Zo organiseer je een muzikale wandeling
Begin niet met het boeken van muzikanten, maar met de route. Bepaal eerst hoeveel muziekstops haalbaar zijn, waar deelnemers rusten en waar start, catering en finish komen. Controleer daarna vergunningen, oversteekplaatsen, stroom en geluidsbeperkingen. Leg acts vast zodra tijden en speelplekken duidelijk zijn. In de laatste week draait alles om voorlopen, deelnemersinformatie, routeborden en het controleren van aantallen, dieetwensen en weersverwachting.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Route en muziekstops bepalen
2 personen
- 2
Vergunningen en meldingen controleren
- 3
Muzikanten en acts vastleggen
2 personen
- 4
Start- en eindlocatie reserveren
- 5
Cateringlocatie reserveren
- 6
EHBO en routehulp regelen
2 personen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Aanmeldformulier openen
- 9
Routekaart en programma publiceren
2 personen
- 10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Muziekprogramma afstemmen
2 personen
- 13
Route volledig voorlopen
3 personen
- 14
Oversteekplaatsen inventariseren
2 personen
- 15
Rustpunten en toiletten bepalen
2 personen
- 16
Aantal deelnemers bevestigen
- 17
Cateringhoeveelheden bestellen
2 personen
- 18
Muziek- en stroombehoefte controleren
2 personen
- 19
Weersverwachting controleren
- 20
Deelnemersinformatie versturen
- 21
Routeborden voorbereiden
2 personen
- 22
Materialen en boodschappen ophalen
3 personen
- 23
Dranken koelen
2 personen
- 24
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 25
Deelnemerslijsten afdrukken
- 26
Muziekbestanden klaarzetten
2 personen
- 27
Startlocatie schoonmaken
2 personen
- 28
Eindlocatie schoonmaken
2 personen
- 29
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 30
Partytenten opbouwen
4 personen
- 31
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
- 32
Instrumenten en standaards plaatsen
3 personen
- 33
Stroomkabels veilig afplakken
2 personen
- 34
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 35
Polsbandjes en routekaarten klaarleggen
2 personen
- 36
Routeborden en pijlen plaatsen
4 personen
- 37
Rustpunten voorzien van water
2 personen
- 38
EHBO-materiaal klaarleggen
- 39
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
- 40
Briefing routebegeleiders geven
2 personen
Event
- 41
Deelnemers ontvangen
4 personen
- 42
Aanmeldingen afvinken
2 personen
- 43
Routekaarten uitdelen
2 personen
- 44
Openingsmuziek verzorgen
3 personen
- 45
Welkomstwoord geven
- 46
Groep veilig laten vertrekken
3 personen
- 47
Muziekoptreden bij stop één begeleiden
3 personen
- 48
Dranken bij stop één aanvullen
2 personen
- 49
Routeoversteek begeleiden
3 personen
- 50
Muziekoptreden bij stop twee begeleiden
3 personen
- 51
Water en hapjes uitdelen
3 personen
- 52
Achterblijvers naar route begeleiden
2 personen
- 53
Muziekoptreden bij stop drie begeleiden
3 personen
- 54
Dranken en hapjes bijvullen
2 personen
- 55
Deelnemers naar eindlocatie begeleiden
3 personen
- 56
Eindoptreden verzorgen
4 personen
- 57
Buffet en dranken serveren
4 personen
- 58
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
- 59
Dranken bijvullen
2 personen
- 60
Verlichting inschakelen
- 61
Afscheidsmuziek verzorgen
3 personen
- 62
Deelnemers naar huis verwijzen
2 personen
- 63
Afval tijdens evenement verzamelen
2 personen
Nazorg
- 64
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
- 65
Instrumenten veilig inpakken
3 personen
- 66
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 67
Partytenten afbreken
4 personen
- 68
Routeborden verwijderen
3 personen
- 69
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
- 70
Servies en glazen afwassen
3 personen
- 71
Start- en eindlocatie schoonmaken
3 personen
- 72
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 73
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Statafelsaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Accuspeakersaantal 4
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Muziekstandaardsaantal 6
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 6
- Handlampenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Draaihekkenaantal 8
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- LED-lantaarnsaantal 10
Decoratie
- Routebordenaantal 20
- Pijlbordenaantal 30
- Programmapostersaantal 12
- Startbanner
- Eindbanner
- Tafeldecoratieaantal 8
- Ballonnenbundelsaantal 8
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 150
- Herbruikbare koffiebekersaantal 100
- Herbruikbare bordenaantal 120
- Herbruikbaar bestekaantal 150
- Serveerschalenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 12
- Koffiekannenaantal 4
- Theepottenaantal 3
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesseaantal 4
- Koekenpannenaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
- Koelelementenaantal 24
- Serveertangenaantal 10
- Etiketten voor gerechtenaantal 30
Sportmateriaal
- Reflecterende hesjesaantal 12
- Polsbandjesaantal 120
- Routekaartenaantal 130
- Clipboardsaantal 8
- Pennenaantal 20
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 8
- Portofoonsaantal 8
- Paraplu'saantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Afvalknijpersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakspraysaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de route op basis van looptijd tussen de stops. Reken per muziekstop niet alleen de speeltijd, maar ook ongeveer 10 tot 15 minuten voor verplaatsing, verzamelen en eventuele oversteekplaatsen.
- Loop de volledige route uiterlijk één week vooraf op hetzelfde tijdstip als het evenement. Controleer dan zichtbaarheid van routeborden, rustpunten, toiletten, smalle doorgangen en plekken waar een routehulp nodig is.
- Stem per act de opstelling en stroom af voordat je het programma publiceert. Noteer per stop of een accuspeaker volstaat of dat verlengkabels, stekkerdozen of powerbanks nodig zijn.
- Sluit de inschrijving zodra je catering en begeleiding definitief moet bestellen. Bevestig het deelnemersaantal en verzamel dieetwensen minstens 5 dagen vooraf, zodat hoeveelheden en hapjes niet op het laatste moment wijzigen.
- Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 2 dagen voor vertrek. Zet starttijd, eindlocatie, routekaart, programma, rustpunten en wat te doen bij regen in één bericht; maak daarnaast deelnemerslijsten en routeborden klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt een muzikale wandeling?
- Plan voor een muzikale wandeling meestal 2 tot 4 uur, afhankelijk van het aantal stops en de afstand. Reserveer per stop 10 tot 15 minuten extra voor verplaatsing en het verzamelen van de groep.
- Hoeveel muziekstops plan je tijdens een wandeling?
- Houd bij een wandeling van 2 tot 3 uur meestal 3 tot 5 muziekstops aan. Meer stops maken het programma krap, omdat deelnemers ook tijd nodig hebben voor lopen, rusten en eventuele oversteekplaatsen.
- Wanneer moet je een muzikale wandeling aanmelden of een vergunning regelen?
- Controleer vergunningen en meldingen zodra de route en groepsgrootte bekend zijn, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. De benodigde termijn verschilt per gemeente en hangt onder meer af van geluid, openbare ruimte en verkeersbegeleiding.
- Wanneer stuur je de route en het programma naar deelnemers?
- Publiceer de routekaart en het programma zodra de acts en tijden definitief zijn, en stuur de praktische deelnemersinformatie uiterlijk 2 dagen voor de wandeling. Vermeld ook start- en eindlocatie, rustpunten, toiletten en het weerplan.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!