Comment organiser une randonnée sans rien oublier

Une randonnée réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours et sa sécurité, puis les autorisations, les inscriptions et les bénévoles. Prévoyez ensuite le balisage, les points de repos et l’accueil au départ. Les oublis les plus fréquents concernent les toilettes, les besoins alimentaires, les cartes imprimées et le matériel de secours. Ce plan vous aide à répartir les tâches jusqu’à l’installation du site et au briefing du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Choisir et re-mesurer le parcours
2 personnes
2
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
3
Informer la commune et les propriétaires fonciers
4
Prévoir le point de départ et les toilettes
5
Recruter des bénévoles
2 personnes
6
Créer le formulaire d’inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Créer la carte du parcours et la liste des participants
2 personnes
11
Vérifier les prévisions météo
12
Confirmer l’affectation des bénévoles
13
Rappeler les participants
14
Faire les courses
2 personnes
15
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
16
Préparer les packs participants
3 personnes
17
Vérifier le matériel de premiers secours
18
Emballer le matériel par envoi postal
2 personnes

Événement

19
Installer le site de départ et d’arrivée
5 personnes
20
Balisage du parcours
4 personnes
21
Aménager les postes de repos
4 personnes
22
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
23
Tenir la table d’inscription
3 personnes
24
Enregistrer les participants
3 personnes
25
Donner les consignes de départ
2 personnes
26
Faire partir les groupes de marche
3 personnes
27
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
28
Distribuer de l’eau et des fruits
4 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
30
Vérifier l'itinéraire et les participants restés en arrière
2 personnes
31
Fournir les premiers secours
2 personnes
32
Enregistrer les participants à l’arrivée
2 personnes
33
Servir le café et le thé
3 personnes
34
Informer les participants de l’heure de fin

Suivi

35
Rassembler les panneaux de parcours
4 personnes
36
Démonter le matériel
5 personnes
37
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
38
Nettoyer le lieu
3 personnes
39
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
40
Enregistrer les objets trouvés
41
Remercier les participants et les bénévoles
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaises pliantesqté 12
Nappesqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Talkies-walkiesqté 6

Matériel de parcours

Panneaux de directionqté 40
Flèches de directionqté 60
Ruban de balisageqté 4
Gilets pour bénévolesqté 12
Supports de cartes de parcoursqté 12
Piquetsqté 20
Cônesqté 20
Presse-papiersqté 4
Marqueursqté 12
Marqueurs indélébilesqté 6
Stylosqté 30
Étiquettes nominativesqté 100
Numéros de départqté 80
Panneaux d’affichageqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Thermosqté 6
Pichets de serviceqté 6
Plateauxqté 6
Pincesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Louchesqté 6
Pains de glaceqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Couvertures réfléchissantesqté 4
Gants de travailqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Balaisqté 2
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par refaire le parcours à pied ou à vélo, puis mesurez-le à nouveau. Notez les croisements, les passages privés et les endroits où une flèche ou un bénévole sera nécessaire.
Réglez les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Informez la commune et les propriétaires concernés au moins 4 semaines à l’avance, surtout si le tracé emprunte des chemins privés.
Fermez les inscriptions quelques jours avant la randonnée pour établir la liste des participants, les besoins alimentaires et le nombre de packs à préparer. Gardez une marge de 5 à 10 % pour les changements de dernière minute.
Préparez le balisage et les postes de repos séparément du matériel d’accueil. Comptez au minimum une personne responsable du départ, une par point sensible et une équipe pour retirer les panneaux après le passage du dernier groupe.
La veille, vérifiez la météo, chargez les talkies-walkies et regroupez le matériel par zone. Le matin, installez les tables, les toilettes, les panneaux et la table d’inscription avant l’arrivée des participants, idéalement 90 minutes à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour une randonnée de taille courante. Ce délai permet de vérifier le parcours, obtenir les accords nécessaires, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions sans précipitation.
Quand faut-il baliser le parcours d’une randonnée ?: Effectuez le balisage le jour même ou la veille, selon la durée de vie du matériel et les règles locales. Faites ensuite un contrôle complet du parcours 1 à 2 heures avant le départ, notamment aux carrefours et aux changements de direction.
Combien de bénévoles faut-il pour une randonnée ?: Prévoyez au moins 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour l’inscription et 1 par point de sécurité ou de repos. Pour un parcours comportant 4 points sensibles, une équipe de 7 à 10 personnes permet généralement de couvrir le départ, les postes et le retrait du balisage.
Que faut-il prévoir au point de départ d’une randonnée ?: Installez les tables d’inscription, les numéros de départ, les cartes, les consignes, les toilettes et un espace couvert. Terminez l’installation au moins 90 minutes avant le départ et gardez les listes de participants, les stylos et le matériel de premiers secours à portée de main.

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