Eine Offene Bühne Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Offenen Bühne entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Abend: Erst legst du Format, Datum und Ort fest, dann sammelst du Auftritte und technische Anforderungen. Bestätige Zeiten und Reservierungen früh, damit das Programm nicht kurz vor Beginn auseinanderfällt. Plane außerdem genug Zeit für Bühne, Ton, Licht und Publikumswege ein. Die folgenden Hinweise zeigen, wo bei diesem Veranstaltungsformat besonders häufig Verzögerungen entstehen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Programmformat festlegen
2 Personen
- 3
Anmeldeformular erstellen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Auftritte und Zeiten bestätigen
2 Personen
- 8
Reservierungen vornehmen
- 9
Auftritte einteilen
2 Personen
- 10
Drehbuch ausdrucken
- 11
Künstlerinformationen versenden
- 12
Technische Anforderungen sammeln
- 13
Präsentationstexte vorbereiten
- 14
Publikumsroute kontrollieren
2 Personen
- 15
Einkaufsliste prüfen
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Equipment abholen
2 Personen
- 18
Getränke kühlen
2 Personen
- 19
Programm und Wegweiser drucken
Event
- 20
Location öffnen
2 Personen
- 21
Bereich um die Bühne absperren
2 Personen
- 22
Bühnenelemente aufbauen
4 Personen
- 23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 24
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 25
Beleuchtung aufbauen
2 Personen
- 26
Bar und Ausgabestelle einrichten
3 Personen
- 27
Backstage einrichten
2 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 29
Programm aufhängen
- 30
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
- 31
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 32
Technischen Leitungscheck durchführen
3 Personen
- 33
Mikrofone testen
2 Personen
- 34
Künstler empfangen
2 Personen
- 35
Künstler registrieren
- 36
Auftritte einchecken
3 Personen
- 37
Zugang für das Publikum vorbereiten
2 Personen
- 38
Türen öffnen
3 Personen
- 39
Besucher empfangen
3 Personen
- 40
Programm verteilen
2 Personen
- 41
Eröffnungsrede halten
- 42
Auftritte ankündigen
- 43
Auftritte betreuen
2 Personen
- 44
Bühnenwechsel durchführen
3 Personen
- 45
Lautstärke regeln
2 Personen
- 46
Lichtstimmungen steuern
- 47
Bar öffnen
3 Personen
- 48
Getränke servieren
3 Personen
- 49
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
- 50
Snacks servieren
2 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Geschirr sammeln
2 Personen
- 53
Mülleimer leeren
2 Personen
- 54
Toiletten kontrollieren
- 55
Künstler backstage betreuen
- 56
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 57
Pausenprogramm ankündigen
- 58
Abendprogramm abschließen
- 59
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 60
Geräte ausschalten
2 Personen
- 61
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
- 62
Beleuchtung abbauen
2 Personen
- 63
Dekoration entfernen
2 Personen
- 64
Möbel zurückstellen
4 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 66
Bar aufräumen
3 Personen
- 67
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 68
Location reinigen
4 Personen
- 69
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
- 70
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 71
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 72
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 6
- Bühnentreppe
- Bühnenrock
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 10
- BarhockerAnz. 4
- UmkleideracksAnz. 2
- GarderobenständerAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 8
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- SubwooferAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 2
- Monitor-Lautsprecher
- Laptop
- AudiokabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelkanäleAnz. 12
- Gaffer TapeAnz. 6
Beleuchtung
- LED-BühnenlichterAnz. 6
- LichtstativeAnz. 2
- StimmungsleuchtenAnz. 8
- LichtkabelAnz. 8
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 100
- TortenplattenAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- ServiettenhalterAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- FlaschenöffnerAnz. 3
Dekoration
- Bühnenhintergrund
- GirlandenAnz. 10
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- TischdeckenAnz. 10
- NamensschilderAnz. 100
- StifteAnz. 20
- KleberAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesenAnz. 2
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- HandtücherAnz. 12
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- FeuerlöscherAnz. 2
- FluchtwegschilderAnz. 10
- Rutschfeste MattenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Programmformat fest, bevor du das Anmeldeformular verschickst. Frage dort gleich nach Auftrittsdauer, benötigtem Equipment und Ernährungswünschen; bestätige die Beiträge spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung.
- Sammle technische Anforderungen nicht erst beim Aufbau. Fordere sie mit der Anmeldung an und prüfe mindestens 3 Tage vorher, ob DI-Boxen, Funkmikrofone, Monitor-Lautsprecher oder zusätzliche Kabel gebraucht werden.
- Plane für den Aufbau einen festen Zeitblock von mindestens 3 Stunden ein. Bühnenelemente, Bühnenrock, Beschallungsanlage und LED-Bühnenlichter sollten vor dem Eintreffen des Publikums getestet werden.
- Drucke Drehbuch, Präsentationstexte, Programm und Wegweiser am Vortag aus. Eine zusätzliche Kopie des Drehbuchs gehört an den Moderationsplatz, damit Änderungen nicht nur auf dem Laptop stehen.
- Kontrolliere die Publikumsroute, bevor du Stühle und Tische endgültig stellst. Kabelkanäle, Gaffer Tape und Absperrpfosten müssen liegen, bevor Gäste eintreffen; Getränke sollten mindestens 2 Stunden vorher gekühlt werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Offene Bühne planen?
- Beginne mindestens 6 Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort und Programmformat. Verschicke die Einladung danach und schließe die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vorher, damit du Beiträge und Zeiten einteilen kannst.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Offenen Bühne?
- Plane mindestens 3 Stunden für Bühne, Bestuhlung, Ton und Licht ein. Für einen vollständigen Soundcheck solltest du zusätzlich 60 Minuten vor dem Einlass freihalten.
- Wann sollte man die Auftritte einer Offenen Bühne bestätigen?
- Bestätige Auftritte und genaue Zeiten spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung. Technische Anforderungen sollten zu diesem Zeitpunkt ebenfalls vollständig vorliegen, damit fehlendes Equipment noch organisiert werden kann.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Offene Bühne?
- Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Kaufe außerdem genügend Trinkgläser sowie Tassen und Teller für das geplante Catering.
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