Marche de Pentecôte : la checklist d’organisation

Une Marche de Pentecôte réussie repose sur un parcours clair, un départ bien identifié et une arrivée prête à accueillir les participants. Commence par vérifier la sécurité de l’itinéraire, les points de repos et les prévisions météo, puis organise les inscriptions et les besoins alimentaires. La veille, imprime les cartes et la liste des participants, fais les courses et prépare les encas. Le jour même, installe l’accueil, le balisage, les tables et la zone de repos avant l’arrivée du groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l'itinéraire de randonnée
2 personnes
Fixer le lieu de départ
Définir le lieu final
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les points de repos
2 personnes
Faire la réservation du lieu de fin
Vérifier les prévisions météo
Imprimer les cartes d'itinéraire
Imprimer la liste des participants
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les flèches de direction
2 personnes
Apporter le matériel au départ
3 personnes
Ouvrir le lieu d’arrivée
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
Aménager la zone de repos
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place les boissons et les snacks
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Accompagner les marcheurs
4 personnes
Assurer le poste de repos
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 50
Nappesqté 6

Catering

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Tassesqté 60
Plateaux de serviceqté 10
Carafesqté 4

Équipement

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs de rangementqté 8
Papier aluminiumqté 2

Encadrement du parcours

Cartes d'itinéraireqté 60
Flèches de directionqté 40
Cônesqté 20
Panneaux d'informationqté 6
Marqueursqté 6
Ruban adhésifqté 4

Administration

Formulaires d’inscriptionqté 60
Sets de stylosqté 6
Étiquettes nominativesqté 60

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gilets réfléchissantsqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Conseils

Fixe l’itinéraire et les lieux de départ et d’arrivée au moins 2 semaines à l’avance. Vérifie chaque passage à risque et prévois des points de repos clairement identifiés.
Demande les inscriptions et les besoins alimentaires 7 jours avant la marche. Utilise la liste des participants à l’accueil pour contrôler les arrivées et repérer rapidement les personnes à prévenir.
Consulte la météo 48 heures avant, puis encore le matin du départ. Prépare les cartes, les flèches, les cônes et les panneaux d’information avant de transporter le matériel sur place.
Refroidis les boissons la veille et prépare les encas le matin même. Utilise des glacières pour le départ et des thermos ou des carafes pour maintenir les boissons disponibles aux points de repos.
Arrive au lieu final au moins 2 heures avant le premier groupe. Installe d’abord les tentes, les tables et les chaises, puis la table d’inscription, la zone de repos et le balisage visible.

Questions fréquentes

Quand préparer une Marche de Pentecôte ?: Commence l’organisation au moins 3 semaines avant la date prévue. Réserve le lieu d’arrivée, définis le parcours et lance les inscriptions en priorité, puis garde les 48 dernières heures pour la météo et les préparatifs matériels.
Combien de temps prévoir pour installer le lieu d’arrivée ?: Prévois environ 2 heures pour installer les tentes, les tables, les chaises, la table d’inscription et la zone de repos. Ajoute 30 minutes si le matériel doit être transporté depuis un autre endroit.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoie les informations principales 7 jours avant la marche : horaires, lieux de départ et d’arrivée, itinéraire, points de repos et recommandations pratiques. Un rappel le matin précédent permet de transmettre les dernières consignes météo.
Que faut-il vérifier avant le départ de la randonnée ?: Vérifie le balisage, les cartes imprimées, la liste des participants, les trousses de premiers secours et les gilets réfléchissants. Fais ce contrôle au moins 30 minutes avant l’heure de départ pour pouvoir corriger un oubli.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.