Jugendruderregatta organisieren: die richtige Reihenfolge

Eine Jugendruderregatta steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Datum, Programm und Wettkampfkategorien fest, danach sicherst du Strecke, Genehmigungen und Boote. Plane Sicherheitsboote, Rettungsausrüstung und Funkgeräte nicht als letzten Punkt, sondern parallel zur sportlichen Organisation. Wenn die Anmeldungen geschlossen sind, entstehen Startlisten, Einsatzpläne und Teilnehmerinformationen. Die letzten Tage gehören der Materialkontrolle, den Startnummern, gekühlten Getränken und vorbereiteten Snacks.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
3 Personen
2
Wettkampfort bestätigen
2 Personen
3
Wettbewerbskategorien festlegen
3 Personen
4
Reglement und Sicherheitsplan erstellen
3 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldeformular öffnen
7
Sponsoren und Preise kontaktieren
2 Personen
8
Jurymitglieder erfassen
2 Personen
9
Boote und Rudergeräte reservieren
2 Personen
10
Sicherheitsboote reservieren
2 Personen
11
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Startlisten vorbereiten
2 Personen
15
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
16
Freiwillige einteilen
2 Personen
17
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
18
Park- und Laufweg ausarbeiten
2 Personen
19
Reservierungen prüfen
20
Preise und Medaillen abholen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Startnummern sortieren
2 Personen
23
Materialien prüfen
3 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Snacks vorbereiten
3 Personen
26
Wettkampfgelände inspizieren
3 Personen
27
Zelte aufbauen
6 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
29
Anmeldung einrichten
3 Personen
30
Cateringbereich einrichten
4 Personen
31
Start- und Ziellinie abstecken
4 Personen
32
Bojen und Wettkampfbahnen platzieren
6 Personen
33
Boote zu Wasser lassen
6 Personen
34
Sicherheitsboote kontrollieren
4 Personen
35
Beschallungsanlage testen
2 Personen
36
Wettbewerbsunterlagen bereitlegen
2 Personen
37
Freiwillige einweisen
4 Personen

Event

38
Teilnehmer registrieren
4 Personen
39
Startnummern ausgeben
2 Personen
40
Boote zuweisen
3 Personen
41
Ruderer-Briefing geben
3 Personen
42
Publikum willkommen heißen
2 Personen
43
Wettkämpfe starten
4 Personen
44
Zwischenzeiten erfassen
3 Personen
45
Zielzeiten notieren
3 Personen
46
Sicherheitsboote besetzen
6 Personen
47
Ruderer begleiten
4 Personen
48
Getränke servieren
3 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Snacks servieren
3 Personen
51
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
52
Mülleimer leeren
2 Personen
53
Ergebnisse prüfen
3 Personen
54
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
55
Preisverleihung durchführen
4 Personen
56
Abendessen servieren
5 Personen
57
Musik und Durchsagen betreuen
2 Personen
58
Publikum über die Abfahrtszeit informieren
2 Personen
59
Publikum sicher hinausleiten
3 Personen

Nachbereitung

60
Boote aus dem Wasser holen
6 Personen
61
Bojen und Bahnen entfernen
5 Personen
62
Geschirr abwaschen
3 Personen
63
Cateringbereich aufräumen
3 Personen
64
Zelte abbauen
6 Personen
65
Tische und Stühle abtransportieren
5 Personen
66
Gelände reinigen
5 Personen
67
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
68
Materialien zählen und verladen
4 Personen
69
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
70
Wettkampfunterlagen archivieren
2 Personen
71
Reste gekühlt lagern
2 Personen
72
Verschmutztes Material reinigen
3 Personen
73
Verbrauchte Materialien nachfüllen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 20
SchirmständerAnz. 4

