Organiser une réunion des habitants, étape par étape

Une réunion des habitants se prépare d’abord comme un rendez-vous collectif, puis comme une rencontre à faire vivre sur place. Commencez par fixer la date, le lieu et le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les autorisations, les besoins alimentaires, les supports de présentation et l’aménagement de la salle. Les oublis les plus fréquents concernent le suivi des réponses, les tests techniques et l’accueil des participants le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le programme et le thème
3 personnes
3
Renseigner les intervenants et les animateurs
2 personnes
4
Vérifier les autorisations et les déclarations
5
Réserver le lieu et les espaces
6
Définir la restauration et les options de régime
2 personnes
7
Rédiger le texte d’invitation
2 personnes
8
Préparer le formulaire d’inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier la réunion en ligne
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Envoyer un rappel aux habitants
14
Rassembler les présentations et les documents
2 personnes
15
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
16
Créer le plan du site et l'agencement de la salle
2 personnes
17
Commander les quantités de restauration
18
Concevoir la signalétique
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Imprimer la liste de présence
21
Imprimer les cartes de questions
22
Imprimer le matériel d’information
2 personnes
23
Rassembler le matériel et l’équipement
2 personnes
24
Faire les courses
2 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes
27
Préparer le catering
3 personnes
28
Ouvrir et vérifier la salle
2 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
4 personnes
31
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
32
Installer les stands d’information
4 personnes
33
Préparer les présentations
2 personnes
34
Tester le matériel sonore
2 personnes
35
Tester le projecteur et l'écran
2 personnes
36
Installer la signalétique
2 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
39
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

40
Enregistrer les participants
3 personnes
41
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
42
Servir le café et le thé
3 personnes
43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
44
Assurer l’ouverture
45
Animer les présentations
2 personnes
46
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Tenir les stands d'information
6 personnes
49
Animer les tables de discussion
6 personnes
50
Ouvrir le buffet
2 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
52
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
53
Servir les repas diététiques
2 personnes
54
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
55
Encadrer le programme du soir
2 personnes
56
Distribuer les cartes de feedback
2 personnes
57
Assurer la clôture
58
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes

Suivi

59
Rassembler les déchets
3 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Ranger le service traiteur
3 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Rassembler le matériel d’information
2 personnes
65
Nettoyer la salle
4 personnes
66
Retirer la signalétique
2 personnes
67
Retourner les matériels
2 personnes
68
Archiver les photos et les documents
69
Envoyer un message de remerciement
70
Gérer les objets trouvés
71
Rassembler les factures des fournisseurs
72
Conserver le registre des présences

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Accueil
Tables hautesqté 6
Tabouretsqté 12
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Piles rechargeablesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Cuisine

Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couverts de serviceqté 12
Pincesqté 6
Décapsuleursqté 4
Tire-bouchonsqté 2
Conteneurs alimentairesqté 12
Porte-étiquettesqté 20

Décoration

Nappesqté 12
Supports de badges nominatifsqté 120
Badges nominatifsqté 120
Panneaux d'informationqté 8
Chevaletsqté 6
Feuilles de paperboardqté 6
Marqueursqté 24
Stylosqté 120
Autocollants de voteqté 600
Panneaux indicateursqté 12
Bannières de présentationqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Distributeurs de savonqté 4
Supports pour serviettesqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’envoyer la moindre invitation. Gardez idéalement 6 à 8 semaines pour obtenir les autorisations, confirmer les intervenants et réserver les espaces nécessaires.
Ouvrez les inscriptions avec un formulaire qui demande le nombre de participants, les besoins alimentaires et les éventuelles contraintes d’accès. Relancez les habitants 7 jours avant la réunion pour fiabiliser les quantités de repas et de sièges.
Testez chaque présentation au moins 48 heures avant l’accueil : ordinateur, projecteur, écran, câbles HDMI, son et microphones. Prévoyez aussi des piles rechargeables et une solution de secours si un câble manque.
Organisez la salle selon le déroulé : accueil visible dès l’entrée, sièges orientés vers l’écran, tables de buffet séparées de l’espace de parole et signalétique lisible. Préparez les badges et la liste de présence avant l’arrivée des habitants.
Commandez la restauration après la clôture des inscriptions, puis vérifiez les quantités la veille. Refroidissez les boissons à temps et rassemblez tasses, verres, assiettes, couverts, pichets, thermos et matériel de service au même endroit.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une réunion des habitants ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour une réunion avec intervenants, réservation de salle et déclarations éventuelles. Gardez les 10 derniers jours pour les inscriptions, les relances, les documents et les vérifications techniques.
Quand envoyer les invitations pour une réunion des habitants ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant la date. Faites une relance 7 jours avant, puis traitez les dernières inscriptions avant de commander les repas et d’imprimer la liste de présence.
Que faut-il tester avant une réunion avec présentation ?: Testez au minimum 48 heures avant l’événement l’ordinateur, le projecteur, l’écran, les câbles HDMI, les haut-parleurs et les microphones. Vérifiez aussi le fonctionnement du cliqueur et la charge des piles rechargeables.
Quand commander la restauration pour une réunion des habitants ?: Commandez après la clôture des inscriptions, généralement 5 à 7 jours avant la réunion. Ajoutez les besoins alimentaires recueillis dans le formulaire et prévoyez une petite marge pour les arrivées non confirmées.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.