Organiser une Oktoberfest : la méthode pratique

Pour organiser une Oktoberfest, commencez par fixer la date, le lieu et le nombre de participants avant de réserver la bière, le traiteur et le matériel. L’ordre des préparatifs compte : les bancs, tables, verres à bière et équipements de buffet doivent être confirmés avant l’envoi des invitations. Prévoyez aussi le refroidissement des boissons et l’installation des aliments non périssables. Les oublis les plus fréquents concernent le nombre final d’invités, les besoins alimentaires et la météo si une partie de la fête se déroule sous tente.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Réserver le lieu de l'événement
3
Réserver le catering
4
Réserver la livraison de bière
5
Réserver la musique et le matériel de sonorisation
6
Rédiger les invitations
7
Envoyer les invitations
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer les inscriptions
11
Établir le plan des sièges
2 personnes
12
Élaborer le programme et les règles du jeu
2 personnes
13
Réserver des verres à bière et de la vaisselle
14
Réserver des tables et des chaises
15
Vérifier les prévisions météo
16
Communiquer le nombre définitif d'invités
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Imprimer le déroulé
19
Créer des badges nominatifs
2 personnes
20
Composer la playlist musicale
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir la bière et les boissons sans alcool
2 personnes
23
Installer les courses non périssables
2 personnes
24
Portionner les sauces et les épices
2 personnes
25
Laver et couper les légumes
3 personnes
26
Préparer les salades
3 personnes
27
Portionner les desserts
2 personnes
28
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
29
Réceptionner les livraisons
2 personnes
30
Monter les tentes de réception
4 personnes
31
Installer les tables
3 personnes
32
Installer les chaises
3 personnes
33
Installer les tables de buffet
3 personnes
34
Mettre en place les points boissons
2 personnes
35
Raccorder la sonorisation
2 personnes
36
Installer l'éclairage
2 personnes
37
Installer les décorations de l’Oktoberfest
3 personnes
38
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
39
Placer les badges nominatifs
2 personnes
40
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
41
Remplir les bacs chauffants
3 personnes
42
Tester la musique et le micro
2 personnes
43
Installer la table d’accueil
2 personnes

Événement

44
Accueillir les invités
3 personnes
45
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
46
Accueil et présentation du programme
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
49
Ouvrir le buffet
2 personnes
50
Servir les plats du buffet
4 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
52
Servir les repas diététiques
2 personnes
53
Animer le quiz Oktoberfest
2 personnes
54
Distribuer le matériel de jeu
2 personnes
55
Fournir la musique
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Vérifier les toilettes
58
Annoncer le dernier tour
59
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

60
Couvrir la nourriture et les boissons
2 personnes
61
Rassembler la vaisselle
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
64
Nettoyer la cuisine
3 personnes
65
Nettoyer les toilettes
2 personnes
66
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
67
Retirer l'éclairage
2 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Démonter les tentes de fête
4 personnes
70
Ranger le matériel propre et sec
3 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Stocker les boissons restantes
2 personnes
73
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de bièreqté 10
Bancsqté 10
Chaisesqté 20
Tables de buffetqté 4
Tables pour boissonsqté 3
Table d’accueil
Poubellesqté 6

Vaisselle

Bocks à bièreqté 100
Verres à vinqté 40
Verres à boissons fraîchesqté 100
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Pinces de cuisineqté 6
Plateaux en aluminiumqté 20
Boîtes de conservationqté 12

Équipement

Glacières à bièreqté 3
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plaques chauffantesqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4

Décoration

Drapeaux d'Oktoberfestqté 8
Guirlandes bleu et blancqté 12
Chemins de tableqté 10
Badges nominatifsqté 100
Panneaux en ardoiseqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 24

Matériel de sport

Tapis de chopes à bière
Jeu de lancer d’anneaux
Cartes-quizqté 10
Stylosqté 30

Nettoyage

Supports de sacs poubelleqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et la date en premier, puis réservez rapidement le traiteur, la livraison de bière et la sonorisation. Ces prestataires ont besoin d’un nombre prévisionnel d’invités et d’horaires précis.
Envoyez les invitations dès que le lieu est confirmé et fixez une date limite d’inscription, idéalement 10 à 14 jours avant l’Oktoberfest. Utilisez ce délai pour recueillir les allergies et besoins alimentaires.
Calculez le matériel à partir du nombre confirmé : prévoyez une place assise par invité, ainsi que des verres à bière, assiettes et couverts disponibles pendant tout le service. Ajoutez une marge pour les verres renversés et la vaisselle en attente de lavage.
Organisez la circulation avant l’installation : placez les tables de bière et les bancs dans l’espace repas, puis installez séparément les tables du buffet, des boissons et de l’accueil. Gardez les glacières à bière près du point de service, sans bloquer les passages.
La veille, refroidissez la bière et les boissons sans alcool, préparez les sauces et épices et lavez les légumes qui peuvent l’être. Le jour même, imprimez le déroulé, vérifiez la météo et communiquez immédiatement toute modification au traiteur et aux invités.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Oktoberfest ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, le traiteur, la bière, la musique et le mobilier. Commencez plus tôt si la fête a lieu pendant une période très demandée.
Quand envoyer les invitations pour une Oktoberfest ?: Envoyez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixez la clôture des inscriptions 10 à 14 jours avant afin de transmettre un nombre définitif au traiteur.
Quelle quantité de bière prévoir pour une Oktoberfest ?: Comptez 2 à 3 bières par personne pendant la première heure, puis environ 1 bière par personne et par heure supplémentaire. Ajustez selon la durée prévue, les boissons sans alcool et les habitudes de vos invités.
Quand refroidir la bière pour une Oktoberfest ?: Mettez la bière au frais au moins 24 heures avant le début de la fête, surtout si les quantités sont importantes. Vérifiez également la capacité des glacières et prévoyez un espace séparé pour les boissons sans alcool.

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