Organiser une randonnée guidée, étape par étape

Une randonnée guidée réussie se prépare d’abord sur le terrain, puis autour des inscriptions et de l’accueil. Commencez par fixer l’itinéraire et la date, confirmez le guide ainsi qu’un remplaçant, puis repérez le parcours à l’avance. Prévoyez une solution de repli si la météo ou l’état des chemins pose problème. Les derniers jours servent à transmettre les informations pratiques, préparer le balisage, vérifier le matériel de sécurité et organiser le départ sans attente.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
2
Confirmer le guide et le remplaçant
2 personnes
3
Réserver le lieu de départ
4
Repérer l’itinéraire à l’avance
2 personnes
5
Déterminer un itinéraire alternatif
2 personnes
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Mettre à jour la liste des participants
10
Vérifier les prévisions météo
11
Envoyer les informations aux participants
12
Imprimer les cartes d'itinéraire
13
Préparer les badges nominatifs
14
Faire les courses
2 personnes
15
Refroidir les boissons
16
Vérifier la trousse de premiers secours
17
Recharger les téléphones et les talkies-walkies
18
Marquer les points du parcours
2 personnes
19
Installer les tables et les chaises
2 personnes
20
Installer la table d'inscription
2 personnes
21
Mettre en place le service traiteur
2 personnes

Événement

22
Le guide accueille les participants
2 personnes
23
Enregistrer les participants
2 personnes
24
Donner le briefing de bienvenue
25
Encadrer la randonnée
2 personnes
26
Distribuer de l'eau et des snacks
2 personnes
27
Encadrer les retardataires
28
Accueillir à nouveau les participants
2 personnes
29
Servir la soupe et le pain
3 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
31
Répondre aux questions des participants
32
Accompagner le départ des participants
2 personnes

Suivi

33
Retirer les marquages de parcours
2 personnes
34
Rassembler les déchets
2 personnes
35
Faire la vaisselle
2 personnes
36
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
37
Nettoyer le lieu de départ
2 personnes
38
Inventorier le matériel
39
Restituer le matériel emprunté
40
Enregistrer les objets trouvés
41
Envoyer le message de suivi aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 3
Chaises pliantesqté 8
Tente de réception
Nappesqté 3

Matériel de parcours

Cartes d'itinéraireqté 40
Flèches de directionqté 20
Ruban de balisageqté 2
Presse-papiersqté 3
Stylos à billeqté 20
Badges nominatifsqté 40
Sacs à dosqté 3
Chemises de parcours imperméablesqté 40

Équipement

Mégaphone
Talkies-walkiesqté 3
Batteries externesqté 3

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gilets de sécuritéqté 4
Couvertures de survieqté 4
Ponchos de pluieqté 10
Lampes de pocheqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 4

Catering

Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Marmite à soupeqté 2
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Soupes réutilisablesqté 40
Assiettes réutilisablesqté 40
Couverts réutilisablesqté 50
Louchesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Louches à soupeqté 4
Plateaux de serviceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 2

Conseils

Repérez l’itinéraire avant d’envoyer les invitations : mesurez la durée réelle, identifiez les passages délicats et notez au moins un itinéraire alternatif. Une reconnaissance tardive laisse peu de temps pour modifier les informations envoyées aux participants.
Fixez une date limite d’inscription et mettez à jour la liste chaque jour pendant la dernière semaine. Demandez les besoins alimentaires assez tôt pour ajuster les achats et le service au départ.
Envoyez les informations pratiques quelques jours avant la randonnée : heure et lieu de rendez-vous, durée prévue, équipement conseillé et numéro à contacter. Renvoyez un rappel après la vérification des prévisions météo.
Préparez le balisage et les cartes avant le jour J, puis contrôlez le parcours une dernière fois. Les flèches, le ruban de balisage et les points marqués doivent être visibles sans obliger le groupe à s’arrêter pour chercher son chemin.
Réservez une vraie marge pour l’accueil : installez la table d’inscription avant l’arrivée du groupe, chargez les téléphones et talkies-walkies, et gardez la trousse de premiers secours accessible. Le briefing doit avoir lieu avant le départ, pas pendant la marche.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une randonnée guidée ?: Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour fixer l’itinéraire, confirmer le guide, ouvrir les inscriptions et organiser le ravitaillement. Faites la reconnaissance du parcours avant l’envoi des invitations, puis gardez les derniers jours pour les vérifications.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations pratiques 3 à 5 jours avant la randonnée, puis un rappel la veille avec la météo et les éventuelles modifications. Indiquez clairement l’heure d’arrivée demandée afin de laisser le temps d’enregistrer tout le monde.
Que prévoir si le guide principal n’est pas disponible ?: Confirmez un remplaçant dès que la date est fixée et transmettez-lui l’itinéraire, les points de balisage et les consignes de sécurité. Il doit connaître le parcours avant le jour de la randonnée, et pas seulement recevoir les informations le matin même.
Combien de temps avant le départ faut-il installer l’accueil ?: Installez les tables, la table d’inscription et le ravitaillement au moins 45 minutes avant l’heure de départ. Cela laisse le temps de vérifier les listes, distribuer les badges et régler un problème de matériel avant le briefing.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.