Organiser une journée réseau autour du golf
Une journée réseau golf se prépare dans un ordre précis : réserver le terrain, fixer le format des parties, puis ouvrir les inscriptions. Le nombre de participants détermine les flights, le matériel, les polos et les quantités du traiteur. Les oublis arrivent souvent juste avant l’accueil : badges non triés, signalétique absente, boissons encore chaudes ou besoins alimentaires non transmis. Ce plan vous guide des premières décisions à l’installation du buffet et du point café.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le terrain de golf
- 2
Fixer le programme et les tours de golf
2 personnes
- 3
Déterminer le nombre de participants
- 4
Rédiger les invitations
2 personnes
- 5
Envoyer les invitations
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Envoyer un rappel aux participants
- 9
Préparer la répartition des flights
2 personnes
- 10
Commander des polos de golf et des badges
- 11
Confirmer le menu du traiteur
- 12
Confirmer les intervenants et accompagnateurs
- 13
Vérifier les prévisions météo
- 14
Imprimer la liste des participants
- 15
Faire les courses
2 personnes
- 16
Contrôler le matériel de golf
2 personnes
- 17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 18
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
- 19
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 20
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
- 21
Installer les tables de buffet et d’apéritif
3 personnes
- 22
Suspendre la décoration
2 personnes
- 23
Installer les panneaux et la signalisation
2 personnes
- 24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 25
Mettre en place le point café
2 personnes
- 26
Préparer les clubs de golf et les balles
2 personnes
- 27
Distribuer les cartes de score
- 28
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
Événement
- 29
Accueillir les participants
3 personnes
- 30
Distribuer les badges
2 personnes
- 31
Servir le café de bienvenue
2 personnes
- 32
Assurer le mot de bienvenue
- 33
Expliquer les règles du golf et la répartition des flights
2 personnes
- 34
Guider les flights vers les trous
4 personnes
- 35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 36
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
- 37
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 38
Récupérer les cartes de score
2 personnes
- 39
Déterminer les gagnants
2 personnes
- 40
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
- 41
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
- 42
Assurer la remise des prix
2 personnes
- 43
Animer la soirée networking
3 personnes
- 44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 45
Accompagner les départs
3 personnes
Suivi
- 46
Rassembler le matériel de golf
3 personnes
- 47
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 48
Éliminer les restes de nourriture et les déchets
3 personnes
- 49
Faire la vaisselle
3 personnes
- 50
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 51
Retirer la décoration
2 personnes
- 52
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 53
Enregistrer les objets trouvés
- 54
Envoyer un message de remerciement
- 55
Partager les photos avec les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables cocktailqté 8
- Tables à mangerqté 6
- Chaisesqté 50
- Accueil
- Tente de réceptionqté 2
Vaisselle
- Assiettesqté 60
- Assiettes à dessertqté 60
- Tasses à caféqté 50
- Verres à eauqté 60
- Verres à vinqté 60
- Couvertsqté 60
- Plateaux de serviceqté 12
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Bacs de maintien au chaudqté 6
- Microphone
- Enceinte portable
Matériel de sport
- Ensembles de clubs de golfqté 8
- Balles de golfqté 80
- Tees de golfqté 200
- Fiches de scoreqté 60
- Crayonsqté 60
Décoration
- Badges nominatifsqté 60
- Chemins de tableqté 8
- Compositions floralesqté 6
- Ballonsqté 80
- Trophéesqté 3
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seaux de nettoyageqté 2
- Balaisqté 2
- Raclettes de solqté 2
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Pinces de serviceqté 8
- Bacs à glaçonsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par le terrain et le programme : confirmez les horaires de départ, le nombre de tours et la capacité maximale avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite une marge pour les changements de dernière minute.
- Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’événement. Demandez en même temps les besoins alimentaires et utilisez la liste finale pour préparer les flights, les badges et la commande du traiteur.
- Préparez les flights dès que les inscriptions sont closes, puis envoyez un rappel avec l’heure d’arrivée, le stationnement, le programme et la tenue prévue. Imprimez aussi une liste papier des participants pour l’accueil.
- Contrôlez le matériel de golf la veille : clubs, balles, tees, fiches de score et crayons. Vérifiez également les éléments souvent oubliés pour la partie réseau, comme le microphone, l’enceinte et les trophées.
- Le jour même, installez d’abord l’accueil et la signalisation, puis les tables du buffet et de l’apéritif. Mettez les boissons au frais et démarrez le point café avant l’arrivée des participants, afin de ne pas mobiliser l’équipe pendant les premiers départs.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une journée réseau golf ?
- Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le terrain, d’envoyer les invitations, de clôturer les inscriptions au moins 10 jours avant l’événement et de confirmer le traiteur.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée golf ?
- Envoyez-les environ 6 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée 10 à 14 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de composer les flights et de commander les polos, badges et quantités nécessaires.
- Comment répartir les participants dans les flights ?
- Préparez la répartition après la clôture des inscriptions, idéalement 7 jours avant l’événement. Regroupez les participants par format de jeu et niveau lorsque c’est pertinent, puis imprimez les flights pour l’accueil et les départs.
- Que faut-il vérifier la veille d’une journée réseau golf ?
- La veille, contrôlez les prévisions météo, le matériel de golf, les boissons, les badges, le menu confirmé et la signalisation. Gardez une liste de vérification d’environ 30 minutes pour repérer les manques avant l’installation.
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