Organiser une Marche de Pentecôte, étape par étape

Une Marche de Pentecôte se prépare d’abord sur le parcours, puis autour des participants et du lieu d’arrivée. Commencez par définir l’itinéraire, le départ et la fin avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez les points de repos, vérifiez la sécurité et transmettez les informations pratiques assez tôt. Le jour même, l’accueil, le balisage, les boissons et les en-cas doivent être prêts avant l’arrivée du premier groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l'itinéraire de randonnée
2 personnes
2
Fixer le lieu de départ
3
Définir le lieu final
4
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Envoyer les informations aux participants
9
Vérifier les points de repos
2 personnes
10
Faire la réservation du lieu de fin
11
Vérifier les prévisions météo
12
Imprimer les cartes d'itinéraire
13
Imprimer la liste des participants
14
Faire les courses
3 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Préparer les en-cas
3 personnes
17
Préparer les flèches de direction
2 personnes
18
Apporter le matériel au départ
3 personnes
19
Ouvrir le lieu d’arrivée
2 personnes
20
Installer les tables
3 personnes
21
Installer les tentes de fête
4 personnes
22
Installer les chaises
2 personnes
23
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
24
Aménager la zone de repos
2 personnes
25
Installer la table d'inscription
2 personnes
26
Mettre en place les boissons et les snacks
3 personnes
27
Préparer le matériel de premiers secours

Événement

28
Accueillir les participants
3 personnes
29
Donner les consignes de départ
2 personnes
30
Accompagner les marcheurs
4 personnes
31
Assurer le poste de repos
3 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Servir des amuse-bouches
3 personnes
34
Servir le dîner
4 personnes
35
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
36
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

37
Rassembler les déchets
3 personnes
38
Faire la vaisselle
3 personnes
39
Nettoyer le lieu
4 personnes
40
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
41
Démonter les tentes de fête
4 personnes
42
Rapporter le matériel
3 personnes
43
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
44
Stocker les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 50
Nappesqté 6

Catering

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Tassesqté 60
Plateaux de serviceqté 10
Carafesqté 4

Équipement

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs de rangementqté 8
Papier aluminiumqté 2

Encadrement du parcours

Cartes d'itinéraireqté 60
Flèches de directionqté 40
Cônesqté 20
Panneaux d'informationqté 6
Marqueursqté 6
Ruban adhésifqté 4

Administration

Formulaires d’inscriptionqté 60
Sets de stylosqté 6
Étiquettes nominativesqté 60

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gilets réfléchissantsqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Conseils

Fixez le parcours au moins 3 semaines à l’avance et vérifiez chaque portion à pied : passages étroits, traversées de route, dénivelé et points où une flèche peut être retirée ou déplacée.
Ouvrez les inscriptions après avoir confirmé le lieu de départ et le lieu final. Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis envoyez les horaires, la longueur du parcours et les consignes au moins 7 jours avant la marche.
Prévoyez un point de repos clairement identifié toutes les 60 à 90 minutes. Placez-y de l’eau, des boissons chaudes si nécessaire et des en-cas faciles à distribuer, sans attendre que les participants les réclament.
Imprimez les cartes d’itinéraire et la liste des participants la veille, puis gardez une copie de chaque document au départ et à l’arrivée. Les informations envoyées par message ne remplacent pas une version papier lorsque le réseau est faible.
Organisez l’installation dans cet ordre : ouvrir le lieu final, monter les tentes, installer tables et chaises, baliser l’arrivée, puis préparer l’inscription et les boissons. Refroidissez les boissons plusieurs heures avant le départ et gardez une réserve à l’abri du soleil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Marche de Pentecôte ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Les 3 premières semaines servent à fixer et vérifier le parcours, réserver le lieu final et lancer les inscriptions ; la dernière semaine est consacrée aux informations, aux achats et à la météo.
Quand envoyer les invitations pour une Marche de Pentecôte ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la marche afin de connaître les effectifs et les besoins alimentaires.
Combien de boissons prévoir pour une marche de groupe ?: Prévoyez environ 2 boissons par personne pour les premières heures, puis adaptez selon la durée, la chaleur et les points de ravitaillement. Ajoutez une réserve d’environ 10 % pour les accompagnateurs et les imprévus.
Quand vérifier la météo et le parcours ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une dernière 24 heures avant le départ. Après de fortes pluies ou un épisode venteux, contrôlez à nouveau les passages, les flèches et les zones de repos le matin même.

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