Comment organiser une semaine de prière sans rien laisser au dernier moment
Une semaine de prière demande surtout une bonne coordination entre le programme, les intervenants, l’accueil et la logistique de la salle. Commencez par fixer le thème et le déroulement de chaque rencontre, puis confirmez les personnes qui participeront à l’animation. Les inscriptions, les intentions de prière et les besoins alimentaires doivent être suivis dans un même tableau. La veille, vérifiez la technique, les impressions et l’aménagement du coin prière afin de ne pas gérer ces détails pendant la célébration.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir le thème et le programme
3 personnes
- 2
Réserver la salle de culte
- 3
Contacter les collaborateurs et les intervenants
2 personnes
- 4
Établir le programme de la soirée de prière
2 personnes
- 5
Rédiger les invitations
2 personnes
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
- 10
Recueillir les intentions de prière
2 personnes
- 11
Sélectionner les chants et les textes
2 personnes
- 12
Préparer les présentations et les cartes de prière
2 personnes
- 13
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
- 14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 15
Faire les courses
2 personnes
- 16
Récupérer les produits frais
- 17
Imprimer les cartes de prière et les programmes
2 personnes
Événement
- 18
Aménager la table d'accueil
2 personnes
- 19
Rendre la salle d'église propre et accessible
3 personnes
- 20
Installer les chaises et les tables
4 personnes
- 21
Aménager le coin prière
2 personnes
- 22
Brancher la technique et les microphones
2 personnes
- 23
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 24
Préparer le repas du soir
3 personnes
- 25
Accueillir les participants
3 personnes
- 26
Encadrer le service d’ouverture
4 personnes
- 27
Animer le repas et les échanges
4 personnes
- 28
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 29
Animer la prière du soir
3 personnes
- 30
Contrôle final et clôture
2 personnes
- 31
Préparer le programme de la journée
2 personnes
- 32
Accueillir les participants
3 personnes
- 33
Animer la soirée de prière
4 personnes
- 34
Préparer le programme de la journée
2 personnes
- 35
Accueillir les participants
3 personnes
- 36
Animer la soirée de prière
4 personnes
- 37
Préparer le programme de la journée
2 personnes
- 38
Accueillir les participants
3 personnes
- 39
Animer la soirée de prière
4 personnes
- 40
Préparer le programme de la journée
2 personnes
- 41
Accueillir les participants
3 personnes
- 42
Animer la soirée de prière
4 personnes
- 43
Préparer le programme de la journée
2 personnes
- 44
Accueillir les participants
3 personnes
- 45
Animer la soirée de prière
4 personnes
- 46
Préparer la soirée de clôture
4 personnes
- 47
Encadrer le service de clôture
5 personnes
- 48
Servir le repas de clôture
4 personnes
- 49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Suivi
- 50
Faire la vaisselle
3 personnes
- 51
Ranger la salle d’église
5 personnes
- 52
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
- 53
Nettoyer la salle de l’église
3 personnes
- 54
Vérifier et ranger le matériel
2 personnes
- 55
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 56
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 80
- Tablesqté 10
- Table de maquillage
- Porte-manteauxqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 100
- Assiettesqté 100
- Couteauxqté 80
- Fourchettesqté 80
- Cuillèresqté 80
- Louchesqté 12
Cuisine
- Thermosqté 6
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteauxqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
- Plats de service avec couvercleqté 4
- Casseroles à soupeqté 2
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Pieds de microqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
Décoration
- Nappesqté 10
- Bougiesqté 30
- Bougeoirsqté 12
- Compositions floralesqté 6
- Badges nominatifsqté 80
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Seauxqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le programme au moins 3 semaines à l’avance. Prévoyez pour chaque soirée un responsable, un intervenant, les chants, les textes et la durée prévue de chaque séquence.
- Confirmez les intervenants et les collaborateurs 10 à 14 jours avant le début. Demandez-leur aussi leurs besoins techniques et les supports à projeter ou à imprimer.
- Clôturez les inscriptions 3 à 5 jours avant la première rencontre. Utilisez cette liste pour prévoir les repas, recueillir les besoins alimentaires et répartir les bénévoles par créneau.
- Testez les microphones, les haut-parleurs, l’ordinateur et le vidéoprojecteur au moins 24 heures avant. Faites l’essai dans la salle réelle, avec les rallonges et les multiprises qui seront utilisées.
- Préparez l’accueil et le coin prière la veille, puis installez le café, le thé et le repas le jour même. Gardez les cartes de prière, les programmes et les intentions de prière à un endroit clairement identifié pour éviter les recherches à l’arrivée des participants.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il préparer une semaine de prière ?
- Commencez idéalement 3 à 4 semaines avant la première rencontre. Le programme et les intervenants doivent être confirmés en premier, puis les invitations, les inscriptions, les repas et la technique peuvent être finalisés progressivement.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une semaine de prière ?
- Envoyez-les 2 à 3 semaines avant le début de la semaine de prière. Prévoir une relance 5 à 7 jours avant permet de récupérer les inscriptions et les besoins alimentaires manquants.
- Comment répartir les bénévoles pour une semaine de prière ?
- Préparez la répartition au moins 7 jours avant et attribuez un responsable à chaque créneau. Prévoyez notamment l’accueil, la technique, le coin prière, le repas et le rangement, avec une relève si une soirée dure plusieurs heures.
- Quand tester le matériel audio et la projection ?
- Faites un test complet la veille, pendant 30 à 45 minutes, dans la salle où se déroulera la rencontre. Vérifiez chaque microphone, les haut-parleurs, l’éclairage, le vidéoprojecteur et les câbles avant l’arrivée des participants.
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