Organiser une scène ouverte sans perdre le fil

Une scène ouverte réussie repose sur un ordre clair : réserver le lieu, cadrer les inscriptions, construire le programme, puis préparer la technique et l’accueil. Commence par fixer la durée des passages et le nombre d’artistes acceptés, car ces choix déterminent les horaires, le son et la circulation du public. Les oublis arrivent surtout dans les besoins techniques, les horaires confirmés et l’installation de la scène. Prévois une répétition technique avant l’ouverture et garde un déroulé imprimé pour toute l’équipe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Déterminer le format du programme
2 personnes
3
Créer le formulaire d’inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les spectacles et les horaires
2 personnes
8
Faire les réservations
9
Répartir les prestations
2 personnes
10
Imprimer le déroulé
11
Envoyer les informations sur les artistes
12
Recueillir les besoins techniques
13
Préparer les textes de présentation
14
Vérifier le parcours du public
2 personnes
15
Vérifier la liste des courses
16
Faire les courses
2 personnes
17
Récupérer l'équipement
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Imprimer le programme et la signalétique

Événement

20
Ouvrir le lieu
2 personnes
21
Balisage de la zone de scène
2 personnes
22
Monter les éléments de scène
4 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Installer le système de sonorisation
3 personnes
25
Monter l’éclairage
2 personnes
26
Aménager le bar et le point de service
3 personnes
27
Aménager les coulisses
2 personnes
28
Installer la décoration
2 personnes
29
Afficher le programme
30
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
31
Préparer les en-cas
2 personnes
32
Effectuer le contrôle de la ligne technique
3 personnes
33
Tester les microphones
2 personnes
34
Accueillir les artistes
2 personnes
35
Enregistrer les artistes
36
Faire la balance des concerts
3 personnes
37
Préparer l’entrée du public
2 personnes
38
Ouvrir les portes
3 personnes
39
Accueillir les visiteurs
3 personnes
40
Distribuer le programme
2 personnes
41
Faire le discours d’ouverture
42
Annoncer les spectacles
43
Accompagner les spectacles
2 personnes
44
Effectuer les changements de scène
3 personnes
45
Gérer le niveau sonore
2 personnes
46
Gérer les réglages d’éclairage
47
Ouvrir le bar
3 personnes
48
Servir les boissons
3 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Rassembler la vaisselle
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
55
Accompagner les artistes en coulisses
56
Répondre aux questions du public
2 personnes
57
Annoncer le programme de la pause
58
Clôturer le programme de la soirée
59
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

60
Éteindre l’équipement
2 personnes
61
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
62
Démonter l’éclairage
2 personnes
63
Retirer la décoration
2 personnes
64
Remettre le mobilier en place
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Ranger le bar
3 personnes
67
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
70
Retourner le matériel
2 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes
72
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Jupe de scène
Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Tabourets de barqté 4
Portants de logeqté 2
Portantsqté 2
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Enceinte de retour
Ordinateur portable
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 12
Ruban gafferqté 6

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes d'ambianceqté 8
Câbles d'éclairageqté 8

Vaisselle

Verres à boireqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 100
Fourchettesqté 100
Porte-serviettesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Fond de scène
Guirlandesqté 10
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 20
Colle repositionnableqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Serviettesqté 12

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteurqté 2
Flèches d'évacuationqté 10
Tapis antidérapantsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe dès l’inscription la durée maximale d’un passage, le type de prestation et les besoins techniques. Demande aussi les contraintes alimentaires des participants afin de ne pas devoir les rattraper au dernier moment.
Construis le programme après avoir confirmé chaque spectacle et son horaire. Garde une marge de 5 à 10 minutes entre deux passages pour les changements de matériel et les présentations.
Traite la sonorisation comme un chantier séparé : vérifie les microphones sans fil, les pieds de micro, les boîtiers DI, les retours, les câbles et les multiprises avant le montage.
Installe d’abord le balisage de la scène et le parcours du public, puis les tables et les chaises. Les câbles doivent être protégés avec des goulottes et du ruban gaffer avant l’arrivée des spectateurs.
Prépare les textes de présentation, le programme et la signalétique au plus tard la veille. Le jour même, ouvre le lieu assez tôt pour monter la scène, régler le son et installer les projecteurs LED sans réduire le temps d’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour organiser une scène ouverte ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de fixer le lieu, recueillir les inscriptions, confirmer les prestations et réserver le matériel technique.
Quand fermer les inscriptions pour une scène ouverte ?: Ferme-les au moins 7 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de répartir les prestations, préparer le programme et vérifier les besoins techniques de chaque artiste.
Combien de temps faut-il pour installer la scène et le son ?: Compte au minimum 3 heures avec une équipe équipée pour monter les éléments de scène, installer la sonorisation et régler l’éclairage. Ajoute 30 à 45 minutes de marge pour les câbles ou le matériel manquant.
Que faut-il vérifier le jour d’une scène ouverte ?: Vérifie avant l’ouverture le parcours du public, le balisage, les microphones, les retours, les branchements électriques et le déroulé imprimé. Termine ces contrôles au moins 30 minutes avant l’arrivée du public.

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