Zo organiseer je een wandeltocht met gids

Begin niet met uitnodigingen, maar met de route, datum en startlocatie. Leg daarna de gids en een achtervang vast en verken het traject zelf, inclusief een alternatief bij slecht weer of een afgesloten pad. Zodra de route staat, kun je deelnemers aanmelden, dieetwensen verzamelen en de praktische informatie versturen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratie, een korte veiligheidsbriefing en materiaal dat ook bij regen bruikbaar blijft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en datum vastleggen
2 personen
2
Gids en achtervang bevestigen
2 personen
3
Startlocatie reserveren
4
Route vooraf verkennen
2 personen
5
Alternatieve route bepalen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Weersverwachting controleren
11
Deelnemersinformatie versturen
12
Routekaarten afdrukken
13
Naambadges voorbereiden
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
16
EHBO-set controleren
17
Telefoons en portofoons opladen
18
Routepunten markeren
2 personen
19
Tafels en stoelen plaatsen
2 personen
20
Registratietafel inrichten
2 personen
21
Catering klaarzetten
2 personen

Event

22
Gids ontvangt deelnemers
2 personen
23
Deelnemers registreren
2 personen
24
Welkomstbriefing geven
25
Wandeltocht begeleiden
2 personen
26
Water en snacks uitdelen
2 personen
27
Achterblijvers begeleiden
28
Deelnemers terug ontvangen
2 personen
29
Soep en brood serveren
3 personen
30
Dranken bijvullen
31
Vragen van deelnemers beantwoorden
32
Vertrek van deelnemers begeleiden
2 personen

Nazorg

33
Routemarkeringen verwijderen
2 personen
34
Afval verzamelen
2 personen
35
Servies afwassen
2 personen
36
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
37
Startlocatie schoonmaken
2 personen
38
Materialen inventariseren
39
Geleende materialen retourneren
40
Gevonden voorwerpen registreren
41
Deelnemers nabericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 3
Klapstoelenaantal 8
Partytent
Tafelkledenaantal 3

Routebenodigdheden

Routekaartenaantal 40
Routepijlenaantal 20
Markeerlintaantal 2
Klembordenaantal 3
Balpennenaantal 20
Naambadgesaantal 40
Rugzakkenaantal 3
Waterdichte routehoezenaantal 40

Apparatuur

Megafoon
Portofoonsaantal 3
Powerbanksaantal 3

Veiligheid

EHBO-set
Veiligheidshesjesaantal 4
Nooddekensaantal 4
Regenponcho'saantal 10
Zaklampenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Soepketelaantal 2
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare soepkommenaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 50
Opscheplepelsaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Soeplepelsaantal 4
Serveerschalenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2

Tips

Verken de route uiterlijk twee weken vooraf en bepaal meteen een alternatieve route. Controleer onderweg waar routepijlen of markeerlint nodig zijn en leg vast wie ze plaatst en weer weghaalt.
Plan de deelnemerscommunicatie in twee momenten: stuur de eerste informatie na inschrijving en deel de definitieve route, weersverwachting en kledingadviezen uiterlijk 48 uur voor vertrek.
Richt de registratie zo in dat één medewerker deelnemers afvinkt en een tweede persoon vragen opvangt. Leg klemborden, balpennen, naambadges en routekaarten minstens 30 minuten voor de start klaar.
Maak veiligheid zichtbaar: laat de gids de briefing verzorgen, controleer de EHBO-set en laad telefoons, portofoons en powerbanks de avond ervoor op. Spreek vooraf af wie achteraan loopt en wie bij een incident de groep opvangt.
Plan catering pas nadat het definitieve aantal deelnemers bekend is. Reken voor warme drank en soep op herbruikbare bekers en kommen, zet koelboxen en thermoskannen klaar en houd een partytent of regenponcho's achter de hand bij omslaand weer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wandeltocht met gids organiseren?: Leg route, datum, gids en startlocatie minimaal 6 weken vooraf vast. Verken de route uiterlijk 2 weken voor de tocht en verstuur de definitieve deelnemersinformatie 48 uur voor vertrek.
Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een wandeltocht met gids?: Plan naast de gids minimaal één achtervang die achteraan kan lopen en bij uitval kan overnemen. Bij een groep van meer dan 20 deelnemers is een extra begeleider voor registratie en routebewaking praktisch.
Wat moet je doen als het weer slecht wordt tijdens een wandeltocht?: Bepaal vóór de uitnodigingen een kortere alternatieve route en neem uiterlijk 48 uur vooraf een besluit op basis van de weersverwachting. Zorg daarnaast voor regenponcho's, waterdichte routehoezen en een beschutte plek voor registratie of catering.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de start van een wandeltocht?: Begin minimaal 60 minuten voor vertrek met tafels, routekaarten, naambadges en catering klaarzetten. Reserveer de laatste 10 minuten voor registratie, een veiligheidsbriefing en het controleren of niemand zonder routekaart vertrekt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.