Zo organiseer je een Duurzaamheidsweek
Begin met een compact programma en leg eerst de datum, activiteiten en locaties vast. Controleer daarna vergunningen en meldingen, benader duurzame partners en bevestig workshopleiders voordat je publiciteit maakt. Open vervolgens de aanmeldingen en deel het programma online, zodat je aantallen, dieetwensen en vrijwilligersbezetting kunt plannen. Regel materialen voor hergebruik, catering, afvalstromen en techniek uiterlijk in de laatste weken. Op de dag zelf draait alles om duidelijke routes, goed ingedeelde vrijwilligers en een korte controle van elke workshopruimte.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locaties voor activiteiten reserveren
2 personen
- 3
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
- 4
Duurzame partners benaderen
2 personen
- 5
Workshopleiders bevestigen
2 personen
- 6
Vrijwilligers werven
2 personen
- 7
Promotietekst schrijven
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Aanmeldingen openen
- 10
Programma online publiceren
- 11
Benodigdheden inventariseren
2 personen
- 12
Leveranciers voor hergebruik regelen
2 personen
- 13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 16
Workshopmaterialen controleren
2 personen
- 17
Informatiepanelen maken
2 personen
- 18
Route- en bewegwijzering maken
2 personen
- 19
Catering bestellen
2 personen
- 20
Afvalstromen bepalen
2 personen
- 21
Boodschappen doen
3 personen
- 22
Materialen naar locatie brengen
4 personen
- 23
Dranken koelen
2 personen
- 24
Locatie schoonmaken
3 personen
- 25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 26
Tent en informatiepunten opbouwen
4 personen
- 27
Workshopstations inrichten
4 personen
- 28
Afvalbakken en sorteerpunten plaatsen
2 personen
- 29
Bewegwijzering ophangen
2 personen
- 30
Techniek en microfoon testen
2 personen
- 31
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 32
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
- 33
Informatietafel klaarzetten
2 personen
- 34
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
- 35
Aanmeldbalie bemannen
2 personen
- 36
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 37
Openingsprogramma begeleiden
2 personen
- 38
Duurzaamheidsmarkt bemannen
4 personen
- 39
Workshops begeleiden
6 personen
- 40
Ruiltafel begeleiden
2 personen
- 41
Reparatiepunt begeleiden
3 personen
- 42
Hapjes serveren
3 personen
- 43
Dranken bijvullen
2 personen
- 44
Koffie en thee bijvullen
2 personen
- 45
Afval sorteren en legen
2 personen
- 46
Toiletten controleren
- 47
Avondprogramma begeleiden
3 personen
- 48
Afsluiting aankondigen
- 49
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
- 50
Catering veilig opbergen
2 personen
- 51
Materialen verzamelen
4 personen
- 52
Meubilair afbreken
4 personen
- 53
Techniek uitschakelen
2 personen
- 54
Servies afwassen
3 personen
- 55
Afval naar inzamelpunten brengen
3 personen
- 56
Locatie schoonmaken
4 personen
- 57
Materialen terugbrengen
3 personen
- 58
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 59
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
- 60
Deelnemers informeren over vervolg
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 6
- Barkrukkenaantal 8
- Kleedkamerschermenaantal 2
- Kledingrekkenaantal 3
- Krukjesaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Herbruikbare koffiebekersaantal 80
- Herbruikbare bordenaantal 120
- Herbruikbaar bestekaantal 150
- Serveerschalenaantal 12
- Koffiekannenaantal 4
- Theepottenaantal 3
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Mobiele speakersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 4
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Handmegafonenaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesjesaantal 4
- Maatbekersaantal 3
- Mengkommenaantal 6
- Serveertangenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Koelelementenaantal 24
Decoratie
- Informatiepanelenaantal 10
- Presentatiebordenaantal 8
- Krijtbordenaantal 6
- Recyclingpostersaantal 12
- Katoenen vlaggenlijnenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 100
- Tafelkledenaantal 12
- Krijtstiftenaantal 12
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 8
- Oplaadbare lampenaantal 6
Sportmateriaal
- Fietsen voor energieproefaantal 2
- Yoga- en zitmattenaantal 20
- Kratten voor spelmateriaalaantal 6
Catering
- Waterkannenaantal 10
- Tapinstallatiesaantal 2
- Broodmandenaantal 6
- Koelbuffetbakkenaantal 4
- Koffiefiltersaantal 200
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Compostbakkenaantal 3
- Afvalgrijpersaantal 6
- Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
Tips
- Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Reserveer per activiteit een locatie en noteer meteen begin- en eindtijd, capaciteit en verantwoordelijke.
- Bevestig workshopleiders en duurzame partners uiterlijk 4 weken vooraf. Wacht niet met publiceren tot alle details perfect zijn; vermeld wijzigingen wel direct bij het online programma.
- Open de aanmeldingen met vragen over dieetwensen en deelname aan workshops. Sluit de inschrijvingen 3 tot 5 dagen vooraf, zodat je catering, materialen en vrijwilligersindeling kunt afronden.
- Controleer herbruikbare bekers, koffiebekers, borden en bestek op aantallen en staat. Regel ook koelboxen, waterkokers, koffiezetapparaten, verlengsnoeren en stekkerdozen; juist deze praktische spullen worden vaak pas op de opbouwdag gemist.
- Maak vóór de start een korte routecontrole: ingang, workshops, catering, afvalstromen en toiletten moeten zichtbaar zijn. Hang informatiepanelen en bewegwijzering op en wijs per activiteit één vrijwilliger aan voor vragen en het opruimen.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel weken van tevoren organiseer je een Duurzaamheidsweek?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, programma, locaties en partners. Plan de laatste 2 weken voor aanmeldingen verwerken, catering, materialen, bewegwijzering en de vrijwilligersindeling.
- Wanneer moet je workshopleiders voor een Duurzaamheidsweek bevestigen?
- Bevestig workshopleiders bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Geef daarna per workshop de locatie, tijd, verwachte groepsgrootte en benodigde materialen door.
- Wanneer sluit je de aanmeldingen voor een Duurzaamheidsweek?
- Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de eerste activiteit. Dan kun je aantallen, dieetwensen, workshopgroepen, catering en vrijwilligersroosters nog aanpassen.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een Duurzaamheidsweek?
- Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, informatiepanelen, bewegwijzering, techniek en catering. Test speakers, draadloze microfoons, beamer en projectiescherm vóór bezoekers binnenkomen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!