Ein Wanderrennen Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Wanderrennen entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Lege zuerst Route, Distanzen und Startort fest, bevor du Anmeldungen verschickst oder Material bestellst. Danach folgen Genehmigungen, Helferplanung, Teilnehmerverwaltung und die genaue Aufstellung von Start und Ziel. Plane die letzten Kontrollen spätestens in der Veranstaltungswoche ein: Beschilderung, Streckenposten, Erste Hilfe, Getränke und alle Unterlagen müssen dann griffbereit sein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Entfernungen festlegen
2 Personen
2
Startort reservieren
3
Veranstaltung bei der Gemeinde anmelden
4
Routen-Genehmigungen beantragen
5
Verkehrspunkte erfassen
2 Personen
6
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
7
Anmeldeformular erstellen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Teilnehmerbestätigungen versenden
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Freiwillige einteilen
2 Personen
13
Ersthelfer-Besetzung festlegen
14
Strecke endgültig überprüfen
2 Personen
15
Start- und Zielaufstellung erstellen
2 Personen
16
Startnummern entwerfen
17
Streckenkarten vorbereiten
2 Personen
18
Teilnehmerliste ausdrucken
19
Startnummern drucken
2 Personen
20
Medaillenetiketten vorbereiten
2 Personen
21
Preise und Medaillen bestellen
22
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Getränke und Kühlware lagern
2 Personen
25
Materialien zusammenstellen
3 Personen
26
Routepakete per Post zusammenstellen
3 Personen
27
Volunteer-Briefing vorbereiten
2 Personen
28
Wettervorhersage prüfen

Event

29
Location öffnen
2 Personen
30
Gelände auf Sicherheit prüfen
3 Personen
31
Partyzelte aufbauen
4 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
33
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
34
Cateringtisch einrichten
3 Personen
35
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
36
Getränke kalt stellen
2 Personen
37
Wegweiser aufstellen
5 Personen
38
Kontrollpunkte einrichten
4 Personen
39
Sicherheitszeichen aufstellen
3 Personen
40
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
41
Beschallungsanlage testen
2 Personen
42
Freiwillige empfangen
2 Personen
43
Freiwillige einweisen
3 Personen
44
Startnummern ausgeben
4 Personen
45
Späte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
46
Teilnehmer zum Start begleiten
3 Personen
47
Eröffnungsanweisungen geben
48
Wettlauf starten
3 Personen
49
Kontrollposten besetzen
8 Personen
50
Teilnehmer im Ziel registrieren
3 Personen
51
Finisher-Medaillen überreichen
3 Personen
52
Wasser und Obst ausgeben
4 Personen
53
Snacks servieren
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Wegweiser zwischendurch kontrollieren
3 Personen
58
Vermisste Teilnehmer nachverfolgen
2 Personen
59
Ergebnis prüfen
2 Personen
60
Preisverleihung durchführen
3 Personen
61
Ankunftsprogramm abschließen
2 Personen
62
Routenposten abmelden
2 Personen

Nachbereitung

63
Wegweiser entfernen
5 Personen
64
Verkehrsschilder entfernen
3 Personen
65
Catering aufräumen
3 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
68
Partyzelte abbauen
4 Personen
69
Abfall sammeln
3 Personen
70
Location reinigen
4 Personen
71
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
72
Teilnehmendenmaterial sammeln
2 Personen
73
Materialien sortieren
3 Personen
74
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
75
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
76
Route erneut abgehen
2 Personen
77
Fundgegenstände registrieren
78
Ergebnisse veröffentlichen
79
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
BarhockerAnz. 4
TischdeckenAnz. 8

Sportmaterial

WegweiserAnz. 120
AbsperrbänderAnz. 12
StreckenpylonenAnz. 30
StartnummernAnz. 200
SicherheitsnadelnAnz. 400
MedaillenbänderAnz. 180
MedaillenAnz. 180
PreiseAnz. 6
StoppuhrenAnz. 4
KlemmbretterAnz. 12
StifteAnz. 30
BleistiftspitzerAnz. 4
TaschenrechnerAnz. 2
RoutenpläneAnz. 220
Start- und ZielbannerAnz. 2
AbsperrgitterAnz. 12
VerkehrshütchenAnz. 20
SicherheitswestenAnz. 25
FunkgeräteAnz. 10
PfeifenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 12
RegenschirmeAnz. 10
KistenAnz. 20
Taschen für StreckenpostenAnz. 12

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
BatterienAnz. 40
Mobile LadegeräteAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
WasserkocherAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
KaffeetassenAnz. 100
TablettsAnz. 8
WasserkannenAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6
MessbecherAnz. 3
Kühlbox-ElementeAnz. 20

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
RettungsdeckenAnz. 20
EinweghandschuheAnz. 100
HanddesinfektionsmittelAnz. 8
TaschentücherAnz. 20

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10
LichtschläucheAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
WegweiserAnz. 20
InfotafelnAnz. 8
KreidetafelnAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 3
MülleimerAnz. 12
PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
ReinigungsschwämmeAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
HandtücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Route und Startort, bevor du Termine kommunizierst. Prüfe außerdem früh, welche Routenabschnitte genehmigt werden müssen und wo Verkehrspunkte abgesichert werden.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Erfasse Ernährungswünsche, verschicke Teilnehmerbestätigungen und drucke Teilnehmerliste sowie Startnummern spätestens einige Tage vorher.
Plane Streckenposten mit klaren Abschnitten und Kommunikationsmitteln ein. Weise jeder Person einen Standort, eine Sicherheitsweste, eine Pfeife und bei Bedarf ein Funkgerät oder eine Taschenlampe zu.
Kontrolliere die Strecke ein zweites Mal kurz vor dem Wanderrennen. Wegweiser, Absperrbänder, Pylonen und Verkehrshütchen fehlen sonst oft genau an Abzweigungen oder Gefahrenstellen.
Stelle Material und Verpflegung am Vorabend nach Einsatzort zusammen. Getränke und Kühlware gehören in gekühlte Kisten; Startnummern, Sicherheitsnadeln, Karten und Stifte sollten am Start gesammelt bereitliegen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Wanderrennen anmelden?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Anmeldung bei der Gemeinde und den Routen-Genehmigungen. Je nach Strecke können zusätzliche Verkehrsauflagen dazukommen, deshalb solltest du die Freigaben vor dem Versand der Einladungen klären.
Wie viele Helfer braucht man für ein Wanderrennen?: Plane pro besetztem Streckenpunkt mindestens eine Person und zusätzlich ein kleines Team für Start, Ziel, Anmeldung und Verpflegung ein. Für Erste Hilfe und die Koordination solltest du eigene Verantwortliche benennen, statt diese Aufgaben nebenbei zu vergeben.
Wann sollte man Startnummern und Streckenkarten drucken?: Drucke Startnummern, Teilnehmerliste und Streckenkarten etwa 3 bis 5 Tage vor dem Termin. So kannst du Nachmeldungen noch berücksichtigen und hast am Veranstaltungstag trotzdem ausreichend Zeit für die Ausgabe.
Was muss man am Tag vor dem Wanderrennen prüfen?: Kontrolliere am Vorabend Route, Beschilderung, Absperrungen, Start- und Zielaufstellung sowie die Einsatzpläne der Helfer. Stelle außerdem Medaillen, Preise, Funkgeräte, Stoppuhren, Erste-Hilfe-Material und gekühlte Getränke nach Einsatzort bereit.

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