Organiser une randonnée sans rien laisser au hasard

Une randonnée réussie commence bien avant l’arrivée des participants. Définissez d’abord un itinéraire réalisable, reconnaissez-le sur le terrain et prévoyez une alternative en cas de problème. Ensuite, enchaînez les autorisations, les inscriptions, l’information des marcheurs et la répartition des bénévoles. Les oublis les plus fréquents concernent le balisage, les besoins alimentaires, les batteries de communication et l’installation du point de départ.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l'itinéraire de randonnée
2 personnes
2
Parcourir l’itinéraire à l’avance
2 personnes
3
Déterminer un itinéraire alternatif
2 personnes
4
Réserver le lieu de départ
5
Demander l’autorisation de parcours
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer les informations aux participants
10
Répartir les bénévoles
11
Répartir les postes de parcours
12
Vérifier le matériel
2 personnes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Imprimer les cartes d'itinéraire
15
Imprimer la liste des participants
16
Préparer les badges nominaux
17
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
18
Préparer les paniers-repas
3 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Emballer le matériel par courrier
2 personnes
21
Vérifier les prévisions météo

Événement

22
Ouvrir le point de départ
2 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Installer les tentes de fête
4 personnes
25
Aménager le stand d’information
2 personnes
26
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
27
Aménager les postes de repos
3 personnes
28
Préparer le café et le thé
2 personnes
29
Briefer les bénévoles
2 personnes
30
Enregistrer les participants
3 personnes
31
Distribuer les badges nominatifs
32
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
2 personnes
33
Faire partir les groupes de marche
3 personnes
34
Doter les postes du parcours en personnel
6 personnes
35
Approvisionner les postes de repos
3 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
38
Accompagner les derniers marcheurs
2 personnes
39
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
40
Désinscrire les participants
2 personnes
41
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

42
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
43
Démonter les tentes de fête
4 personnes
44
Rassembler les déchets
3 personnes
45
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
46
Nettoyer le lieu de départ
3 personnes
47
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
48
Gérer les objets trouvés
49
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 50
Nappesqté 4
Poubellesqté 4

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Distributeurs d'eauqté 3
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Rallonges électriquesqté 2
Lampes à batterieqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8

Matériel de sport

Flèches de directionqté 30
Rubans de marquageqté 10
Cônes de signalisationqté 12
Gilets de sécuritéqté 10
Siffletsqté 8
Bâtons de marcheqté 6
Chemises de parcours imperméablesqté 50

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Cuillères de serviceqté 6
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Trousses de premiers secoursqté 2
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 4

Catering

Courses

Conseils

Reconnaissez l’itinéraire au moins une fois à pied avant d’ouvrir les inscriptions. Notez les passages difficiles, les points d’eau, les croisements et le temps nécessaire pour chaque section.
Préparez l’itinéraire de secours avant d’envoyer les invitations. Une variante clairement décrite permet de réagir rapidement à une météo défavorable, à un accès fermé ou à un passage devenu impraticable.
Fixez une date limite d’inscription et demandez les besoins alimentaires à ce moment-là. Prévoyez ensuite les paniers-repas, l’eau, les boissons fraîches et le café selon le nombre confirmé, plutôt qu’une estimation vague.
Attribuez les postes du parcours avec des horaires précis. Chaque bénévole doit savoir où se placer, comment communiquer et qui contacter grâce aux talkies-walkies ou aux batteries externes.
Balisage et accueil se préparent séparément du matériel de randonnée. Imprimez les cartes et la liste des participants, préparez les badges et les panneaux, puis vérifiez la veille les flèches, rubans, cônes, gilets et lampes à batterie.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée ?: Prévoyez au minimum 4 à 6 semaines pour une randonnée avec inscriptions, autorisation de parcours et bénévoles. Commencez plus tôt si le lieu de départ doit être réservé ou si le parcours traverse plusieurs zones.
Quand faut-il reconnaître l’itinéraire d’une randonnée ?: Faites une reconnaissance complète avant l’ouverture des inscriptions, puis contrôlez les points sensibles dans la semaine qui précède. Une dernière vérification 24 à 48 heures avant le départ permet de repérer un obstacle ou un balisage déplacé.
Combien de bénévoles faut-il pour une randonnée ?: Le nombre dépend des croisements, des points de ravitaillement et de la longueur du parcours. Établissez la répartition après la reconnaissance et prévoyez au moins un responsable pour chaque poste, avec une personne de remplacement connue.
Que faut-il vérifier la veille d’une randonnée ?: Contrôlez les prévisions météo, le matériel de communication, les cartes, les listes, les badges et tout le balisage. Préparez aussi les paniers-repas, refroidissez les boissons et regroupez le matériel par poste pour éviter les recherches le matin.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.