Organiser une marche compétitive, étape par étape

Une marche compétitive se prépare d’abord sur le parcours, puis autour des autorisations, des inscriptions et de la sécurité. Commencez par fixer les distances et le lieu de départ afin de connaître les besoins en bénévoles, en signalétique et en secours. Les dernières semaines servent à confirmer les participants, répartir les postes et préparer les dossards, cartes et médailles. Le jour J, un plan précis pour le départ, l’arrivée et les points de circulation évite les retards et les zones mal couvertes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Déterminer l'itinéraire et les distances
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ
3
Déclarer l’événement à la mairie
4
Demander les autorisations d’itinéraire
5
Recenser les points de circulation
2 personnes
6
Recruter des bénévoles
2 personnes
7
Créer le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Envoyer les confirmations des participants
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Assurer la présence des secours
14
Vérifier définitivement l’itinéraire
2 personnes
15
Créer l’organisation du départ et de l’arrivée
2 personnes
16
Concevoir les dossards
17
Préparer les cartes d'itinéraire
2 personnes
18
Imprimer la liste des participants
19
Imprimer les dossards
2 personnes
20
Préparer les étiquettes de médaille
2 personnes
21
Commander les prix et médailles
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Stocker les boissons et les produits réfrigérés
2 personnes
25
Rassembler le matériel
3 personnes
26
Préparer les kits d'itinéraire par courrier
3 personnes
27
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
28
Vérifier les prévisions météo

Événement

29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Vérifier la sécurité du site
3 personnes
31
Monter les tentes de réception
4 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
34
Installer la table traiteur
3 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Installer les flèches d'orientation
5 personnes
38
Installer les postes de contrôle
4 personnes
39
Installer les panneaux de sécurité
3 personnes
40
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
41
Tester le système de sonorisation
2 personnes
42
Accueillir les bénévoles
2 personnes
43
Briefer les bénévoles
3 personnes
44
Distribuer les dossards
4 personnes
45
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
46
Accompagner les participants au départ
3 personnes
47
Donner les consignes d'ouverture
48
Lancer la course à pied
3 personnes
49
Affecter du personnel aux points de contrôle
8 personnes
50
Enregistrer les participants à l’arrivée
3 personnes
51
Remettre les médailles aux finishers
3 personnes
52
Distribuer de l’eau et des fruits
4 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Contrôler les flèches de parcours en cours de route
3 personnes
58
Vérifier les participants portés manquants
2 personnes
59
Vérifier les résultats
2 personnes
60
Assurer la remise des prix
3 personnes
61
Finaliser le programme d’arrivée
2 personnes
62
Clôturer les postes du parcours
2 personnes

Suivi

63
Retirer les flèches d’itinéraire
5 personnes
64
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
65
Ranger le service traiteur
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Démonter les tentes de fête
4 personnes
69
Rassembler les déchets
3 personnes
70
Nettoyer le lieu
4 personnes
71
Vérifier le matériel de premiers secours
72
Rassembler le matériel des participants
2 personnes
73
Trier les matériaux
3 personnes
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Ranger les courses restantes
2 personnes
76
Reparcourir le parcours
2 personnes
77
Enregistrer les objets trouvés
78
Publier les résultats
79
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 4
Nappesqté 8

Matériel de sport

Flèches de directionqté 120
Rubans de marquageqté 12
Piquets de parcoursqté 30
Numéros de départqté 200
Épingles de sûretéqté 400
Rubans de médailleqté 180
Médaillesqté 180
Prixqté 6
Chronomètresqté 4
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 30
Tailleurs de crayonsqté 4
Calculatricesqté 2
Cartes d'itinéraireqté 220
Bannières de départ et d’arrivéeqté 2
Barrières de sécuritéqté 12
Plots de circulationqté 20
Gilets de sécuritéqté 25
Talkies-walkiesqté 10
Siffletsqté 12
Lampes de pocheqté 12
Parapluiesqté 10
Caissesqté 20
Sacs pour les postes du parcoursqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Pilesqté 40
Chargeurs mobilesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Bouilloiresqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 8
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Verres doseursqté 3
Éléments de glacièreqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Gants jetablesqté 100
Gel hydroalcooliqueqté 8
Mouchoirsqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d’informationqté 8
Panneaux en ardoiseqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Poubellesqté 12
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Éponges de nettoyageqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Serviettesqté 20

Catering

Courses

Conseils

Validez l’itinéraire avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez chaque distance, les points de circulation et les endroits nécessitant des flèches, des rubans ou des barrières.
Lancez les démarches administratives plusieurs semaines à l’avance. La mairie et les autorisations liées à l’itinéraire peuvent imposer des délais qui décalent toute l’organisation.
Prévoyez un bénévole par poste sensible, puis ajoutez une petite réserve pour les absences. Répartissez les rôles avant le jour J et donnez aux responsables des gilets, des talkies-walkies et des sifflets.
Fermez les inscriptions à une date qui laisse au moins 7 jours pour traiter les informations, confirmer les participants, imprimer les dossards et préparer les cartes d’itinéraire.
Ne stockez pas les boissons et produits réfrigérés au dernier moment. Faites les courses après vérification de la liste, puis rassemblez le matériel dans des caisses séparées pour le départ, l’arrivée et chaque poste du parcours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une marche compétitive ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de fixer le parcours, réserver le départ, obtenir les autorisations, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions sans préparer les documents dans l’urgence.
Quand faut-il demander les autorisations pour une marche ?: Contactez la mairie et les autorités concernées dès que l’itinéraire et les distances sont définis, au moins 6 à 8 semaines avant l’épreuve. Certains dossiers nécessitent un délai de traitement plus long selon le parcours.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Comptez au minimum une personne pour chaque point de circulation, chaque poste de parcours et chaque zone de départ ou d’arrivée, puis prévoyez 10 à 15 % de remplaçants. Le nombre exact dépend du parcours et du nombre de participants.
Quand imprimer les dossards et les cartes du parcours ?: Imprimez-les après la clôture des inscriptions et la vérification définitive de l’itinéraire, idéalement 5 à 7 jours avant la marche. Gardez quelques dossards vierges et des épingles de sûreté pour les corrections de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.