Sportmaterial

WettkampfboteAnz. 12
RettungsbooteAnz. 2
RuderblätterAnz. 30
Jugendliche RettungswestenAnz. 40
Schwimmwesten für ErwachseneAnz. 15
WettkampfschwimmbojenAnz. 24
AbspannleinenAnz. 12
StartflaggenAnz. 4
ZielflaggenAnz. 4
StoppuhrenAnz. 8
PaddelAnz. 6
FestmacherleinenAnz. 12
TragegurteAnz. 6
HandpumpenAnz. 4
Ersatzteile für Ruderboote

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsringeAnz. 4
WurfhakenAnz. 4
NotfalldeckenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 8
PfeifenAnz. 12
FunkgeräteAnz. 10
SicherheitsbandAnz. 6
ArbeitshandschuheAnz. 12

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 8
LaptopAnz. 2
DruckerAnz. 2
SteckdosensicherungAnz. 6
KühlboxenAnz. 8
SchraubzwingenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlcontainerAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
BrotkörbeAnz. 6
SchneidhandschuheAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
TellerAnz. 150
SchälchenAnz. 100
BestecksetsAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
AusgießkannenAnz. 12
ThermobecherAnz. 30

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BojenschilderAnz. 20
RudervereinsflaggenAnz. 6
WegweiserAnz. 12

Informationen

WhiteboardsAnz. 4
KlemmbretterAnz. 12
NamensaufkleberAnz. 150
StartnummernAnz. 150
StifteAnz. 40
MarkerAnz. 12
A4-DruckpapierAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 24
SpülbürstenAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Programm und Kategorien mindestens 10 bis 12 Wochen vorher fest. Bestätige den Wettkampfort schriftlich, bevor du Einladungen und das Anmeldeformular verschickst.
Schließe die Anmeldung etwa 3 Wochen vor dem Renntag. Danach kannst du Startlisten, Ernährungswünsche und die Einteilung der Freiwilligen zuverlässig bearbeiten.
Plane für jede Sicherheitsposition eine benannte Person und ein Kommunikationsmittel ein. Prüfe Funkgeräte, Pfeifen, Rettungsringe, Wurfhaken und Erste-Hilfe-Koffer spätestens 7 Tage vorher gemeinsam.
Reserviere Wettkampfboote, Ruderblätter und Rettungsboote frühzeitig und kontrolliere Ersatzteile, Handpumpen und Festmacherleinen mindestens 48 Stunden vor dem Aufbau.
Schicke Teilnehmerinformationen spätestens 5 Tage vor der Regatta. Nenne darin Park- und Laufwege, Zeiten, Startnummernausgabe sowie Hinweise zu Verpflegung und mitzubringender Ausrüstung.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Jugendruderregatta planen?: Beginne mindestens 10 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Wettkampfort und Genehmigungen. Boote, Rettungsboote und Helfer solltest du möglichst innerhalb der ersten 4 Wochen reservieren beziehungsweise anfragen.
Wann sollte die Anmeldung für eine Jugendruderregatta schließen?: Ein Anmeldeschluss etwa 3 Wochen vor dem Wettkampftag lässt genug Zeit für Startlisten, Kategorien und Ernährungswünsche. Die finalen Teilnehmerinformationen kannst du anschließend spätestens 5 Tage vorher versenden.
Wie viele Helfer braucht eine Jugendruderregatta?: Plane mindestens 1 verantwortliche Person pro Sicherheits- und Organisationsbereich ein und teile zusätzlich Reservekräfte für Pausen ein. Für eine kleine Regatta solltest du den Einsatzplan 7 bis 10 Tage vorher mit allen Freiwilligen bestätigen.
Wann muss die Sicherheitsausrüstung geprüft werden?: Führe eine vollständige Prüfung 7 Tage vor der Regatta durch und eine kurze Kontrolle am Aufbau- oder Wettkampfmorgen. Dazu gehören unter anderem Rettungswesten, Rettungsringe, Wurfhaken, Notfalldecken, Taschenlampen und Funkgeräte.

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