Zo organiseer je een wandelwedstrijd
Begin met de route, afstanden en startlocatie; die keuzes bepalen vrijwel de rest van je organisatie. Regel daarna de gemeentelijke melding en eventuele routevergunningen, en breng verkeerspunten en benodigde routeposten in kaart. Zodra de basis vaststaat, open je de inschrijving en deel je vrijwilligers in voor route, EHBO, start en finish. In de laatste weken controleer je de route opnieuw, druk je deelnemerslijsten en startnummers af en leg je alle materialen per post klaar.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Route en afstanden bepalen
2 personen
- 2
Startlocatie reserveren
- 3
Evenement melden bij gemeente
- 4
Routevergunningen aanvragen
- 5
Verkeerspunten inventariseren
2 personen
- 6
Vrijwilligers werven
2 personen
- 7
Inschrijfformulier maken
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Deelnemersbevestigingen versturen
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 13
EHBO-bezetting vastleggen
- 14
Route definitief controleren
2 personen
- 15
Start- en finishindeling maken
2 personen
- 16
Startnummers ontwerpen
- 17
Routekaarten voorbereiden
2 personen
- 18
Deelnemerslijst afdrukken
- 19
Startnummers afdrukken
2 personen
- 20
Medaillelabels voorbereiden
2 personen
- 21
Prijzen en medailles bestellen
- 22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 23
Boodschappen doen
3 personen
- 24
Dranken en gekoelde waren opslaan
2 personen
- 25
Materialen verzamelen
3 personen
- 26
Routepakketten per post samenstellen
3 personen
- 27
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
2 personen
- 28
Weersverwachting controleren
Event
- 29
Locatie openen
2 personen
- 30
Terrein op veiligheid controleren
3 personen
- 31
Partytenten opbouwen
4 personen
- 32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 33
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
- 34
Cateringtafel inrichten
3 personen
- 35
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 36
Dranken koud zetten
2 personen
- 37
Routepijlen plaatsen
5 personen
- 38
Controleposten inrichten
4 personen
- 39
Veiligheidsborden plaatsen
3 personen
- 40
EHBO-punt inrichten
2 personen
- 41
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 42
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
- 43
Vrijwilligers instrueren
3 personen
- 44
Startnummers uitdelen
4 personen
- 45
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
- 46
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
- 47
Openingsinstructies geven
- 48
Wandelwedstrijd starten
3 personen
- 49
Controleposten bemannen
8 personen
- 50
Deelnemers registreren bij finish
3 personen
- 51
Finishers medailles uitreiken
3 personen
- 52
Water en fruit uitdelen
4 personen
- 53
Hapjes serveren
3 personen
- 54
Dranken bijvullen
2 personen
- 55
Koffie en thee bijvullen
2 personen
- 56
Afvalbakken legen
2 personen
- 57
Routepijlen tussentijds controleren
3 personen
- 58
Vermiste deelnemers nalopen
2 personen
- 59
Uitslag controleren
2 personen
- 60
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
- 61
Aankomstprogramma afronden
2 personen
- 62
Routeposten afmelden
2 personen
Nazorg
- 63
Routepijlen verwijderen
5 personen
- 64
Verkeersborden verwijderen
3 personen
- 65
Catering opruimen
3 personen
- 66
Servies afwassen
3 personen
- 67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 68
Partytenten afbreken
4 personen
- 69
Afval verzamelen
3 personen
- 70
Locatie schoonmaken
4 personen
- 71
EHBO-materialen controleren
- 72
Deelnemersmateriaal verzamelen
2 personen
- 73
Materialen sorteren
3 personen
- 74
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 75
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
- 76
Route opnieuw nalopen
2 personen
- 77
Gevonden voorwerpen registreren
- 78
Uitslag publiceren
- 79
Deelnemersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
