Organiser une réunion d’énergie, étape par étape

Une réunion d’énergie réussie repose d’abord sur un programme clair, des intervenants confirmés et une inscription bien suivie. Commencez par réserver le lieu et fixer la date, puis avancez vers les invitations, l’accueil et la restauration. Prévoyez aussi un test complet du vidéoprojecteur, des microphones et des câbles avant l’arrivée des participants. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, l’accessibilité, la signalétique et les informations de transport.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Contacter les intervenants
4
Confirmer les intervenants
5
Rassembler les présentations
6
Concevoir les invitations
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Confirmer les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recenser l’accessibilité
12
Partager les informations de transport
13
Publier le programme
14
Envoyer un rappel
15
Imprimer la liste des visiteurs
16
Créer des badges nominatifs
2 personnes
17
Préparer les panneaux de direction
18
Commander le catering
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
22
Récupérer les produits frais
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Mettre les plats diététiques à part
2 personnes
26
Préparer le point café
2 personnes
27
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
28
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
29
Installer les tables
3 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Aménager la table de présentation
2 personnes
32
Brancher le projecteur
2 personnes
33
Tester les microphones
2 personnes
34
Tester les présentations
2 personnes
35
Vérifier l'éclairage
36
Dégager les voies de circulation sécurisées
2 personnes
37
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
38
Installer le matériel d’information
2 personnes
39
Lancer la musique d’ambiance

Événement

40
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
41
Accueillir les visiteurs
2 personnes
42
Distribuer les badges
2 personnes
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Assurer la présentation d’ouverture
45
Accompagner les intervenants
46
Animer les présentations
47
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
48
Passer les microphones
2 personnes
49
Servir les en-cas de pause
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Gérer le point café
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Monter le buffet
3 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
55
Servir le dîner
4 personnes
56
Servir les repas diététiques
2 personnes
57
Animer le débat
2 personnes
58
Tenir le stand d’information
6 personnes
59
Présenter la clôture
60
Reconduire les visiteurs
2 personnes
61
Rassembler les objets trouvés

Suivi

62
Éteindre l’équipement
2 personnes
63
Rassembler la vaisselle
3 personnes
64
Stocker les restes au frais
2 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Trier les déchets
3 personnes
68
Nettoyer la salle
3 personnes
69
Nettoyer la cuisine
2 personnes
70
Vérifier les sanitaires
71
Fermer le lieu
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
74
Retourner les matériels de location
2 personnes
75
Envoyer un message de remerciement
76
Renvoyer les présentations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 8
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Carafesqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 2
Kit d’adaptateurs HDMI
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentation
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Petits bolsqté 20
Boîtes de conservationqté 12
Papier aluminiumqté 2

Décoration

Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 100
Supports de badges nominatifsqté 100
Stylosqté 30
Brochures du programmeqté 110
Panneaux d’informationqté 8
Panneaux de directionqté 8
Autocollants flèchesqté 30
Panneaux de présentationqté 8
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 4 semaines pour contacter les intervenants, recueillir les inscriptions et ajuster l’organisation.
Demandez les besoins alimentaires et les informations d’accessibilité dès l’inscription. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant la réunion, puis séparez clairement les plats adaptés.
Confirmez chaque intervenant au plus tard 10 jours avant l’événement et récupérez les présentations 3 jours avant. Testez ensuite les fichiers sur l’ordinateur portable utilisé sur place.
Organisez l’accueil avec une table d’inscription, la liste imprimée des visiteurs et des badges nominatifs classés par ordre alphabétique. Préparez aussi les panneaux de direction avant l’ouverture des portes.
Installez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, la table de mixage, les haut-parleurs et les câbles au moins 2 heures avant le début. Gardez des rallonges, multiprises, adaptateurs HDMI et batteries externes en réserve.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une réunion d’énergie ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les intervenants, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et commander la restauration.
Quand faut-il confirmer les intervenants ?: Confirmez-les au plus tard 10 jours avant la réunion. Demandez leurs présentations au moins 3 jours avant afin de vérifier les formats, les vidéos et les connexions nécessaires.
Quand envoyer le rappel aux participants ?: Envoyez un rappel 5 à 7 jours avant l’événement. Ajoutez le programme final, les informations de transport, l’horaire d’accueil et toute consigne concernant les besoins alimentaires.
Quand préparer le matériel audiovisuel ?: Installez et testez le matériel au moins 2 heures avant le début. Vérifiez séparément le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les câbles HDMI, les adaptateurs et les haut-parleurs.

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