Organiser une promenade musicale, étape par étape

Une promenade musicale se prépare d’abord comme un parcours, puis comme un événement artistique. Commence par fixer l’itinéraire, les arrêts musicaux et les lieux de départ, d’arrivée et de restauration. Vérifie ensuite les autorisations, les besoins des artistes et les points pratiques avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, ajuster les quantités et tester le parcours dans son ensemble.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l'itinéraire et les arrêts musicaux
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
3
Cadrer les musiciens et les artistes
2 personnes
4
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
5
Réserver le lieu de restauration
6
Organiser les premiers secours et l’aide au parcours
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Publier le plan du parcours et le programme
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Ajuster le programme musical
2 personnes
13
Parcourir l'itinéraire en entier
3 personnes
14
Recenser les points de passage
2 personnes
15
Définir les points de repos et les toilettes
2 personnes
16
Confirmer le nombre de participants
17
Commander les quantités de restauration
2 personnes
18
Vérifier les besoins en musique et en électricité
2 personnes
19
Vérifier les prévisions météo
20
Envoyer les informations aux participants
21
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
22
Récupérer les matériaux et les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Imprimer les listes de participants
26
Préparer les fichiers musicaux
2 personnes
27
Nettoyer le lieu de départ
2 personnes
28
Nettoyer le lieu final
2 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Monter les tentes de réception
4 personnes
31
Installer l’équipement sonore
3 personnes
32
Installer les instruments et les pieds
3 personnes
33
Fixer les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
35
Préparer les bracelets et les cartes d'itinéraire
2 personnes
36
Installer les panneaux de parcours et les flèches
4 personnes
37
Prévoir des points de repos avec de l’eau
2 personnes
38
Préparer le matériel de premiers secours
39
Effectuer la vérification du son
3 personnes
40
Faire le briefing des accompagnateurs de parcours
2 personnes

Événement

41
Accueillir les participants
4 personnes
42
Cocher les inscriptions
2 personnes
43
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
44
Assurer la musique d'ouverture
3 personnes
45
Prononcer le mot de bienvenue
46
Faire quitter le groupe en toute sécurité
3 personnes
47
Encadrer la prestation musicale au premier arrêt
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons au premier arrêt
2 personnes
49
Encadrer la traversée du parcours
3 personnes
50
Encadrer la prestation musicale à l’arrêt deux
3 personnes
51
Distribuer l’eau et les collations
3 personnes
52
Accompagner les retardataires vers l’itinéraire
2 personnes
53
Accompagner l’animation musicale au troisième arrêt
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons et les encas
2 personnes
55
Accompagner les participants jusqu’au lieu d’arrivée
3 personnes
56
Assurer la représentation finale
4 personnes
57
Servir le buffet et les boissons
4 personnes
58
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Allumer l’éclairage
61
Organiser la musique d'adieu
3 personnes
62
Renvoyer les participants chez eux
2 personnes
63
Collecter les déchets pendant l’événement
2 personnes

Suivi

64
Démonter le matériel audio
3 personnes
65
Emballer les instruments en toute sécurité
3 personnes
66
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
67
Démonter les tentes de fête
4 personnes
68
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
69
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
70
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
71
Nettoyer le lieu de départ et d’arrivée
3 personnes
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Nappesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Enceintes sur batterieqté 4
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Pieds de microqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Lampes de pocheqté 8
Glacièresqté 6
Tourniquetsqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 10

Décoration

Panneaux de directionqté 20
Panneaux indicateursqté 30
Affiches du programmeqté 12
Bannière de départ
Bannière de fin
Décoration de tableqté 8
Bouquets de ballonsqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Gobelets à café réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Salon des chefsqté 4
Poêlesqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Thermosqté 8
Pains de glaceqté 24
Pinces de serviceqté 10
Étiquettes pour les platsqté 30

Matériel de sport

Gilets réfléchissantsqté 12
Braceletsqté 120
Cartes d'itinéraireqté 130
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 8
Talkies-walkiesqté 8
Parapluiesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Sprays nettoyantsqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Parcours l’itinéraire en entier au moins 2 à 3 semaines avant l’événement. Note la durée entre chaque arrêt, les passages étroits, les zones sans réseau et l’emplacement des toilettes et des points de repos.
Lance les inscriptions seulement après avoir publié un parcours lisible et un programme prévisionnel. Demande dès le formulaire les besoins alimentaires et fixe une date limite, idéalement 7 jours avant la promenade.
Confirme les artistes et leurs besoins techniques au plus tard 10 jours avant. Pour chaque arrêt, vérifie l’alimentation électrique, les rallonges, les multiprises et la solution de secours avec des enceintes sur batterie.
Prévois l’encadrement du déplacement, pas seulement les concerts. Répartis l’aide sur le parcours, prépare les panneaux de direction et imprime une liste des participants avant le jour J.
Commande la restauration à partir du nombre confirmé, puis garde une marge raisonnable pour les boissons et les encas. Refroidis les boissons la veille et prépare les verres, assiettes et couverts réutilisables avant l’arrivée du groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une promenade musicale ?: Commence 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les lieux et les artistes doivent être cadrés avant l’ouverture des inscriptions, puis le parcours doit être testé au moins 2 semaines avant.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une promenade musicale ?: Ouvre-les dès que l’itinéraire, le programme provisoire et les lieux de départ et d’arrivée sont confirmés. Ferme ou mets à jour les inscriptions environ 7 jours avant afin de commander la restauration sur un nombre fiable.
Que faut-il prévoir pour la musique sur le parcours ?: Demande à chaque musicien ses besoins au moins 10 jours avant : alimentation, microphones, pieds, câbles et durée d’installation. Pour les arrêts sans prise disponible, prévois des enceintes sur batterie et des batteries externes.
Comment gérer la météo le jour d’une promenade musicale ?: Consulte les prévisions 72 heures puis 24 heures avant. Vérifie les tentes, les solutions de protection du matériel et les conditions d’annulation ou de modification du parcours avec les lieux concernés.

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