Sportmateriaal
- Routepijlenaantal 120
- Markeerlintenaantal 12
- Routepionnenaantal 30
- Startnummersaantal 200
- Veiligheidsspeldenaantal 400
- Medaillelintenaantal 180
- Medaillesaantal 180
- Prijzenaantal 6
- Stopwatchesaantal 4
- Klembordenaantal 12
- Pennenaantal 30
- Potloodslijpersaantal 4
- Rekenmachinesaantal 2
- Routekaartenaantal 220
- Start- en finishbannersaantal 2
- Afzethekkenaantal 12
- Verkeerspionnenaantal 20
- Veiligheidsvestenaantal 25
- Portofoonsaantal 10
- Fluitjesaantal 12
- Zaklampenaantal 12
- Regenschermenaantal 10
- Krattenaantal 20
- Tassen voor routepostenaantal 12
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Batterijenaantal 40
- Mobiele opladersaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
- Waterkokersaantal 3
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Bordenaantal 220
- Besteksetsaantal 220
- Koffiekopjesaantal 100
- Dienbladenaantal 8
- Waterkannenaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesjesaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Koelboxelementenaantal 20
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 3
- Reddingsdekensaantal 20
- Wegwerphandschoenenaantal 100
- Handdesinfectieaantal 8
- Zakdoekenaantal 20
Verlichting
- Ledlampenaantal 10
- Lichtslangenaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Pijlbordenaantal 20
- Infobordenaantal 8
- Krijtbordenaantal 4
Schoonmaak
- Bezemaantal 3
- Vuilnisbakkenaantal 12
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Schoonmaaksponzenaantal 12
- Afvalgrijpersaantal 4
- Handdoekenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de vergunningen vroeg: controleer direct welke melding of routevergunning nodig is en houd minimaal 6 tot 8 weken ruimte voor behandeling en aanpassingen.
- Maak per routepost een aparte tas met routepijlen, markeerlint, pionnen, routekaarten, klembord, pennen en een portofoon. Zo hoeft een vrijwilliger op de dag zelf niet te zoeken.
- Bevestig vrijwilligers uiterlijk 2 weken vooraf en geef iedere ploeg een starttijd, locatie en telefoon- of portofooncontact. Plan EHBO-bezetting afzonderlijk, zodat die niet afhankelijk is van een algemene vrijwilligerslijst.
- Doe de laatste routecontrole 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd. Controleer wegwerkzaamheden, ontbrekende markeringen, verkeerspunten en de plek van start- en finishbanners.
- Maak de start- en finishindeling op papier en leg startnummers, veiligheidsspelden, medailles, prijzen en deelnemerslijsten per tafel klaar. Bewaar gekoelde dranken pas kort voor gebruik in kratten, zodat ze niet onnodig warm worden.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een wandelwedstrijd organiseren?
- Begin idealiter 3 tot 4 maanden vooraf. Regel de startlocatie, gemeentelijke melding en routevergunningen in de eerste weken; reserveer de laatste 2 weken voor deelnemersbevestigingen, materiaalcontrole en vrijwilligersbriefing.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wandelwedstrijd?
- Dat hangt af van het aantal verkeerspunten en routeposten, maar plan per bemande post minimaal 2 vrijwilligers. Voeg daarnaast een aparte EHBO-bezetting, een start- en finishploeg en minstens 1 coördinator met portofoon toe.
- Wanneer moet je de route van een wandelwedstrijd definitief controleren?
- Controleer de route bij het uitzetten en nogmaals 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd. Kijk dan specifiek naar wegwerkzaamheden, verkeerssituaties, routepijlen en de bereikbaarheid van routeposten.
- Wanneer druk je startnummers en deelnemerslijsten af?
- Druk ze bij voorkeur 3 tot 7 dagen vooraf af, nadat de laatste aanmeldingen en wijzigingen zijn verwerkt. Houd een kleine reserve aan startnummers en neem op de wedstrijddag een actuele deelnemerslijst mee.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.