Checklist pour organiser une semaine de vacances
Une semaine de vacances réussie se prépare bien avant l’arrivée du premier participant. Commence par fixer le programme et le lieu, puis organise les inscriptions, le transport, les accompagnateurs et les sorties. Dans les derniers jours, vérifie le matériel, les besoins alimentaires et l’aménagement des espaces. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier l’accueil, le café du matin ou les supports nécessaires au déroulé.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Finaliser le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
Enregistrer les activités de la journée
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Prévoir le transport des participants
2 personnes
Planifier les accompagnateurs
2 personnes
Réserver des sorties
Sélectionner la musique et les activités
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le déroulé
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Préparer les tables d'activité
3 personnes
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Accompagner le programme d'ouverture
3 personnes
Servir le café et les pâtisseries
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Animer la soirée musicale
3 personnes
Préparer le café du matin
2 personnes
Accompagner le bus pour la sortie
4 personnes
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
Animer l’atelier créatif
3 personnes
Réapprovisionner le matériel d’atelier
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Animer le bingo
3 personnes
Animer les jeux de société
4 personnes
Encadrer la soirée quiz
3 personnes
Encadrer la randonnée
4 personnes
Animer l’après-midi musical
3 personnes
Encadrer le chant participatif
3 personnes
Préparer le barbecue
4 personnes
Servir le barbecue
5 personnes
Animer les activités en terrasse
3 personnes
Servir le brunch de clôture
4 personnes
Distribuer des souvenirs
2 personnes
Animer la prestation de clôture
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
4 personnes
Suivi
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les salles
3 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 12
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 3
- Tabouretsqté 6
- Porte-manteauxqté 3
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Verresqté 100
- Assiettesqté 80
- Petits bolsqté 60
- Couteauxqté 80
- Fourchettesqté 80
- Cuillèresqté 80
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Louchesqté 8
- Plateaux de serviceqté 10
- Glacièresqté 4
- Bacs de maintien au chaudqté 4
Équipement
- Haut-parleurs Bluetoothqté 2
- Microphonesqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Ballonsqté 100
- Nappesqté 12
- Compositions floralesqté 8
- Badges nominatifsqté 70
- Stylosqté 30
Matériel de sport
- Bâtons de marcheqté 10
- Boules de bocceqté 2
- Sets de cornholeqté 2
- Balles souplesqté 6
Matériel de jeu
- Cartes de bingoqté 100
- Boule de bingo
- Fiches de bingoqté 100
- Jeux de sociétéqté 12
- Feuilles de quizqté 70
- Puzzlesqté 6
Créatif
- Toiles de peintureqté 60
- Sets de peinture acryliqueqté 10
- Pinceauxqté 60
- Palettes de mélangeqté 20
- Tabliersqté 20
- Crayons de couleurqté 20
- Papier de bricolageqté 200
- Ciseauxqté 20
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Brosses à vaisselleqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Finalise le programme et les réservations au moins 3 à 4 semaines avant le début de la semaine. Cela laisse le temps d’inscrire les activités, de réserver les sorties et d’ajuster le transport.
- Demande les informations alimentaires au moment de l’inscription, puis relance les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant le début. Prévois une liste imprimée pour l’équipe d’accueil.
- Vérifie les effectifs et répartis les accompagnateurs 5 à 7 jours avant l’arrivée. Prépare ensuite les badges nominatifs et imprime au moins 2 exemplaires du déroulé.
- Fais les courses et contrôle le matériel la veille : tables, chaises, vaisselle, machines à café, rallonges, multiprises et équipement audio. Teste aussi le vidéoprojecteur et les microphones avant l’ouverture.
- Installe l’accueil, les tables d’activité et les espaces de service au moins 60 minutes avant l’arrivée. Remplis les réfrigérateurs, prépare le café et le thé, puis garde 15 minutes pour gérer les arrivées imprévues.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une semaine de vacances ?
- Commence idéalement 4 à 6 semaines avant le début. Le programme, le lieu, les sorties et le transport doivent être confirmés avant d’envoyer les invitations.
- Quand envoyer les invitations pour une semaine de vacances ?
- Envoie-les environ 3 semaines à l’avance, avec les dates, les horaires, le programme prévu et les informations d’inscription. Fixe une date limite de réponse au moins 10 jours avant le début.
- Combien de temps prévoir pour installer l’accueil et les activités ?
- Prévois 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce délai permet d’installer les tables et les chaises, de préparer les badges, de tester le matériel et de mettre les boissons en place.
- Quand vérifier le matériel et les besoins alimentaires ?
- Fais une vérification complète du matériel la veille et contrôle les besoins alimentaires 7 jours avant. Relis la liste des participants le matin même pour éviter une erreur à l’accueil.
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