So organisierst du einen musikalischen Spaziergang

Ein musikalischer Spaziergang verbindet eine festgelegte Route mit mehreren Musikstopps, Pausen und einem gemeinsamen Abschluss. Beginne nicht mit der Dekoration, sondern mit Strecke, Genehmigungen und den verfügbaren Musikerinnen und Musikern. Danach legst du Start, Ziel, Anmeldung, Verpflegung und Helfer fest. Plane außerdem genug Zeit für einen vollständigen Probelauf ein: Übergänge, Strom, Beschilderung und Toiletten fallen auf dem Papier oft kleiner aus als vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Musikstopps festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen und Meldungen prüfen
3
Musiker und Acts festhalten
2 Personen
4
Start- und Zielort reservieren
5
Catering-Location reservieren
6
Erste Hilfe und Streckenhilfe organisieren
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldeformular öffnen
9
Streckenkarte und Programm veröffentlichen
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Musikprogramm abstimmen
2 Personen
13
Route vollständig ablaufen
3 Personen
14
Überquerungsstellen erfassen
2 Personen
15
Pausenbereiche und Toiletten festlegen
2 Personen
16
Teilnehmerzahl bestätigen
17
Cateringmengen bestellen
2 Personen
18
Musik- und Strombedarf prüfen
2 Personen
19
Wettervorhersage prüfen
20
Teilnehmerinformationen versenden
21
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
22
Materialien und Einkäufe abholen
3 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Snacks vorbereiten
3 Personen
25
Teilnehmerlisten ausdrucken
26
Musikdateien bereitlegen
2 Personen
27
Startort reinigen
2 Personen
28
Endlocation reinigen
2 Personen
29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
30
Partyzelte aufbauen
4 Personen
31
Tonanlage aufstellen
3 Personen
32
Instrumente und Ständer aufstellen
3 Personen
33
Stromkabel sicher abkleben
2 Personen
34
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
35
Armbänder und Streckenkarten bereitlegen
2 Personen
36
Wegweiser und Pfeile aufstellen
4 Personen
37
Rastpunkte mit Wasser versorgen
2 Personen
38
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
39
Soundcheck durchführen
3 Personen
40
Briefing für die Streckenbegleiter geben
2 Personen

Event

41
Teilnehmende empfangen
4 Personen
42
Anmeldungen abhaken
2 Personen
43
Routenpläne austeilen
2 Personen
44
Eröffnungsmusik bereitstellen
3 Personen
45
Begrüßungswort sprechen
46
Die Gruppe sicher abreisen lassen
3 Personen
47
Musikauftritt bei Halt 1 begleiten
3 Personen
48
Getränke bei Stopp eins nachfüllen
2 Personen
49
Routeüberquerung begleiten
3 Personen
50
Musikauftritt an Haltestelle zwei begleiten
3 Personen
51
Wasser und Snacks ausgeben
3 Personen
52
Zurückgebliebene zum Weg begleiten
2 Personen
53
Musikauftritt an Station 3 begleiten
3 Personen
54
Getränke und Snacks auffüllen
2 Personen
55
Teilnehmende zur Endlocation begleiten
3 Personen
56
Abschlussauftritt gestalten
4 Personen
57
Buffet und Getränke servieren
4 Personen
58
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
59
Getränke nachfüllen
2 Personen
60
Beleuchtung einschalten
61
Abschiedsmusik organisieren
3 Personen
62
Teilnehmer nach Hause schicken
2 Personen
63
Abfall während der Veranstaltung sammeln
2 Personen

Nachbereitung

64
Tonanlage abbauen
3 Personen
65
Instrumente sicher einpacken
3 Personen
66
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
67
Partyzelte abbauen
4 Personen
68
Wegweiser entfernen
3 Personen
69
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
70
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
71
Start- und Zielbereich reinigen
3 Personen
72
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
73
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 8
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Akku-LautsprecherAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
NotenständerAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 6
HandlampenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
DrehkreuzeAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 10

Dekoration

WegweiserAnz. 20
WegweiserAnz. 30
Programmatische PosterAnz. 12
Startbanner
Abschlussbanner
TischdekorationAnz. 8
BallonbündelAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 100
Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbares BesteckAnz. 150
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
PfannenAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
KühlelementeAnz. 24
ServierzangenAnz. 10
Etiketten für SpeisenAnz. 30

Sportmaterial

WarnwestenAnz. 12
ArmbänderAnz. 120
RoutenpläneAnz. 130
KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 20
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 8
FunkgeräteAnz. 8
RegenschirmeAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
AbfallzangenAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungsspraysAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route und Musikstopps zuerst fest und laufe die gesamte Strecke spätestens 7 Tage vor dem Termin ab. Markiere dabei Überquerungsstellen, Pausenbereiche und Toiletten, statt diese Informationen erst beim Versand der Teilnehmerinfos zusammenzustellen.
Prüfe Genehmigungen und Meldungen, bevor du Einladungen verschickst. Für einen Weg mit mehreren Stopps solltest du außerdem früh klären, wer Erste Hilfe, Streckenhilfe und die Orientierung an unübersichtlichen Stellen übernimmt.
Bestätige die Teilnehmerzahl spätestens 7 Tage vorher und bestelle erst danach Cateringmengen. Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung; Getränke, Snacks, Mehrweggeschirr und Kühlboxen werden sonst häufig zu knapp eingeplant.
Stimme Musikprogramm und Technik je Stopp getrennt ab: Akku-Lautsprecher, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Notenständer, Verlängerungskabel und Powerbanks brauchen feste Zuständigkeiten. Teste die Strom- und Akkulaufzeit vor dem Veranstaltungstag und halte Handlampen für spätere Rückwege bereit.
Schicke die Teilnehmerinformationen spätestens 3 Tage vorher mit Startzeit, Streckenkarte, Programm, Pausen, Toiletten und Wetterhinweisen. Bereite Routenschilder, Start- und Abschlussbanner sowie die ausgedruckten Teilnehmerlisten am Vortag vor, damit am Morgen nur noch Abholung, Kühlung und Aufbau bleiben.

Häufige Fragen

Wie lange im Voraus sollte ich einen musikalischen Spaziergang planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Route, Musikstopps, Genehmigungen und Reservierungen. Die Teilnehmerzahl, Cateringmengen und Teilnehmerinformationen sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin feststehen.
Wie viele Musikstopps sollte ein musikalischer Spaziergang haben?: Plane bei einer Veranstaltung von etwa 2 bis 3 Stunden meist 3 bis 5 Musikstopps ein. Zwischen den Stopps sollten ausreichend Gehzeit und mindestens eine richtige Pause liegen, damit das Programm nicht in Verzug gerät.
Wann muss die Route abgelaufen werden?: Laufe die vollständige Route spätestens 7 Tage vorher ab und prüfe sie zusätzlich am Veranstaltungstag auf Sperrungen oder Baustellen. Dokumentiere Überquerungsstellen, Pausenbereiche und Toiletten direkt auf der Streckenkarte.
Wie viel Verpflegung brauche ich pro Person?: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und ergänze Wasser für den weiteren Weg. Bestelle Snacks und Catering erst nach der Anmeldefrist, sobald Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche bestätigt sind.

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