Oktoberfest organisieren: So gelingt die Planung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Klärt Datum und Ort zuerst und reserviert anschließend Location, Partyzelte, Biertische, Bänke und Stühle. Für Lieferungen und Aufbau brauchst du einen festen Zugang zur Location und ein Zeitfenster am Veranstaltungstag.
• Bucht Catering, Bierlieferung sowie Musik und Soundanlage frühzeitig. Meldet dem Catering die endgültige Gästezahl spätestens 7 Tage vorher und sammelt Ernährungswünsche bereits mit der Anmeldung.
• Plant Getränke nicht nur nach Flaschen, sondern auch nach Ausgabe und Kühlung: Stellt Bierkühler oder Kühlboxen bereit und kühlt Bier und Softdrinks vor Beginn vollständig durch. Rechnet für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person.
• Legt den Ablauf vorab fest, einschließlich Sitzordnung, Spielregeln und Musik. Druckt das Drehbuch aus, erstellt Namensschilder und bestimmt mindestens eine Person, die während des Festes den Zeitplan im Blick behält.
• Bereitet am Vortag haltbare Lebensmittel, Soßen und Gewürze vor und wascht sowie schneidet das Gemüse am Veranstaltungstag. Prüft außerdem Teller, Besteck, Bierkrüge, Servierschalen, Warmhaltebehälter und Abfallbehälter, weil Ersatz kurzfristig schwer zu beschaffen ist.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Oktoberfest organisieren?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Location, Catering, Bierlieferung und Musik. Einladungen sollten etwa 6 Wochen vor dem Fest verschickt werden, damit du die Gästezahl rechtzeitig erhältst.

Wie viel Bier braucht man für ein Oktoberfest?

Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Ergänze Softdrinks und Wasser und bestimme die endgültige Bestellmenge erst nach Ablauf der Anmeldefrist.

Wann muss ich die endgültige Gästezahl melden?

Melde die verbindliche Gästezahl dem Catering idealerweise 7 Tage vor dem Oktoberfest. Erfasse Ernährungswünsche früher und bestätige die Anmeldungen, damit am Ende keine kurzfristigen Änderungen fehlen.

Was wird bei einem Oktoberfest besonders oft vergessen?

Häufig fehlen ausreichend Bierkrüge, Kühlmöglichkeiten, Serviergeschirr und Abfallbehälter. Prüfe diese Ausstattung spätestens 3 bis 5 Tage vorher und lege Lebensmittel sowie Küchenutensilien nach einem festen Vorbereitungsplan bereit.

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