouvre-les dès que le programme, les lieux et les horaires sont confirmés, généralement 3 à 4 semaines avant le début. Demande aussi les besoins alimentaires à l’inscription afin de transmettre un nombre fiable au catering.
- Quand vérifier le matériel des ateliers ?
- Fais un inventaire complet 7 jours avant, puis un dernier contrôle la veille. Teste notamment les microphones, les enceintes, le vidéoprojecteur, les bouilloires, les machines à café et toutes les rallonges.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir ?
- Prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil et les inscriptions, 1 par atelier en fonctionnement et 1 personne mobile pour la signalétique, le matériel et les imprévus. Ajuste ce nombre selon les horaires et la capacité de chaque activité.
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