Zo organiseer je een Oktoberfest zonder last-minute stress
Begin met de datum, locatie en verwachte groepsgrootte; die bepalen vrijwel alles wat daarna geregeld moet worden. Reserveer vervolgens de bierlevering, catering, muziek, geluidsapparatuur, tafels en zitplaatsen voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel dieetwensen en definitieve aanmeldingen op tijd, zodat je catering en servies niet hoeft te gokken. In de laatste week draait het vooral om koeling, voorbereiding van eten, weerscontrole en een draaiboek dat ook iemand anders kan volgen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Feestlocatie reserveren
- 3
Catering reserveren
- 4
Bierlevering reserveren
- 5
Muziek en geluidsapparatuur reserveren
- 6
Uitnodigingen opstellen
- 7
Uitnodigingen versturen
- 8
Aanmeldingen verwerken
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Aanmeldingen bevestigen
- 11
Indeling van zitplaatsen maken
2 personen
- 12
Programma en spelregels uitwerken
2 personen
- 13
Bierglazen en servies reserveren
- 14
Tafels en stoelen reserveren
- 15
Weersverwachting controleren
- 16
Definitief aantal gasten doorgeven
- 17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 18
Draaiboek afdrukken
- 19
Naamkaartjes maken
2 personen
- 20
Muziek afspeellijst samenstellen
- 21
Boodschappen doen
3 personen
- 22
Bier en frisdrank koelen
2 personen
- 23
Houdbare boodschappen klaarzetten
2 personen
- 24
Sauzen en kruiden portioneren
2 personen
- 25
Groenten wassen en snijden
3 personen
- 26
Salades voorbereiden
3 personen
- 27
Desserts portioneren
2 personen
- 28
Locatie en toiletten controleren
2 personen
- 29
Leveringen in ontvangst nemen
2 personen
- 30
Partytenten opbouwen
4 personen
- 31
Tafels opstellen
3 personen
- 32
Stoelen plaatsen
3 personen
- 33
Buffettafels inrichten
3 personen
- 34
Drankpunten inrichten
2 personen
- 35
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 36
Verlichting ophangen
2 personen
- 37
Oktoberfestversiering ophangen
3 personen
- 38
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
- 39
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
- 40
Hapjes op schalen leggen
3 personen
- 41
Warmhoudbakken vullen
3 personen
- 42
Muziek en microfoon testen
2 personen
- 43
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Event
- 44
Gasten ontvangen
3 personen
- 45
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
- 46
Welkom en programma toelichten
- 47
Hapjes serveren
3 personen
- 48
Dranken bijvullen
3 personen
- 49
Buffet openen
2 personen
- 50
Buffetgerechten serveren
4 personen
- 51
Buffet aanvullen
3 personen
- 52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 53
Oktoberfestquiz begeleiden
2 personen
- 54
Spelmaterialen uitdelen
2 personen
- 55
Muziek verzorgen
- 56
Afvalbakken legen
2 personen
- 57
Toiletten controleren
- 58
Laatste ronde aankondigen
- 59
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 60
Eten en dranken afdekken
2 personen
- 61
Servies verzamelen
3 personen
- 62
Afval verzamelen
3 personen
- 63
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
- 64
Keuken schoonmaken
3 personen
- 65
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 66
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
- 67
Verlichting verwijderen
2 personen
- 68
Versiering verwijderen
3 personen
- 69
Partytenten afbreken
4 personen
- 70
Materialen schoon en droog opbergen
3 personen
- 71
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 72
Overgebleven dranken opslaan
2 personen
- 73
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Biertafelsaantal 10
- Bankenaantal 10
- Stoelenaantal 20
- Buffettafelsaantal 4
- Dranktafelsaantal 3
- Ontvangsttafel
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Bierpullenaantal 100
- Wijnglazenaantal 40
- Frisdrankglazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 100
- Messenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbladenaantal 8
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Maatbekersaantal 3
- Mengkommenaantal 6
- Keukentangenaantal 6
- Aluminium schalenaantal 20
- Vershoudbakkenaantal 12
Apparatuur
- Bierkoelersaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- IJscontainersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudplatenaantal 4
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Draadloze microfoon
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
Decoratie
- Oktoberfestvlaggenaantal 8
- Blauw-witte slingersaantal 12
- Tafellopersaantal 10
- Naamkaartjesaantal 100
- Krijtbordenaantal 4
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 12
- Batterijenaantal 24
Sportmateriaal
- Bierpulstapijt
- Ringwerpspel
- Quizkaartenaantal 10
- Pennenaantal 30
Schoonmaak
- Afvalzakhoudersaantal 6
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Handzeepdispensersaantal 4
- Papieren handdoekdispensersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de capaciteit op basis van zitplaatsen én doorloopruimte. Biertafels, banken en stoelen zijn niet genoeg als buffet, dranktafels, ontvangst en afvalbakken elkaar blokkeren; maak daarom vooraf een eenvoudige plattegrond.
- Regel bierkoeling eerder dan je denkt. Bier en frisdrank moeten vóór de start koud staan, terwijl bierpullen, koelers en extra koelboxen ruimte innemen; controleer daarom vooraf waar alles kan koelen.
- Geef het definitieve aantal gasten pas door nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Houd de deadline enkele dagen vóór de cateringafspraak, zodat hoeveelheden, servies en warmhoudbakken nog aangepast kunnen worden.
- Werk het eten in twee momenten af: houdbare boodschappen en sauzen kun je eerder klaarzetten, terwijl groenten wassen en snijden dichter op het feest gebeurt. Portioneren voorkomt dat je tijdens de ontvangst nog met maatbekers, mengkommen en snijplanken bezig bent.
- Controleer de weersverwachting en leg een alternatief klaar voordat je de partytenten nodig hebt. Print het draaiboek, maak naamkaartjes en wijs vooraf iemand aan voor ontvangst, muziek en het aanvullen van drank; zo blijf je niet zelf overal tegelijk nodig.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een Oktoberfest organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, catering, bierlevering en muziek. Verstuur de uitnodigingen zodra deze basis vaststaat, zodat je uiterlijk 10 tot 14 dagen voor het feest het definitieve aantal gasten kunt doorgeven.
- Hoeveel bier moet ik inkopen voor een Oktoberfest?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Tel daarnaast frisdrank mee voor gasten die geen bier drinken en zorg dat het bier vóór aanvang gekoeld kan worden.
- Wanneer moet ik de catering voor een Oktoberfest reserveren?
- Reserveer de catering bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, zeker als je warm eten en warmhoudbakken nodig hebt. Geef dieetwensen en het definitieve aantal gasten uiterlijk enkele dagen vóór levering of bereiding door.
- Hoe richt ik een Oktoberfestlocatie praktisch in?
- Zet de ontvangsttafel bij de ingang, de dranktafels op een plek met korte looproutes en het buffet niet direct naast de zitplaatsen. Controleer minstens 1 dag vooraf of tafels, banken, stoelen, servies, afvalbakken en eventuele partytenten daadwerkelijk beschikbaar zijn.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!