Zo organiseer je een wandeltocht zonder last-minute gedoe

Begin niet met de inschrijvingen, maar met de route. Meet de afstand na, controleer gevaarlijke oversteekplaatsen en leg vroeg contact met de gemeente en grondeigenaren. Daarna regel je de startlocatie, toiletten, vrijwilligers en registratie. In de laatste week draait alles om bevestigen: de weersverwachting, de vrijwilligersindeling, routekaarten, deelnemerspakketten en de bewegwijzering. Zo weet je op de dag zelf precies wie waar staat en welke materialen naar elke post moeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route kiezen en nameten
2 personen
2
Route op veiligheid controleren
2 personen
3
Gemeente en grondeigenaren informeren
4
Startlocatie en toiletten regelen
5
Vrijwilligers werven
2 personen
6
Aanmeldformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Routekaart en deelnemerslijst maken
2 personen
11
Weersverwachting controleren
12
Vrijwilligersindeling bevestigen
13
Deelnemers herinneren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Routekaarten afdrukken
2 personen
16
Deelnemerspakketten samenstellen
3 personen
17
EHBO-materiaal controleren
18
Materialen per post verpakken
2 personen

Event

19
Start- en finishlocatie opbouwen
5 personen
20
Route bewegwijzeren
4 personen
21
Rustposten inrichten
4 personen
22
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
23
Inschrijftafel bemannen
3 personen
24
Deelnemers registreren
3 personen
25
Startinstructies geven
2 personen
26
Wandelgroepen laten vertrekken
3 personen
27
Routeposten bemannen
8 personen
28
Water en fruit uitdelen
4 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Route en achterblijvers controleren
2 personen
31
Eerste hulp verlenen
2 personen
32
Finishdeelnemers registreren
2 personen
33
Koffie en thee serveren
3 personen
34
Deelnemers informeren over eindtijd

Nazorg

35
Routebordjes verzamelen
4 personen
36
Materialen afbreken
5 personen
37
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
38
Locatie schoonmaken
3 personen
39
Geleende materialen retourneren
2 personen
40
Gevonden voorwerpen registreren
41
Deelnemers en vrijwilligers bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Portofoonsaantal 6

Routebenodigdheden

Pijlbordjesaantal 40
Routepijlenaantal 60
Afzetlintaantal 4
Hesjes voor vrijwilligersaantal 12
Routekaarthoudersaantal 12
Prikpalenaantal 20
Pionnenaantal 20
Klembordenaantal 4
Markeerstiftenaantal 12
Watervaste stiftenaantal 6
Pennenaantal 30
Naamstickersaantal 100
Startnummersaantal 80
Prikbordenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Thermoskannenaantal 6
Schenk kannenaantal 6
Dienbladenaantal 6
Tangenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Koelelementenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Reflecterende dekensaantal 4
Werkhandschoenenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Bezemsaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Meet de route minstens één keer volledig na en noteer per rustpost de afstand vanaf de start. Controleer daarnaast vooraf kruisingen, smalle paden en plekken waar afzetlint of pionnen nodig zijn.
Regel toestemming niet pas na de inschrijving. Informeer de gemeente en grondeigenaren zodra de route vaststaat, bij voorkeur enkele weken voor de wandeltocht, zodat je nog kunt aanpassen.
Plan de inschrijftafel op een overdekte startlocatie en leg startnummers, naamstickers, pennen en klemborden klaar. Reken extra tijd voor deelnemers die nog moeten registreren of vragen hebben over de route.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk een week vooraf definitief en geef iedereen een korte briefing. Gebruik hesjes en portofoons voor herkenbaarheid en spreek af wie bij een routeprobleem of noodgeval beslist.
Controleer de route bewegwijzering op de ochtend zelf, niet alleen de avond ervoor. Zet routepijlen, pijlbordjes en prikpalen op zichtbare plekken en haal na afloop alle markeringen weer weg.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandeltocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de route nameten, toestemming regelen, vrijwilligers werven en de inschrijving openen zonder tijdsdruk.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wandeltocht?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en kruisingen, maar plan naast de organisatie minimaal één vrijwilliger bij de inschrijftafel, rustposten en belangrijke routepunten. Maak de indeling uiterlijk 7 dagen vooraf definitief.
Wat moet ik klaarzetten bij de start van een wandeltocht?: Zet minimaal een tafel met inschrijfmateriaal, routekaarten, startnummers en naamstickers klaar. Regel daarnaast een overdekte plek, toiletten, stoelen en duidelijke startinstructies; bouw de locatie minstens 1 uur voor de eerste start op.
Wanneer controleer ik het weer voor een wandeltocht?: Bekijk de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Pas bij warmte, regen of onweer je waterpunten, kledingadvies, rustposten en vrijwilligersbezetting aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.