Organiser une régate d’aviron des jeunes, étape par étape

Une régate de jeunes se prépare d’abord comme une opération de sécurité, puis comme une compétition. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Le règlement, le parcours, les bateaux de sécurité et les autorisations doivent être verrouillés assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Ensuite, coordonnez les participants, les bénévoles, le jury, le matériel, les repas et l’accueil afin que chaque personne sache quoi faire dès son arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
3 personnes
2
Confirmer le lieu de la compétition
2 personnes
3
Définir les catégories de compétition
3 personnes
4
Rédiger le règlement et le plan de sécurité
3 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Solliciter les sponsors et les prix
2 personnes
8
Définir les membres du jury
2 personnes
9
Réserver les bateaux et le matériel d'aviron
2 personnes
10
Réserver les bateaux de sécurité
2 personnes
11
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Préparer les listes de départ
2 personnes
15
Recruter des bénévoles
2 personnes
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
18
Élaborer le parcours de stationnement et de circulation
2 personnes
19
Vérifier les réservations
20
Récupérer les prix et les médailles
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Trier les dossards
2 personnes
23
Vérifier le matériel
3 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Inspecter le terrain de compétition
3 personnes
27
Monter les tentes
6 personnes
28
Installer les tables et les chaises
5 personnes
29
Mettre en place l’inscription
3 personnes
30
Aménager le point de restauration
4 personnes
31
Définir la ligne d'arrivée et la ligne de départ
4 personnes
32
Installer les bouées et les couloirs de course
6 personnes
33
Mettre les bateaux à l’eau
6 personnes
34
Vérifier les bateaux de sécurité
4 personnes
35
Tester le système de sonorisation
2 personnes
36
Préparer les documents de la compétition
2 personnes
37
Briefer les bénévoles
4 personnes

Événement

38
Enregistrer les participants
4 personnes
39
Distribuer les dossards
2 personnes
40
Attribuer les bateaux
3 personnes
41
Donner le briefing aux rameurs
3 personnes
42
Accueillir le public
2 personnes
43
Lancer les concours
4 personnes
44
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
45
Noter les résultats d’arrivée
3 personnes
46
Affecter des bateaux de sécurité
6 personnes
47
Accompagner les rameurs
4 personnes
48
Servir les boissons
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Préparer le café et le thé
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les résultats
3 personnes
54
Préparer la remise des prix
3 personnes
55
Assurer la remise des prix
4 personnes
56
Servir le dîner
5 personnes
57
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
58
Informer le public de l’heure de départ
2 personnes
59
Faire quitter le public en toute sécurité
3 personnes

Suivi

60
Sortir les bateaux de l'eau
6 personnes
61
Retirer les bouées et les couloirs
5 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Ranger le point traiteur
3 personnes
64
Démonter les tentes
6 personnes
65
Évacuer les tables et les chaises
5 personnes
66
Nettoyer le site
5 personnes
67
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
68
Compter et charger le matériel
4 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Archiver l’administration du concours
2 personnes
71
Stocker les restes au frais
2 personnes
72
Nettoyer le matériel sale
3 personnes
73
Réapprovisionner les consommables

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Barrières de sécuritéqté 20
Pieds de parasolqté 4

Matériel de sport

Bateaux de compétitionqté 12
Bateaux de sécuritéqté 2
Ramesqté 30
Gilets de sauvetage jeunesseqté 40
Gilets de sauvetage adultesqté 15
Bouées de compétitionqté 24
Lignes de bouéesqté 12
Drapeaux de départqté 4
Fanions d’arrivéeqté 4
Chronomètresqté 8
Pagaiesqté 6
Aussièresqté 12
Sangles de transportqté 6
Pompes à mainqté 4
Pièces de rechange pour bateaux d’aviron

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Bouées de sauvetageqté 4
Hameçons de lancerqté 4
Couvertures de survieqté 12
Lampes de pocheqté 8
Siffletsqté 12
Talkies-walkiesqté 10
Ruban de sécuritéqté 6
Gants de travailqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Ordinateur portableqté 2
Imprimantesqté 2
Protection des prises électriquesqté 6
Glacièresqté 8
Serre-jointsqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Gants de coupeqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 150
Petits bolsqté 100
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 80
Pichets de serviceqté 12
Gobelets thermiquesqté 30

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Pancartes de bouéeqté 20
Drapeaux du club d’avironqté 6
Panneaux indicateursqté 12

Informations

Tableaux blancsqté 4
Presse-papiersqté 12
Étiquettes nominativesqté 150
Numéros de départqté 150
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Papier d'impression A4qté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Chiffons microfibresqté 24
Brosses à vaisselleqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le parcours et le plan de sécurité avant d’envoyer les invitations. Précisez les catégories, les horaires de départ, les zones réservées aux bateaux de sécurité et la conduite à tenir en cas d’incident.
Ouvrez les inscriptions avec une date limite clairement indiquée, puis prévoyez au moins une vérification intermédiaire. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires et les informations utiles pour établir les listes de départ.
Réservez ensemble les bateaux de compétition, les rames, les gilets de sauvetage et les bateaux de sécurité. Faites un contrôle complet du matériel au plus tard la veille, y compris les pièces de rechange, les sangles et les pompes à main.
Répartissez les bénévoles par fonction plutôt que par disponibilité générale : accueil, embarquement, chronométrage, circulation, ravitaillement et sécurité. Remettez à chaque équipe un horaire, un point de rendez-vous et un moyen de communication comme un talkie-walkie.
Ne gardez pas la circulation et les récompenses pour le dernier jour. Préparez le plan de stationnement, les barrières, les zones d’attente, les dossards, les médailles et les prix au moins 24 heures avant le début de la régate.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une régate d’aviron des jeunes ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, obtenir les autorisations, solliciter les sponsors, ouvrir puis traiter les inscriptions et réserver les bateaux ainsi que le matériel de sécurité.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une régate d’aviron ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant la compétition et fixez une clôture 10 à 14 jours avant. Gardez ensuite une semaine pour vérifier les catégories, les besoins alimentaires et les listes de départ.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une régate de jeunes ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par poste opérationnel et ajoutez 20 % de renfort pour les pauses et les imprévus. Pour une petite régate, comptez généralement 10 à 15 bénévoles répartis entre accueil, parcours, chronométrage, circulation et ravitaillement.
Quand vérifier le matériel et les bateaux de sécurité ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis un contrôle final la veille. Le jour de la régate, contrôlez encore les gilets, les rames, les chronomètres, les talkies-walkies et les trousses de premiers secours avant l’arrivée des jeunes.

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